# Kontor MED — ERP für den Medizinproduktehandel > Kontor MED ist das branchenspezifische ERP-System der codegarden software GmbH > für Medizinproduktehandel, Medizintechnik und Sanitätsfachhandel. Schwerpunkte: > Warenwirtschaft, Chargen- und UDI-Rückverfolgbarkeit, MDR-Compliance, > E-Rechnung (X-Rechnung und ZUGFeRD), Sprechstundenbedarf-Abrechnung, > B2B-E-Commerce und Lagerlogistik. > > Ergänzend dazu Kontor Mobile: die Web-Plattform zu Kontor MED. Ausgewählte > Module (CRM-Dashboard, Umsatz & Ertrag Dashboard, SSB digital) laufen im > Browser auf PC, Tablet und Smartphone und lassen sich in die Kontor MED > Desktop-Anwendung einbetten. Kontor Mobile ersetzt die Desktop-Anwendung > nicht, es ergänzt sie; alle Zugriffe laufen über den Kontor API Service. > > Hersteller: codegarden software GmbH, Bergneustadt, Deutschland (gegründet 2001). > Sprache aller Inhalte: Deutsch. Dieses Dokument bündelt den öffentlichen Wissensbestand zu Kontor MED: 15 Modulbeschreibungen, 5 Seiten zu Kontor Mobile, 3 Ratgeberartikel, 149 Handbuchseiten und die häufigen Fragen. Quelle: https://codegarden.de/ --- # Module ## ERP für Medizintechnik und Medizinproduktehandel Quelle: https://codegarden.de/erp-fuer-medizintechnik Haupt-Landing für Kontor MED: ERP speziell für Medizinproduktehandel, Medizintechnik und Sanitätsfachhandel. Kontor MED ist ein Warenwirtschafts- und ERP-System, das speziell auf den Handel mit Medizinprodukten zugeschnitten ist — vom medizinischen Fachhandel über Hersteller bis zu Distributoren. - Datenbank Microsoft SQL Server, Anwendungsbasis Microsoft .NET - Betrieb wahlweise On-Premise oder in einer Private Cloud - Client ab Windows 10, Server ab Windows Server 2019 - Zugriff per LAN, Terminal Server oder VPN - Support direkt vom Hersteller codegarden, ohne Zwischenhändler ### Für wen ist Kontor MED gemacht? Für Unternehmen der Medizinproduktbranche: den medizinischen Fachhandel, Hersteller von Medizinprodukten und Distributoren. Der Zuschnitt zeigt sich vor allem dort, wo die Branche eigene Anforderungen hat — bei Chargen- und UDI-Rückverfolgbarkeit, bei der Sprechstundenbedarfs-Abrechnung und bei der Dokumentation von Änderungen. ### Auf welcher Technik läuft Kontor MED? Auf Microsoft SQL Server als Datenbank und Microsoft .NET als Anwendungsbasis. Arbeitsstationen laufen unter Windows 10, Windows 11 oder höher, der Server ab Windows Server 2019. Über einen Terminal Server ist der Zugriff auch von anderen Betriebssystemen wie macOS möglich. ### Läuft Kontor MED auf eigenen Servern oder in der Cloud? Beides ist möglich. Der Regelfall ist die On-Premise-Installation auf einem eigenen Server des Unternehmens. Alternativ lässt sich Kontor MED in einer Private Cloud auf einem beim Provider gehosteten Server betreiben. Für Home Office und weitere Standorte ist der Zugriff per VPN vorgesehen. ### Wie aufwendig ist die Datenmigration aus dem Altsystem? Technisch läuft die Migration in der Regel auf Knopfdruck, also ohne grossen Zeitaufwand — der Zeitpunkt für den Umstieg ist dadurch flexibel. Der Aufwand liegt in der Vorbereitung: Alle Bereiche, aus denen Daten übernommen werden, sollten vorab aufgelistet und das Migrationsergebnis genau geprüft werden. ### Wie läuft eine Einführung typischerweise ab? In drei Schritten. Zuerst wird die Datenmigration analysiert und im Vorfeld getestet. Anschliessend folgt ein umfangreicher Testlauf, der den Live-Gang simuliert und so lange wiederholt wird, bis keine Datenlücken und Prozessprobleme mehr bestehen. Danach ist ein Parallelbetrieb zum Altsystem möglich, bei dem sich die Ergebnisse beider Systeme vergleichen lassen. ### Wer leistet den Support? Der Support kommt direkt vom Hersteller codegarden, ohne Händler oder Systempartner als Zwischeninstanz. Kunden mit Supportvertrag können jederzeit einen Supportmitarbeiter kontaktieren, der sich mit dem Kundensystem verbindet und Probleme in kurzer Zeit analysiert. Derselbe Remote-Zugang dient dem Customizing im laufenden Betrieb. ## Chargenverwaltung, UDI und MDR-Rückverfolgbarkeit Quelle: https://codegarden.de/chargenverwaltung Chargen- und Lot-Verwaltung mit GS1-DataMatrix, UDI-Kennzeichnung und lückenloser Rückverfolgbarkeit nach MDR. Die Chargenverwaltung in Kontor MED führt je Charge Chargennummer, Verfallsdatum und bei Bedarf Produktionsdatum und macht damit jede Warenbewegung rückverfolgbar. - Der Chargentyp im Artikelstamm steuert, welche Felder Pflicht sind - Typ CH01 verlangt Chargennummer und Verfallsdatum bei Ein- und Ausgang - Chargen lassen sich sperren und wieder freigeben - Labels inklusive UDI entstehen über den Kontor.MED Label Designer - Erfassung per Scanner über Kontor MX, 1D- und 2D-Barcodes ### Wie stellt Kontor MED die von der MDR geforderte Rückverfolgbarkeit sicher? Die MDR verlangt lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen- und Änderungsinformationen. In Kontor MED tragen zwei Module diese Nachweispflicht: die Chargenverwaltung protokolliert je Charge Chargennummer, Verfallsdatum und über das Register Warenbewegung den Zeitpunkt jedes Ein- und Ausgangs, die Änderungsverfolgung dokumentiert, wer welche Daten geändert hat. ### Welche Angaben müssen bei einer chargenpflichtigen Ware erfasst werden? Das steuert der Chargentyp im Artikelstamm. Beim gebräuchlichsten Typ CH01 sind Chargennummer und Verfallsdatum sowohl im Wareneingang als auch im Warenausgang zwingend zu erfassen, alle weiteren Felder bleiben optional. Für Seriennummernartikel wird stattdessen die Seriennummer verlangt, für andere Artikel das Produktionsdatum. ### Wie werden Artikel als chargenpflichtig gekennzeichnet? Über das Feld Chargentyp im Artikelstamm. Artikel ohne zugeordneten Chargentyp gelten als nicht chargenpflichtig. Wird der Chargentyp nachträglich von einem Artikel entfernt, bucht Kontor MED alle Chargenlagerbestände auf einen allgemeinen Lagerbestand um — die chargenbezogene Rückverfolgbarkeit der bestehenden Bestände geht dabei verloren. ### Lassen sich Chargen sperren, etwa bei einem Rückruf? Ja. Im Chargenmodul lässt sich jede Charge über die Schaltfläche Charge sperren aus dem Verkehr nehmen und später über Sperrung aufheben wieder freigeben. Das Modul ist über die Artikelverwaltung im Register Lager erreichbar oder direkt über das Startmenü im Register Lager. ### Kann Kontor MED UDI-Kennzeichnungen auf Labels ausgeben? Ja. Das Chargenmodul druckt Labels, die über den Kontor.MED Label Designer entworfen werden; UDIs lassen sich dabei als Barcode ausgeben. Auf der Erfassungsseite unterstützt Kontor MX Laser- und Bluetooth-Barcodescanner für 1D- und 2D-Barcodes, darunter der bei UDIs übliche Data-Matrix-Code. ### Wie werden Chargen im Lageralltag erfasst? Über Kontor MX, die Lager-Web-App. Der Scanner wird als Tastatureingabegerät im HID-Modus betrieben, Kontor MX interpretiert die gescannten Zeichen als Tastatureingabe. So werden Chargen beim Wareneingang, beim Verräumen und bei der Kommissionierung per Scan erfasst statt manuell getippt. ## Lagerverwaltung und chaotische Lagerhaltung Quelle: https://codegarden.de/lagerhaltung Lagerverwaltung mit Kontor LVS, chaotischer Lagerhaltung, Kommissionierung und mobiler Inventur per Scanner. Die Lagerhaltung in Kontor MED verwaltet Bestände, Lagerplätze und Kommissionierung und unterstützt sowohl feste als auch chaotische Lagerhaltung. - Beliebig viele Lagerplätze je Artikel, nach Gängen, Ebenen und Fächern - Der Lagerleitstand bündelt alle Kommissionierungs- und Versandvorgänge - Picklisten fassen einen oder mehrere Aufträge zusammen - Stichtagsinventur und permanente Inventur werden beide unterstützt - Mobile Erfassung über Kontor MX per Scan ### Wie viele Lagerplätze kann Kontor MED je Artikel führen? Beliebig viele. Die Lagerplätze werden über den Lagerleitstand verwaltet und nach Gängen, Ebenen und Fächern organisiert. Damit lässt sich auch chaotische Lagerhaltung abbilden, bei der ein Artikel gleichzeitig auf mehreren Plätzen liegt. ### Was leistet der Lagerleitstand? Der Lagerleitstand im Register Lager ist die zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge und Versandaufträge. Er zeigt laufende Vorgänge mit ihrem Status und erlaubt Eingriffe: Lieferscheine nachdrucken, Vorgänge stornieren oder pausieren und einzelne Vorgänge bestimmten Terminals zuordnen. ### Was ist eine Pickliste in Kontor MED? Eine Pickliste fasst einen oder mehrere Aufträge zusammen, die gemeinsam kommissioniert werden. Der Lagerleitstand gibt Einblick in die verschiedenen Picklisten. Die eigentliche Kommissionierung erledigt der Mitarbeiter mobil über Kontor MX, indem er die Positionen der Pickliste per Scan abarbeitet. ### Unterstützt Kontor MED die permanente Inventur? Ja, neben der jährlichen Stichtagsinventur. Bei der permanenten Inventur muss jeder Artikel mindestens einmal pro Jahr kontrolliert werden. Das geschieht entweder beiläufig über die Bestandsprüfung beim Verräumen im Wareneingang oder über eine außerplanmäßige Kontrolle für Artikel, die länger als ein Jahr nicht gebucht wurden. ### Wie finde ich die Artikel, die zur Inventur anstehen? Kontor MX liefert dafür eine Vorschlagsliste. Über das Menü Tools und den Punkt Inventurvorschläge erscheinen alle Artikel, deren Lagerbestand kontrolliert werden muss. Ein Doppelklick auf die Zeile startet die Artikelinventur für den betreffenden Artikel. ### Wie läuft die Zählung bei chargenpflichtigen Artikeln ab? Für den Artikel werden alle Chargen auf dem Lagerplatz mit ihrer Buchungsmenge erfasst und bestätigt. Weicht die gezählte von der gebuchten Menge ab, zeigt Kontor MX die Differenz an. Der Artikel kann daraufhin erneut gezählt und die Differenz bei Bedarf korrigiert werden. ## Logistik, Versand und Kommissionierung Quelle: https://codegarden.de/logistik Versandabwicklung, Kommissionierung und Anbindung der Versanddienstleister DHL, DPD und UPS direkt aus dem ERP. Die Logistik in Kontor MED deckt die Versandabwicklung ab: Ladelisten für eigene Touren und Paketdienste sowie Versandlabels für die einzelne Sendung. - Einstieg über den Scan des QR-Codes auf dem Lieferschein - Gewicht je Paket, optional Ladehöhe und weitere Details - Versanddienstleister je Sendung wechselbar - Gefahrgutartikel werden paketgenau zugeordnet, bevor Labels entstehen - Mehrere Lieferscheine lassen sich zu einer Sendung bündeln ### Wie startet die Versandabwicklung in Kontor MED? Der Mitarbeiter scannt den QR-Code auf dem Lieferschein, der bei der Kommissionierung zusammen mit den Produkten erstellt wurde und die Lieferscheinnummer trägt. Daraufhin öffnet sich der Versanddialog und zeigt die Nummer des Versandauftrags sowie die Lieferadresse des Kunden. ### Lässt sich der Versanddienstleister kurzfristig wechseln? Ja. Im Versanddialog ändert der Hyperlink Versanddienst den Dienstleister für die aktuelle Sendung — etwa von einer DHL-Sendung auf eigene Auslieferung oder umgekehrt. Über das Feld Logistikinfo lässt sich zusätzlich ein Hinweis für den Fahrer hinterlegen, wenn besondere Umstände zu beachten sind. ### Wie behandelt Kontor MED Gefahrgut im Versand? Gefahrgutartikel müssen gesondert gekennzeichnet und den Paketen zugeordnet werden, das ist gesetzliche Vorschrift. Nach Erfassung der Pakete öffnet Kontor MED dafür ein Zuordnungsmodul, in dem festgelegt wird, welche Artikel in welcher Menge in welchem Paket liegen. Erst wenn alle Gefahrgutartikel zugeordnet sind, lassen sich die Paketlabels erzeugen. ### Können mehrere Lieferscheine gemeinsam versendet werden? Ja. Im Versanddialog lassen sich weitere Lieferscheine zur aktuellen Sendung hinzufügen, die dann gemeinsam verschickt werden. Für jedes Paket der Sendung wird das Gewicht erfasst, bei Bedarf auch Ladehöhe und weitere Details. ### Wie wird ein Versandauftrag storniert? Solange die Sendung im Versanddialog offen ist, lässt sich der Versandauftrag dort stornieren. Wurden bereits Paketlabels erzeugt, kann je nach Versanddienstleister zusätzlich eine Stornierung über dessen Portal erforderlich sein. ### Woher kommen die Ladelisten für Touren und Paketdienste? Die Versandabwicklung deckt zwei Bereiche ab: Ladelisten für eigene Touren und für beteiligte Paketdienste sowie Versandlabels für die einzelne Sendung. Sobald die Paketlabels erstellt sind, ist die Sendung für den Transport registriert und erscheint beim Ausdruck der Ladelisten. ## Einkauf, Bedarfsplanung und Lieferantenmanagement Quelle: https://codegarden.de/einkauf Bedarfsplanung, automatische Bestellvorschläge, Lieferantenmanagement und Eingangsrechnungsprüfung. Der Einkauf in Kontor MED ermittelt über die Bestellplanung automatisch den Beschaffungsbedarf und begleitet die Bestellung bis zur geprüften Eingangsrechnung. - Bedarf aus Lagerbestand, Reservierungen, offenen Bestellungen und Mindestbeständen - Optional kalkulatorischer Bedarf auf Basis des mittleren Verbrauchs - Planung für alle oder gezielt einzelne Lieferanten - Modus wahlweise Standardlieferant oder günstigster Einkaufspreis - Rückstandsmodul überwacht Liefertermine und versendet Bestellmahnungen ### Woraus ermittelt Kontor MED den Bestellbedarf? Die Bestellplanung zieht mehrere Grössen zusammen: den momentanen Lagerbestand, Reservierungen durch Kunden, bereits getätigte Bestellungen bei Lieferanten und die hinterlegten Mindestbestände der Artikel. Ist der kalkulatorische Bestellbedarf aktiviert, fliesst zusätzlich der voraussichtliche Verbrauch der nächsten Tage ein. ### Kann für alle Lieferanten gleichzeitig geplant werden? Ja. Bleibt das Feld Lieferantennummer leer, plant Kontor MED für alle Lieferanten gleichzeitig; alternativ lässt sich gezielt einer oder mehrere auswählen. Die Vorschläge erscheinen anschliessend lieferantenweise, inklusive Einkaufseinheiten, Versandkosten und Mindestbestellwerten. ### Wird beim günstigsten Lieferanten bestellt? Das entscheidet der Modus der Bestellplanung. Im Modus Standard bestellt Kontor MED beim Standardlieferanten des Artikels. Alternativ sucht das System den Lieferanten mit dem günstigsten Einkaufspreis. Je Artikel lassen sich neben dem Standardlieferanten beliebig viele weitere Lieferanten hinterlegen. ### Wie werden überfällige Lieferungen überwacht? Über das Rückstandsmodul für offene Bestellungen. Es zeigt die offenen Bestellpositionen, sortierbar nach Lieferant oder Liefertermin, und überwacht die Einhaltung der Liefertermine. Lieferengpässe lassen sich direkt in der Bestellposition vermerken, sodass auch der Verkauf die Kunden frühzeitig informieren kann. ### Lassen sich Bestellmahnungen gesammelt versenden? Ja. Im Rückstandsmodul werden die betreffenden Lieferanten und Bestellpositionen gefiltert, per Mehrfachauswahl markiert und über die Schaltfläche Bestellmahnungen versenden gesammelt per E-Mail an alle ausgewählten Lieferanten geschickt. ### Wie wird die Eingangsrechnung gegen die Lieferung geprüft? Über die Positionenzuordnung. Der Dialog zeigt alle Positionen des Lieferanten, denen noch keine Eingangsrechnung zugeordnet ist. Nach der Auswahl passt Kontor MED den Nettobetrag an, falls er abweicht. In der anschliessenden Preisprüfung lassen sich die ermittelten Preise mit denen des Lieferanten vergleichen; daraus errechnet das System automatisch den durchschnittlichen Einkaufspreis. ## Preisgestaltung und Konditionsverwaltung Quelle: https://codegarden.de/preisgestaltung Preisplanung, Kundenkonditionen, Staffelpreise und automatisierte Preisanpassungen für den Medizinproduktehandel. Die Preisgestaltung in Kontor MED plant Preisänderungen im Voraus ein und aktiviert Einkaufs- und Verkaufspreise gemeinsam zum festgelegten Zeitpunkt. - Artikel manuell oder per Excel-Import im vorgegebenen Standardformat - Anzeige von altem Einkaufspreis, altem Verkaufspreis und neuer Marge - Aktivierung automatisch zum Stichtag oder manuell - Preisänderungen werden je Lieferant mit Begründung dokumentiert ### Wie werden Preisänderungen eines Lieferanten eingespielt? Über das Modul Preisplanung. Dort wird eine neue Preisplanung angelegt, der betroffene Lieferant ausgewählt und eine Info zum Grund der Preisänderung hinterlegt. Die betroffenen Artikel lassen sich manuell hinzufügen oder — der gebräuchlichere Weg — aus einer Excel-Datei importieren. Kontor MED gibt dafür ein Standardformat vor. ### Sehe ich vor der Aktivierung, was eine Preiserhöhung mit der Marge macht? Ja. Nach dem Import zeigt Kontor MED je Artikel den alten Einkaufspreis, den alten Verkaufspreis und die sich ergebende neue Marge. Auf dieser Grundlage lassen sich die Verkaufspreise in der Preisplanung anpassen, bevor die Änderung wirksam wird. ### Wann wird eine geplante Preisänderung wirksam? Wahlweise automatisch an einem festgelegten Tag oder manuell über die Schaltfläche Preis aktivieren in der Toolbar. Bei der Aktivierung passt Kontor MED Einkaufs- und Verkaufspreise gemeinsam an, sodass keine Seite vergessen wird. ### Lassen sich Preisänderungen im Voraus terminieren? Ja, genau dafür ist die Preisplanung gedacht: Preisänderungen werden flexibel eingeplant und erst zum festgelegten Zeitpunkt aktiviert. So lässt sich bei angekündigten Lieferantenerhöhungen rechtzeitig nachziehen und eine ausreichende Marge sicherstellen. ## B2B-Shop und E-Commerce für Medizinprodukte Quelle: https://codegarden.de/ecommerce B2B-Shop für Medizinprodukte, nahtlos in Kontor MED integriert — mit Kundenpreisen, Produktvarianten und Merkmalsets. Der B2B-Shop von Kontor MED ist ein Webshop-Bestellsystem, das jedem Kunden ausschliesslich sein eigenes Sortiment zu seinen ausgehandelten Konditionen zeigt. - Personalisierter Zugang mit kundenindividuellen Preisen und Bestellmengen - Bestellübersicht mit aktuellem Status und Tracking des Versanddienstleisters - Zugriff auf hinterlegte Belege wie Rechnungen und Lieferscheine - Produkttexte und Produktdatenblätter aus derselben Datenbasis - Technische Merkmale über Merkmalsets je Produktgruppe ### Sieht jeder Kunde im B2B-Shop dieselben Artikel und Preise? Nein. Kunden erhalten einen personalisierten Zugang, der ausschliesslich ihr Produktsortiment mit den speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen enthält. Hinterlegt werden diese über die B2B-Artikel und die Kundenartikeldetails; Kontor MED spielt sie automatisch in den Shop aus. Auch kundenspezifische Bestellmengen lassen sich vorgeben. ### Können Kunden im Shop den Status ihrer Bestellungen verfolgen? Ja. Die Bestellübersicht zeigt den aktuellen Status der Bestellungen und enthält die Tracking-Daten des Versanddienstleisters, sodass Web-Tracking direkt aus dem Shop möglich ist. Zusätzlich erhalten Kunden Zugriff auf abgespeicherte Belege wie Rechnungen und Lieferscheine. ### Welchen Nutzen hat der Shop für eine Arztpraxis? Die Praxis behält den Überblick über bevorstehende Lieferungen und offene Rückstände und kann direkt auf hinterlegte Belege zugreifen. Rückfragen per Telefon entfallen weitgehend, was den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten spürbar reduziert. ### Wie kommen technische Produktdaten in den Shop? Über Merkmalsets. Ein Merkmalset bündelt eine Gruppe von Attributen — für Spritzen etwa Füllmenge, Material und Einsatzzweck. Dem Produkt wird nur das Set zugeordnet, damit steht automatisch fest, welche Attribute infrage kommen. Dieselben Daten lassen sich für Produktdatenblätter weiterverwenden. ### Wer pflegt die Produktinhalte für den Shop? Die Pflege erfolgt in Kontor MED, nicht separat im Shop. Der Shop lässt sich kundenindividuell mit Produkttexten und Produktdatenblättern ausstatten, die aus derselben Datenbasis stammen wie Warenwirtschaft und Fakturierung. ## Shopsysteme an die Warenwirtschaft anbinden Quelle: https://codegarden.de/shopsysteme Anbindung von Webshops wie Gambio, Shopware und Shopify an die Kontor MED Warenwirtschaft. Kontor MED bindet gängige Shopsysteme über integrierte, automatische Schnittstellen an — insbesondere Shopware und Shopify. - An Shopware Produktdaten, Bestände, Preise, Bilder, Beschreibungen und Dokumente - Zusätzlich Bestellstatus und Trackingdaten für Sendungen - Aufträge laufen vollautomatisch über das Synchronisationscenter zurück - Erweiterte Produkteigenschaften über die Merkmalsverwaltung - Für Shopify Produktdaten, Bestände, Preise und Produkteigenschaften ### Welche Shopsysteme lassen sich an Kontor MED anbinden? Kontor MED bietet integrierte, automatische Schnittstellen zu gängigen E-Commerce-Plattformen, insbesondere Shopware und Shopify. Für Shopify, das international sehr verbreitet ist, steht ebenfalls eine automatische Schnittstelle bereit. ### Welche Daten gehen aus der Warenwirtschaft in den Shop? An Shopware übermittelt Kontor MED unter anderem Produktdaten, Lagerbestände, Preise samt kundenspezifischer Sonderpreise, Produktbilder, sämtliche Artikelbeschreibungen, Dokumente, den Bestellstatus und Trackingdaten für Sendungen. An Shopify lassen sich Produktdaten, Lagerbestände, Preise und Produkteigenschaften anbinden. ### Wie kommen Bestellungen aus dem Shop zurück ins ERP? Vollautomatisch. Die Auftragsdaten werden über das Synchronisationscenter automatisch eingelesen und stehen damit stets aktuell in Kontor MED zur Verfügung. Eine manuelle Übertragung oder Nacherfassung entfällt. ### Lassen sich erweiterte Produkteigenschaften an den Shop übergeben? Ja. Über die Merkmalsverwaltung lassen sich erweiterte Produkteigenschaften wie technische Daten an Shopware weitergeben und dort darstellen. Grundlage sind Merkmalsets, die je Produktgruppe definiert werden und im Artikelstamm zugeordnet sind. ## Fakturierung und Rechnungserstellung Quelle: https://codegarden.de/fakturierung Rechnungserstellung, Belegarchiv, Zahlungseingänge, Mahnwesen und DATEV-Export für die Buchhaltung. Die Fakturierung in Kontor MED erstellt Rechnungen per Stapelverarbeitung aus den fälligen Lieferungen und versendet sie im Stapeldruck. - Einzel- oder Sammelrechnungen je nach Kundeneinstellung - Abrechnungsintervall über Abrechnungskennzeichen im Kundenstamm - Sachkosten werden in der Regel separat berechnet - Belegarchiv für Belegkopien, Wiederholungsdruck und Stornorechnungen - Weitergabe an die Finanzbuchhaltung über die DATEV-Schnittstelle ### Lassen sich viele Rechnungen in einem Durchlauf erzeugen? Ja, dafür ist die Stapelverarbeitung gedacht. Das Modul Fakturierung starten fasst alle zur Fakturierung fälligen Lieferungen zusammen und übergibt sie ans Rechnungsmodul — wahlweise als Einzel- oder Sammelrechnungen. Von dort erfolgt der Versand per Stapeldruck. ### Wie wird gesteuert, wann ein Kunde abgerechnet wird? Über die Abrechnungskennzeichen im Kundenstamm, etwa wöchentlich, monatlich oder quartalsweise. Im Fakturierungsmodul lassen sich die Kunden danach filtern, per Mehrfachauswahl markieren und gesammelt ans Rechnungsmodul übergeben. ### Werden Sachkosten auf der Sammelrechnung mitgeführt? In der Regel nicht. Sachkosten werden separat berechnet und erscheinen nicht automatisch auf einer Sammelrechnung. Privater Sprechstundenbedarf, den der Kunde selbst zahlt, wird ebenfalls gesondert in einer Einzelrechnung gruppiert. ### Was ist der Unterschied zwischen Belegkopie und Wiederholungsdruck? Eine Belegkopie gibt das Original wieder — entweder als ursprüngliche PDF oder als Duplikat mit entsprechendem Hinweis im Titelbereich. Der Wiederholungsdruck erzeugt das Dokument dagegen neu, mit aktuellem Layout und aktuellen Stammdaten. Beides startet im Belegarchiv. ### Wo werden Stornorechnungen erstellt? Ebenfalls im Belegarchiv, erreichbar über Buchhaltung und Belegarchiv im Startmenü. Das Belegarchiv zeigt alle erstellten Rechnungen und erlaubt deren Filterung; es ist Ausgangspunkt für Belegkopien, Wiederholungsdrucke und Stornorechnungen. ## E-Rechnung: X-Rechnung und ZUGFeRD Quelle: https://codegarden.de/e-rechnung Elektronische Rechnungen nach X-Rechnung und ZUGFeRD, revisionssicher erzeugt und versendet mit Kontor-XRG. Kontor MED erzeugt beim Rechnungsversand automatisch E-Rechnungen in den Standards ZUGFeRD und X-Rechnung. - ZUGFeRD bettet die Rechnungsdaten in die lesbare PDF ein - X-Rechnung liegt als reine XML-Datei zur automatischen Verarbeitung vor - Das Format wird in der Formularverwaltung festgelegt - Der Zahlungscode aus den Zahlungsarten fliesst in die E-Rechnung ein - Kontor-XRG ergänzt Validierung und automatisierten Versand ### Was unterscheidet ZUGFeRD von der X-Rechnung? Bei ZUGFeRD wird die E-Rechnung direkt in die PDF-Datei eingebettet: Der Empfänger kann das PDF normal lesen und zugleich automatisiert verarbeiten. Bei der X-Rechnung liegt die Rechnung als reine XML-Datei vor — nicht direkt lesbar, aber ebenfalls automatisch verarbeitbar. ### Wo wird festgelegt, welches E-Rechnungsformat erzeugt wird? In der Formularverwaltung. Dort werden die Formulare angepasst und bestimmt, welches Format Kontor MED beim Erzeugen der Rechnung verwendet. Relevant sind zusätzlich die Zahlungsarten: Der dort hinterlegte Zahlungscode fließt in die E-Rechnung ein. ### Wie gelangt die E-Rechnung zum Kunden? Bei der Fakturierung und dem anschließenden E-Mail-Versand fügt Kontor MED die erzeugten Dateien in den Anhang der E-Mail ein. Betroffen sind Rechnungen und Gutschriften, die per E-Mail an den Kunden gehen. Dieselben Dateien lassen sich zusätzlich beim DATEV-Export nutzen. ### Was leistet Kontor-XRG zusätzlich? Kontor-XRG ist eine Erweiterung für E-Rechnungen. Sie deckt Erstellung, Validierung und automatisierten Versand ab und geht damit über die im Standard erzeugten Dateien hinaus. Die Validierung prüft vor dem Versand, ob die erzeugte Datei dem Standard entspricht. ### Müssen Rechnungen einzeln erzeugt werden? Nein. Die Fakturierung in Kontor MED kennt neben der Direktfakturierung beim Lieferschein auch die Stapelverarbeitung, mit der sich viele Rechnungen in einem Durchlauf erzeugen lassen. Die E-Rechnungsdateien entstehen dabei automatisch im eingestellten Format. ## Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung Quelle: https://codegarden.de/dms DMS-Anbindung, revisionssichere Archivierung und Dokumentenverwaltung direkt am Beleg und am Kundendatensatz. Das Dokumentenmanagement in Kontor MED erfasst Ausgangsbelege, Eingangsrechnungen und weitere Dokumente und legt sie am jeweiligen Vorgang ab. - Eingebautes DMS für interne Zwecke im Standard enthalten - Integrierte Schnittstelle zum revisionsfähigen ECO-DMS - Umschaltung über die Systemkonfiguration - Weitere DMS-Systeme über Customizing anbindbar - Erfassung elektronisch oder per Scanner in Papierform ### Bringt Kontor MED ein eigenes DMS mit? Ja, standardmässig ist ein eigenes DMS enthalten. Es ist im Funktionsumfang für interne Zwecke ausgelegt. Wo revisionsfähige Archivierung gefordert ist, empfiehlt sich stattdessen die integrierte Schnittstelle zu ECO-DMS, das genau darauf ausgelegt ist. ### Wie wird ECO-DMS angebunden? Über die Systemkonfiguration lässt sich einstellen, dass Kontor MED statt des eigenen DMS ECO-DMS verwendet. Danach wandern alle Dokumente, die im DMS registriert werden — sei es über die Ausgabe von Belegen oder über das Einscannen — automatisch in das angeschlossene ECO-DMS-System. ### Lassen sich andere DMS-Systeme anbinden? Ja, andere DMS-Systeme lassen sich über Customizing anbinden. Die Verwendung des DMS insgesamt wird in den Systemeinstellungen konfiguriert. ### Welche Dokumente verwaltet das DMS? Verwaltet werden die von Kontor MED erzeugten PDF-Dateien der Ausgangsbelege, Eingangsrechnungen sowie weitere Dokumentarten. Die Erfassung erfolgt elektronisch, etwa als E-Mail, oder in Papierform durch Scannen. ### Wie kommen Papierbelege ins Archiv? Über einen Dokumentenscanner. Geeignet sind Flachbett-Scanner und Scanner mit Mehrfach-Einzug. Der Scanner lässt sich so einstellen, dass eine oder mehrere Seiten automatisch gescannt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden — etwa einem Kundenauftrag oder einer Auftragsbestätigung. ## Auswertungen, Reports und KI-gestützte Analysen Quelle: https://codegarden.de/auswertungen Reporting, Dashboards, Pivot-Charts und KI-gestützte Analysen auf den Echtdaten der Warenwirtschaft. Die Auswertungen in Kontor MED reichen vom druckbaren Listenreport bis zur KI-gestützten Analyse auf den Echtdaten der Warenwirtschaft. - Fünf Reporttypen: Listen, Dashboards, Schnellreports, PivotCharts und Labels - Schnellreports als Excel-Tabelle sind der gebräuchlichste Typ - Pivot-Analyse per Drag-and-drop auf vordefinierten Datenpools - KI-gestützte Analyse per natürlicher Sprache - Zugriffsrechte je Report über die Report-Verwaltung ### Welche Arten von Auswertungen kennt Kontor MED? Fünf Typen: Listen als klassische druckbare Berichte, Dashboards, die mehrere Auswertungsbereiche in einem Bildschirm zusammenfassen, Schnellreports als Excel-Tabelle, Pivot-Tabellen mit zugehörigem Diagramm sowie Labels inklusive Barcodes. Der gebräuchlichste Typ im Alltag ist der Schnellreport. ### Brauche ich SQL-Kenntnisse für eine eigene Auswertung? Für die Pivot-Analyse nicht. Basis ist ein Datenpool — eine vom Systemadministrator vordefinierte Datensammlung wie Verkaufs- oder Lagerdaten, die alle relevanten Felder eines Bereichs enthält. Die technische Komplexität der Datenbank bleibt dem Anwender damit verborgen; Felder werden per Drag & Drop in Zeilen, Spalten, Werte und Filter gezogen. ### Lassen sich Auswertungen per natürlicher Sprache erzeugen? Ja. Neben der manuellen Pivot-Analyse per Drag & Drop bietet Kontor MED eine KI-gestützte Analyse, bei der die Fragestellung in natürlicher Sprache formuliert wird. Gespeicherte Analysen lassen sich jederzeit mit aktuellen Daten wiederverwenden. ### Wie komme ich vom Modul direkt zur passenden Auswertung? Über das Report-Icon in der Toolbar des Moduls. Dort erscheinen die mit dem Modul verbundenen Schnellreports. Der Vorteil: Die Datensatzauswahl bezieht sich unmittelbar auf die im Modul markierten Datensätze, ein zusätzlicher Arbeitsschritt entfällt. ### Wer legt fest, welche Auswertungen ein Mitarbeiter sieht? Der Administrator über die Report-Verwaltung im Administrationsbereich. Dort erscheinen nach Rubriken alle vorhandenen Reports, Diagramme und Formulare. Je Formular beziehungsweise Auswertung lassen sich die Zugriffsrechte für Benutzer setzen und Reports für die Report-Galerie freischalten. ### Wie entsteht ein Diagramm aus einer Pivot-Tabelle? Das Diagramm baut sich rechts neben der Pivot-Tabelle auf. Markiert der Anwender Spalten oder Zeilenbereiche in der Tabelle, ändert sich das Diagramm unmittelbar mit — die Wirkung der Datenauswahl ist damit direkt sichtbar, ohne dass ein separater Aufbereitungsschritt nötig wäre. ## Customizing: No-Code, Low-Code und Pro-Code Quelle: https://codegarden.de/customizing Individuelle Anpassung des ERP-Systems an Ihre Geschäftsprozesse — vom Layout-Designer bis zur eigenen Erweiterung. Das Customizing in Kontor MED erfolgt auf drei Ebenen mit steigendem Kenntnisanspruch — vom visuellen Layout bis zur eigenen Programmierung. - Ebene 1 Layout-Designer, rein visuell und ohne Programmierung - Ebene 2 Druckformulare, Reports und Statistiken - Ebene 3 Programmierung in C# oder VB.NET auf Basis von Microsoft .NET - Anpassungen liegen ausserhalb des Programmreleases und bleiben releasefähig - Einstellungen je Benutzer oder für ganze Abteilungen über Benutzerprofile ### Auf welchen Ebenen lässt sich Kontor MED anpassen? Auf drei Ebenen mit steigendem Kenntnisanspruch. Der Layout-Designer bestimmt rein visuell, welche Felder ein Benutzer sieht — ohne jede Programmierung. Die zweite Ebene umfasst Druckformulare, Reports und Statistiken. Die dritte ist echte Programmierung der Module in C# oder VB.NET. ### Gehen individuelle Anpassungen bei einem Update verloren? Nein. Programmanpassungen erfolgen in den einzelnen Modulen und sind nicht Teil des Programmreleases. Dadurch lassen sich Anpassungen bei einem einzelnen Anwender realisieren, ohne Änderungen am Hauptrelease oder am Programmkern — und sie bleiben nach einem Softwarewechsel releasefähig. ### Kann ein Anwender die Oberfläche selbst anpassen? Ja, auf der ersten Ebene. Der Benutzer kann Feldgruppen verschieben oder ausblenden, Listenspalten gruppieren und sortieren sowie Daten filtern — im laufenden Betrieb und gespeichert im eigenen Profil. Andere Benutzer sind davon zunächst nicht betroffen. ### Lassen sich Bildschirmeinstellungen für eine ganze Abteilung vorgeben? Ja, über das Konzept der Benutzerprofile. Damit lassen sich Bildschirmeinstellungen nicht nur individuell, sondern auch für Gruppen verwenden, etwa für alle Benutzer einer Abteilung. ### Wer nimmt tiefergehende Anpassungen vor? In der Regel der Softwarehersteller. Er setzt den Programmdesigner ein und schaltet ihn per Fernwartung frei, um Anpassungen online vorzunehmen — auch im laufenden Betrieb. Für den Eigeneinsatz sind gute System- und gegebenenfalls Programmierkenntnisse nötig. ### Lassen sich komplett neue Module ergänzen? Ja. Der Programmdesigner erlaubt neben tiefgreifenden Änderungen an allen enthaltenen Modulen auch die Erstellung komplett neuer Module, die den Funktionsumfang erweitern. Technische Grundlage ist Microsoft .NET; programmiert wird je Modul in C# oder VB.NET. ## Sprechstundenbedarf (SSB) abrechnen Quelle: https://codegarden.de/sprechstundenbedarf Abrechnung von Sprechstundenbedarf für Arztpraxen — von der Verordnung bis zur Abrechnung mit der Krankenkasse. Die SSB-Abwicklung in Kontor MED bildet aus Sicht des Lieferanten den Weg von der Anforderung über die Lieferung bis zur Abrechnung mit der Krankenkasse ab. - Drei Stufen: Anforderung, Verteilung und Fakturierung - Einstieg über das Register Fakturierung SSB im Startmenü - Rezeptscan als Nachweis gegenüber der Abrechnungsstelle - Abrechnungswege Kasse, privater Sprechstundenbedarf und Sachkosten - Feste Verknüpfungen schlagen Sachkosten je Kunden-Artikel-Kombination vor ### Was zählt als Sprechstundenbedarf? Sprechstundenbedarf sind Produkte, die in der Arztpraxis verwendet und für mehrere Patienten eingesetzt werden — etwa Verbandstoffe oder bestimmte Notfallmedikamente. Welche Produkte konkret dazugehören, regelt die Sprechstundenbedarfsverordnung des jeweiligen kassenärztlichen Verbands. ### Wie läuft die SSB-Abrechnung in Kontor MED ab? In drei Stufen, erreichbar über das Register Fakturierung SSB im Startmenü: In der Anforderung werden die zu fakturierenden Aufträge ausgewählt und Rezeptaufstellungen an die Kunden versendet, in der Verteilung nach Rezepteingang die Abrechnungswege korrigiert und Rezepte gescannt, in der Fakturierung die Rezeptvollständigkeit bestätigt und Rechnungen per Stapeldruck erzeugt. ### Warum ist der Rezeptscan so wichtig? Weil die Rechnung nur mit vorliegendem Rezept an die Krankenkasse gestellt werden kann. Der Rezeptscan ist damit der kritische Kontrollpunkt der gesamten Kette: Die Abrechnungsstelle erhält die Rechnung mitsamt den vom Arzt ausgefüllten Rezepten, fehlt ein Rezept, ist der Vorgang nicht abrechenbar. ### Wie werden Privatanteile und Sachkosten abgebildet? Arztpraxen haben einen Anteil an Privatpatienten und müssen den Sprechstundenbedarf in diesem Verhältnis privat tragen. Kontor MED kennt dafür neben der Kassenabrechnung zwei weitere Wege: privater Sprechstundenbedarf und Sachkosten. Erfassen lässt sich das bei der Auftragseingabe oder nachträglich in der SSB-Verteilung. ### Lassen sich wiederkehrende Sachkosten automatisieren? Ja. Bei der Auftragseingabe lassen sich feste Verknüpfungen hinterlegen, sodass bestimmte Kunden- und Artikelkombinationen direkt als Sachkosten vorgeschlagen werden. Die Vorschlagswerte sind manuell übersteuerbar, wenn ein Einzelfall abweicht. ### Kann ein Vorgang in eine frühere Stufe zurückgeholt werden? Ja. Ein Vorgang verschwindet zwar aus der vorherigen Stufe, sobald er an die nächste übergeben wurde. Über die Funktion Anforderung zurücksetzen in der SSB-Verteilung lässt sich ein Vorgang aber wieder in die Anforderung zurückschieben. ## Reparatur- und Serviceabwicklung Quelle: https://codegarden.de/reparaturen Reparaturaufträge, Kostenvoranschläge und Serviceabwicklung im Kontext der Medizintechnik. Die Reparaturabwicklung in Kontor MED führt Reparaturaufträge als eigene Auftragsart mit Kostenvoranschlag und Gerätebezug. - Auftragsnummer automatisch mit dem Kürzel RP - Kunde als Auftraggeber, Lieferant als ausführende Stelle - Externe Dienstleister und interne Reparaturabteilung gleichermassen abbildbar - Statuskennzeichen KVOR erbeten, KVA erhalten und KVA akzeptiert - Gerätezuweisung aus der Geräteverwaltung, Rückversand über die Kommissionierung ### Wie unterscheidet sich ein Reparaturauftrag von einem normalen Auftrag? Der Ablauf ähnelt einem normalen Auftrag, weist aber reparaturspezifische Besonderheiten auf. Die Auftragsnummer wird automatisch mit dem Kürzel RP vergeben, wodurch der Vorgang unmittelbar als Reparaturauftrag erkennbar ist. Zusätzlich werden Kunde als Auftraggeber und Lieferant als ausführende Stelle getrennt geführt. ### Lassen sich interne und externe Reparaturen abbilden? Ja. Als Lieferant, der die Reparatur durchführt, lässt sich sowohl ein externer Dienstleister als auch die interne Reparaturabteilung hinterlegen. Der Vorgang bleibt in beiden Fällen im selben Modul nachvollziehbar. ### Wie wird der Kostenvoranschlag im System abgebildet? Über drei Statuskennzeichen. KVOR erbeten vermerkt auf dem Kostenvoranschlag für den Lieferanten, dass ein Kostenvoranschlag erbeten wird. KVA erhalten zeigt an, dass der Kostenvoranschlag des Lieferanten vorliegt. KVA akzeptiert dokumentiert die Freigabe durch den Kunden. ### Kann das eingeschickte Gerät eindeutig zugeordnet werden? Ja, sofern es in der Geräteverwaltung registriert ist. Das Gerät lässt sich dem Reparaturauftrag dann optional zuweisen, sodass Reparaturhistorie und Gerät zusammenhängen. ### Wie kommt das reparierte Gerät zurück zum Kunden? Über den regulären Weg der Kommissionierung: Der Rückversand wird wie eine normale Lieferung über die Pickliste in Kontor MX abgewickelt. Damit greifen dieselben Versand- und Trackingfunktionen wie bei jeder anderen Sendung. --- # Kontor Mobile ## Kontor Mobile: Kontor MED jetzt auch im Browser und unterwegs Quelle: https://codegarden.de/kontor-mobile Die ideale Ergänzung zu Ihrer Kontor MED Desktop-Anwendung: dieselben Daten, ohne zweite Datenhaltung — im Büro, beim Kunden und auf der Registerkarte Ihrer gewohnten Kontor MED Anwendung. Kontor Mobile ergänzt Kontor MED um den Browser: Kundenakte, Umsatzzahlen und Fachmodule auf PC, Tablet und Smartphone — ohne zweite Datenhaltung. Kontor Mobile ist die Web-Plattform zu Kontor MED: Ausgewählte Module laufen im Browser auf PC, Tablet und Smartphone — und dieselben Module lassen sich in die Kontor MED Desktop-Anwendung einbetten, zum Beispiel als Registerkarte. - Nutzung im Browser, ohne App-Installation - Arbeitet direkt mit Ihrer bestehenden Kontor-Datenbank - Keine zweite Datenhaltung, keine Kopie, kein Abgleich - Alle Zugriffe laufen über den Kontor API Service - Module werden je Firma freigeschaltet und eingerichtet - Kundenspezifische Module ohne Eingriff in das ERP-System ### Was ist Kontor Mobile? Kontor Mobile ist die Web-Plattform zu Kontor MED. Sie stellt ausgewählte Module im Browser bereit — am PC, auf dem Tablet und auf dem Smartphone. Dieselben Module lassen sich ausserdem in die Kontor MED Desktop-Anwendung einbetten, zum Beispiel als Registerkarte im gewohnten Arbeitsbereich. Kontor Mobile ist damit kein Fremdsystem neben dem ERP, sondern eine Erweiterung desselben Systems. ### Ersetzt Kontor Mobile die Kontor MED Desktop-Anwendung? Nein. Die Desktop-Anwendung bleibt das Kernsystem mit vollem Funktionsumfang. Kontor Mobile ergänzt sie dort, wo der Desktop nicht hinkommt: unterwegs, auf dem Tablet und auf dem Smartphone. Zusätzlich ist Kontor Mobile der Kanal, über den individuelle Module bereitgestellt werden — mobil und auf Wunsch als Registerkarte in der Desktop-Anwendung selbst. ### Muss dafür eine App installiert werden? Nein. Kontor Mobile läuft überall dort, wo ein Browser läuft. Es gibt keine App-Installation, keine Datenkopie und keinen Abgleich: Was Sie in Kontor Mobile sehen, ist der aktuelle Stand Ihrer Kontor-Datenbank. ### Welche Module stehen zur Verfügung? Derzeit das CRM-Dashboard als digitale Kundenakte für Aussendienst und Vertrieb, das Umsatz & Ertrag Dashboard mit Kennzahlen, Ranglisten und Drilldown sowie SSB digital für die komplette Abwicklung des Sprechstundenbedarfs. Dazu kommen Aufgabenverwaltung, eine Kundenkarte mit geografischer Suche und die Kontor Web Shell als Startzentrale. ### Lassen sich eigene Module entwickeln? Ja. Fehlt Ihnen ein Baustein, entwickeln wir ihn für Sie. Ein kundenspezifisches Modul fügt sich in die Plattform ein, unterliegt denselben Datenregeln wie alle anderen Module und verändert Ihr ERP-System nicht — es bleibt updatefähig, das Modul wird unabhängig gepflegt und versioniert. ### Wie sicher sind die Daten in Kontor Mobile? Alle Module kommunizieren ausschliesslich über den Kontor API Service, eine kontrollierte Schnittstelle zu Ihrer Kontor-Instanz. Kein Modul erhält vollen Zugriff auf Ihre Datenbank; sichtbar ist nur, was ausdrücklich freigegeben wurde. Zu jedem Modul gehört eine nachprüfbare Aufstellung, welche Datenbereiche es liest und welche es schreibt. Zugangsdaten bleiben auf dem Server. ## CRM-Dashboard: ein Kunde, überall derselbe Quelle: https://codegarden.de/kontor-mobile/crm-dashboard Die digitale Kundenakte für Aussendienst und Vertrieb — auf dem Smartphone im Auto genauso wie am Arbeitsplatz im Haus. Digitale Kundenakte für Aussendienst und Vertrieb: Tagesüberblick, Aktivitäten, Notizen per Diktat, Ansprechpartner, Umsatz und Aufgaben je Kunde. Das CRM-Dashboard ist die digitale Kundenakte in Kontor Mobile: Ein einmal ausgewählter Kunde begleitet Sie durch jede Ansicht — vom Tagesüberblick über den Aktivitätenverlauf bis zu den Umsatzzahlen. - Tagesüberblick mit fälligen Aufgaben, letzten Aktivitäten und markierten Kunden - Kundenakte mit Überblick, Aktivitäten, Notizen, Ansprechpartnern, Umsatz, Aufgaben und Leads - Besuchsberichte per Diktierknopf mit automatischer Textbereinigung - Belege wie Rechnungen und Lieferscheine öffnen als PDF in der Ansicht - Favoriten und Besuchsverlauf sind persönlich und bleiben nach dem Neustart erhalten - Sichtbare Bereiche, Titel und Akzentfarbe richtet ein Administrator ein ### Was zeigt der Tagesüberblick im CRM-Dashboard? Den Startbildschirm bildet das, was heute zählt: fällige und überfällige Aufgaben, die letzten Aktivitäten, Ihre markierten Kunden sowie die zuletzt besuchten und die umsatzstärksten Kunden. Ein Klick auf eine Zeile macht den Kunden aktiv, seine Akte ist dann einen Fingertipp entfernt. Favoriten und Besuchsverlauf sind persönlich und bleiben auch nach einem Neustart erhalten. ### Welche Bereiche hat die Kundenakte? Sieben. Überblick zeigt Stammdaten, Kunde seit, letzten Besuch, Umsatz und Rohertrag im Vorjahresvergleich sowie das Sortiment des Kunden als Diagramm. Aktivitäten führt den kompletten Verlauf aus Notizen, E-Mails, Angeboten, Aufträgen, Belegen und Reklamationen. Dazu kommen Notizen, Ansprechpartner, Umsatz, Aufgaben und optional Leads für Interessenten ohne Kundennummer. ### Wie funktioniert die Diktierfunktion für Besuchsberichte? Im Notiz-Dialog stehen Notiz, Telefonnotiz und Besuchsbericht zur Auswahl. Über den Diktierknopf sprechen Sie den Bericht direkt nach dem Termin ins Telefon; die automatische Textbereinigung macht daraus sauberen Text. Schlägt das Speichern unterwegs einmal fehl, bleibt der erfasste Text erhalten. ### Lassen sich Belege direkt aus der Kundenakte öffnen? Ja. Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine öffnen Sie im Aktivitätenverlauf per Klick als PDF, direkt in der Ansicht. Der Verlauf ist farblich nach Typ unterscheidbar und lässt sich nach Typ und Zeitraum filtern. ### Was passiert mit ausgeschiedenen Ansprechpartnern? Sie werden deaktiviert statt gelöscht, damit die Historie vollständig bleibt. Ansprechpartner lassen sich direkt in der Akte anlegen und pflegen; Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind auf den Kontaktkarten klickbar. ### Lässt sich die Kundenakte an den eigenen Vertrieb anpassen? Ja, und zwar ohne Programmierung. Ein Administrator bestimmt, welche Bereiche die Kundenakte zeigt, welches Modul im Umsatz-, Aufgaben- und Leads-Reiter arbeitet, bis zu zwei zusätzliche freie Reiter sowie Titel und Akzentfarbe. ### Was passiert, wenn unterwegs ein Datenbereich nicht erreichbar ist? Alle übrigen Bereiche bleiben nutzbar. Statt einer leeren Seite erscheint eine verständliche Meldung für den betroffenen Bereich. Notizen anlegen darf jedes Teammitglied; Ändern und Entfernen erscheint nur für berechtigte Benutzer. ## Umsatz & Ertrag Dashboard: Ihre Zahlen ohne Report-Bau und ohne Excel Quelle: https://codegarden.de/kontor-mobile/umsatz-ertrag Umsatz, Rohertrag und Marge auf einen Blick — immer im Vergleich zum Vorjahr, mit Antworten bis auf den einzelnen Beleg. Umsatz, Rohertrag und Marge auf einen Blick — mit Vorjahresvergleich, Ranglisten mit Pareto-Sicht und Drilldown bis zur Belegposition. Das Umsatz & Ertrag Dashboard beantwortet vier Fragen in einer Ansicht: Wie läuft das Geschäft, wie entwickelt es sich, woher kommt der Umsatz — und warum? Es ist eine reine Auswertung: Es liest Ihre Daten, verändert aber nichts. - Sechs Kennzahlen: Umsatz, Rohertrag, Marge, durchschnittlicher Positionswert, Anzahl Positionen und aktive Kunden - Der Vorjahresvergleich ist Standard, nicht Option - Monatsverlauf mit Vorjahr als Balken und der Marge als Linie darüber - Ranglisten nach Kunden, Artikeln, Warengruppen und Vertretern, dazu eine freie Kreuztabelle - Drilldown bis auf die echten Belegpositionen - Excel-Export je Rangliste inklusive Vorjahres- und Abweichungsspalten ### Welche Kennzahlen zeigt das Umsatz & Ertrag Dashboard? Sechs Kacheln für den gewählten Zeitraum: Umsatz, Rohertrag, Marge, durchschnittlicher Positionswert, Anzahl Positionen und aktive Kunden — jede mit Vorjahreswert und Abweichung. Gezählt werden dabei Positionen, nicht Belege. Die ersten Zahlen stehen in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm. ### Ist der Vorjahresvergleich immer dabei? Ja, der Vorjahresvergleich ist Standard und nicht Option. Er steckt in jeder Kennzahl-Kachel, im Monatsverlauf und in jeder Rangliste. Im Verlauf stehen die Monatsbalken des laufenden Jahres neben denen des Vorjahres, die Marge liegt als Linie darüber. Ein Klick auf einen Monat zoomt das gesamte Dashboard auf diesen Zeitraum. ### Wie tief lässt sich in die Zahlen einsteigen? Bis auf die einzelne Belegposition. Ein Doppelklick auf einen Kunden öffnet dessen Detailbild mit Kennzahlen, Monatsverlauf, Top-Artikeln und den echten Belegpositionen dahinter. Dasselbe funktioniert je Artikel, Warengruppe und Vertreter. Von der Jahreszahl bis zur einzelnen Position sind es zwei Klicks. ### Wie erkenne ich, welche Kunden den Umsatz tragen? Über die kumulierte Anteilsspalte in den Ranglisten. Sie macht das Pareto-Prinzip ohne Zusatzauswertung sichtbar: Sie sehen sofort, welche 20 Prozent Ihrer Kunden 80 Prozent des Umsatzes tragen. Jede Rangliste zeigt Umsatz, Anteil, Rohertrag, Marge, Vorjahr und Abweichung; ein Klick auf eine Kennzahl-Kachel sortiert die Liste danach um. ### Lassen sich die Auswertungen nach Excel exportieren? Ja, jede Rangliste exportiert sich per Klick nach Excel — inklusive der Vorjahres- und Abweichungsspalten. Ihre Spaltenanordnung bleibt dabei je Arbeitsplatz gespeichert. ### Kann dasselbe Dashboard mehrere Sichten liefern? Ja. Zeitraum-Vorgabe, Vertreter-Vorfilter, sichtbare Kacheln und die Warnschwelle für die Marge stellt ein Administrator ohne Programmierung ein. So dient dasselbe Dashboard als Gesamtsicht für die Geschäftsführung und als vorgefilterte Sicht je Vertreter. Im CRM-Dashboard arbeitet es zusätzlich eingebettet in der Kundenakte, automatisch auf den aktiven Kunden gefiltert. ### Verändert das Dashboard Daten im ERP? Nein. Das Umsatz & Ertrag Dashboard ist eine reine Auswertung: Es liest Ihre Daten, verändert aber nichts. ## SSB digital: Sprechstundenbedarf komplett in einer App Quelle: https://codegarden.de/kontor-mobile/ssb-digital Rezepte erfassen, taxieren, anfordern, drucken und abrechnen — der gesamte Prozess in einer Web-Anwendung. Auf Wunsch auch ohne Kontor MED. Sprechstundenbedarf komplett digital: Rezepte erfassen, taxieren, anfordern, drucken und abrechnen — als eigenständige Web-App, auch ohne Kontor MED. SSB digital ist eine eigenständige Web-Anwendung, die den gesamten Sprechstundenbedarf in einem Ablauf zusammenführt: erfassen, taxieren, anfordern, drucken und abrechnen. Sie setzt das Kontor-ERP-System nicht voraus. - Rezeptpositionen per Produktsuche oder Import erfassen - Taxierung über einen angebundenen Produktdaten- und Preisdienst (lizenzpflichtig, bauseits) - Rezeptanforderung als E-Mail-Entwurf, dazu Musterrezept und Ausfüllhilfe zum Ausdruck - Auf das eingegangene Rezept Muster 16 druckt die Anwendung nur Taxierung und Abgabedatum - Abrechnung als Exportdatei im Format Ihrer Abrechnungsstelle plus Detail-Report - Startbildschirm mit Statuskacheln je Bearbeitungsstand, auf Wunsch je Kunde - Datenaustausch über offene Schnittstellen, auch ohne Kontor MED ### Welche Schritte deckt SSB digital ab? Den kompletten Ablauf in einer Anwendung: Rezeptpositionen erfassen, taxieren, die Rezepte bei der Praxis anfordern, die zulässigen Ausdrucke erzeugen und am Ende abrechnen. Der Startbildschirm zeigt jederzeit, wo jedes Rezept steht — je Status mit der Anzahl der Rezepte, Positionen und Beträge, auf Wunsch aufgeschlüsselt je Kunde. ### Setzt SSB digital Kontor MED voraus? Nein. SSB digital ist als eigenständige Web-Anwendung ausgelegt und setzt das Kontor-ERP-System nicht voraus. Ein- und ausgehende Daten laufen über offene Schnittstellen — von der Übernahme der Kunden- und Produktdaten bis zur Übergabe der Abrechnungsergebnisse an Ihre bestehenden Systeme. Für Kontor MED Anwender fügt sich SSB digital nahtlos in die Kontor Mobile Plattform ein. ### Worin unterscheidet sich SSB digital von der SSB-Abrechnung in Kontor MED? Im Zuschnitt. Die SSB-Abwicklung in Kontor MED ist der Weg des Lieferanten innerhalb des ERP-Systems, von der Anforderung über die Verteilung bis zur Fakturierung, eng verzahnt mit Auftrag, Lager und Rechnungswesen. SSB digital ist eine eigenständige Web-Anwendung für den kompletten Sprechstundenbedarf und läuft auch ohne Kontor-ERP. Wer Kontor MED bereits einsetzt, bleibt in der Regel bei der SSB-Abwicklung im ERP. ### Woher kommen die Preise für die Taxierung? Aus einem angebundenen Produktdaten- und Preisdienst, der lizenzpflichtig und bauseits beizustellen ist. Die Taxierung läuft damit in der Anwendung und nicht auf dem Taschenrechner. Zusagen zu Aktualität oder Vollständigkeit der Preisdaten macht SSB digital nicht — sie liegen beim Datendienst. ### Wie werden Rezepte bei der Praxis angefordert? Aus einer Auswahl entsteht eine Rezeptanforderung als E-Mail-Entwurf an die Praxis, auf Wunsch zusammen mit einem Musterrezept als Ausfüllhilfe. Eingehende Rezepte vermerken Sie als vorliegend, der Status wandert automatisch weiter. ### Was druckt SSB digital, und was nicht? Für die Praxis druckt SSB digital ein Musterrezept mit Ausfüllhilfe: eine Orientierung dafür, wie das Rezept auszustellen ist. Das amtliche Rezept Muster 16 selbst wird von der Praxis gedruckt und eingereicht — das bleibt ärztliche Aufgabe. Auf das eingegangene Rezept druckt die Anwendung ausschliesslich Taxierung und Abgabedatum. Vor jedem Druck steht eine Bildschirmvorschau. ### Was passiert, wenn eine Abrechnung korrigiert werden muss? Korrekturen sind ein normaler Arbeitsschritt, kein Notfall. Abrechnungen werden aus den vorliegenden Rezepten gebildet und abgeschlossen; Ergebnis ist eine Exportdatei im Format Ihrer Abrechnungsstelle plus ein Detail-Report zur Ablage. Den Export zu wiederholen und eine Abrechnung zu stornieren sind vorgesehene Schritte. ### In welchem Stand ist SSB digital? SSB digital ist unsere neueste Lösung und befindet sich in der Einführungsphase. Sie wird gemeinsam mit Pilotkunden eingeführt, die den Funktionsumfang aktiv mitgestalten. Wenn Sie den Sprechstundenbedarf heute noch mit Listen und Einzelschritten abwickeln, sprechen Sie uns an. ## Konzept & Sicherheit: eine Plattform, die mit Ihnen wächst Quelle: https://codegarden.de/kontor-mobile/konzept-sicherheit Wie Kontor Mobile aufgebaut ist, warum Ihre Daten unter Kontrolle bleiben und wie kundenspezifische Erweiterungen entstehen — ohne Eingriff in Ihr ERP-System. Wie Kontor Mobile aufgebaut ist: Plattform, Module und Verwaltungszentrale, der Datenweg über den Kontor API Service und die Regeln für den Datenzugriff. Kontor Mobile besteht aus drei sauber getrennten Teilen: der Plattform als Laufzeitumgebung im Browser, den Modulen mit der reinen Fachlichkeit und dem Plugin Studio als Verwaltungszentrale. Alle Daten fliessen über den Kontor API Service. - Grundlage ist immer Ihre bestehende Kontor-Datenbank - Keine zweite Datenhaltung, keine Kopie und kein Abgleich - Kein Modul erhält vollen Datenbankzugriff - Jedes Modul dokumentiert nachprüfbar, was es liest und was es schreibt - Zugangsdaten bleiben auf dem Server, ausgelieferte Module enthalten keine - Benutzer, Firma und Rollen setzt die Plattform zentral ### Woraus besteht Kontor Mobile technisch? Aus drei Teilen mit klaren Rollen. Die Plattform ist die Laufzeitumgebung im Browser und liefert die gesamte Oberfläche: Suche, Belegbetrachter, Dialoge, Diagramme und Tabellen. Die Module bringen ausschliesslich ihre Fachlichkeit mit. Das Plugin Studio ist die Verwaltungszentrale, in der Module eingespielt, je Firma aktiviert und konfiguriert werden. ### Gibt es eine zweite Datenhaltung neben dem ERP? Nein. Grundlage ist immer Ihre bestehende Kontor-Datenbank. Es gibt keine zweite Datenhaltung, keine Kopie und keinen Abgleich — was Sie in Kontor Mobile sehen, ist der aktuelle Stand Ihres Systems. ### Erhält ein Modul vollen Zugriff auf die Datenbank? Nein. Der Zugriff von aussen läuft ausschliesslich über den Kontor API Service. Sichtbar ist nur, was ausdrücklich freigegeben wurde; was nicht freigegeben ist, existiert für ein Modul schlicht nicht. Zu jedem Modul gehört eine nachprüfbare Aufstellung, welche Datenbereiche es liest, welche es schreibt und wozu. Das CRM-Dashboard etwa liest Kunden-, Umsatz- und Aktivitätsdaten, schreibt aber ausschliesslich Notizen und Ansprechpartner. ### Wo liegen die Zugangsdaten? Auf dem Server. Kein Modul sieht oder speichert Schlüssel oder Verbindungsdaten, ausgelieferte Module enthalten keinerlei Zugangsdaten. Auch Belege erhält ein Modul nie als Datei: Sie werden über eine Dokument-Kennung angefordert und von der Plattform angezeigt. ### Wie wird festgelegt, wer was sieht? Zentral über die Plattform. Benutzer, Firma und Rollen setzt die Plattform, ein Modul kann sich keinen anderen Benutzer ausdenken. Funktionen wie das Löschen von Notizen erscheinen nur für berechtigte Benutzer. ### Läuft Kontor Mobile auch in der Desktop-Anwendung? Ja. Dieselben Module lassen sich in die Kontor MED Desktop-Anwendung einbetten, zum Beispiel als Registerkarte im gewohnten Arbeitsbereich — ohne zusätzliches Fenster und ohne doppelte Anmeldung. Jedes Modul steht damit dort zur Verfügung, wo es gebraucht wird: unterwegs im Browser, im Haus in der vertrauten Oberfläche. ### Wie entstehen kundenspezifische Module? Fehlt Ihnen ein Baustein, entwickeln wir ihn. Ein kundenspezifisches Modul fügt sich nahtlos in die Plattform ein — gleiche Bedienung, gleiche Suche, gleiche Dialoge wie alle anderen Module. Es unterliegt denselben Regeln mit dokumentiertem Datenbedarf und Zugriff nur über den Kontor API Service, und es verändert Ihr ERP-System nicht: Es bleibt updatefähig, das Modul wird unabhängig gepflegt und versioniert. SSB digital ist auf genau diesem Weg entstanden. --- # Ratgeber ## Branchen-ERP oder generisches ERP für den Medizinproduktehandel? Quelle: https://codegarden.de/erp-vergleich-medizinproduktehandel Worin sich ein branchenspezifisches ERP für den Medizinproduktehandel von einem generischen System unterscheidet — und woran Sie den Unterschied im Alltag merken. ### Was unterscheidet ein Branchen-ERP von einem generischen ERP? Ein generisches ERP bildet Beschaffung, Lager und Fakturierung allgemein ab. Ein Branchen-ERP für den Medizinproduktehandel bringt zusätzlich die Funktionen mit, die diese Branche regulatorisch und geschäftlich braucht: Chargen- und UDI-Rückverfolgbarkeit, lückenlose Änderungsprotokolle sowie die Abrechnung von Sprechstundenbedarf gegenüber Krankenkassen. ### Lässt sich ein generisches ERP nicht einfach nachrüsten? Technisch meist ja, wirtschaftlich selten sinnvoll. Nachgerüstete Branchenfunktionen sind Eigenentwicklungen, die bei jedem Versionswechsel erneut geprüft und angepasst werden müssen. Entscheidend ist deshalb weniger die Frage, ob etwas möglich ist, sondern wer die Pflege über Jahre trägt. ### Woran erkenne ich im Auswahlprozess, ob ein System die Branche wirklich kennt? Ein guter Prüfstein sind die Pflichtfelder. Fragen Sie, wie das System erzwingt, dass Chargennummer und Verfallsdatum bei Wareneingang und Warenausgang erfasst werden, und lassen Sie sich zeigen, wie eine Rückverfolgung vom Wareneingang bis zum Kunden konkret abläuft. Systeme ohne Branchenbezug lösen das meist über optionale Freitextfelder. ### Wie lange dauert eine ERP-Einführung typischerweise? Die Datenmigration selbst läuft technisch in der Regel auf Knopfdruck. Der Zeitbedarf liegt in Vorbereitung und Absicherung: Bereiche für die Übernahme auflisten, das Migrationsergebnis prüfen, einen Testlauf so oft wiederholen, bis keine Datenlücken mehr bestehen, und anschliessend parallel zum Altsystem fahren, um die Ergebnisse zu vergleichen. ## MDR und UDI: Welche Anforderungen ein ERP im Medizinproduktehandel erfüllen muss Quelle: https://codegarden.de/mdr-udi-anforderungen-erp Welche Nachweispflichten die Medical Device Regulation an ein Warenwirtschaftssystem stellt — Rückverfolgbarkeit, UDI-Kennzeichnung und Änderungsprotokolle im Alltag. ### Was verlangt die MDR von einem ERP-System? Im Kern Rückverfolgbarkeit. Ein ERP im medizinischen Bereich muss nachweisen können, welche Charge wann in den Bestand kam und wohin sie geliefert wurde, und es muss dokumentieren, wer welche Daten wann geändert hat. Chargenverwaltung und Änderungsprotokoll sind damit keine Komfortfunktionen, sondern tragen die regulatorische Nachweispflicht. ### Was ist eine UDI? UDI steht für Unique Device Identifier, eine eindeutige Produktkennung für Medizinprodukte. In der Praxis begegnet sie als Barcode auf dem Produkt oder der Verpackung, häufig als Data-Matrix-Code. Für das ERP heisst das zweierlei: Die Kennung muss beim Wareneingang erfassbar und auf eigenen Labels ausgebbar sein. ### Welche Daten müssen je Charge geführt werden? Mindestens Chargennummer und Verfallsdatum, je nach Produkt zusätzlich Produktions- oder Seriennummer. Entscheidend ist, dass die Erfassung erzwungen wird — bei Wareneingang und bei Warenausgang. Wird sie nur optional angeboten, entstehen Lücken genau dort, wo im Ernstfall der Nachweis gebraucht wird. ### Warum ist das Änderungsprotokoll regulatorisch relevant? Weil Rückverfolgbarkeit sich nicht nur auf Warenbewegungen bezieht, sondern auch auf Stammdaten. Nachvollziehbar sein muss, wann ein Datensatz geändert wurde, welcher Benutzer die Änderung vorgenommen hat und welches Feld betroffen war. Ergänzend begrenzen Schreibberechtigungen je Eingabefeld, wer überhaupt ändern darf. ### Was passiert bei einem Rückruf? Dann zählt Geschwindigkeit. Aus der Chargennummer muss sich unmittelbar ableiten lassen, welche Kunden beliefert wurden und welche Restbestände im Lager liegen. Betroffene Chargen lassen sich sperren, sodass sie nicht weiter verkauft werden, und nach Klärung wieder freigeben. ## E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen, Formate und was das ERP können muss Quelle: https://codegarden.de/e-rechnung-pflicht-medizinprodukte Empfangspflicht seit 2025, gestaffelte Versandpflicht: Was die E-Rechnungspflicht für Händler bedeutet und welche Formate ZUGFeRD und X-Rechnung abdecken. ### Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht? Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Empfang gab es keine Übergangsfrist. Die Pflicht, selbst elektronisch zu versenden, läuft dagegen gestaffelt an. ### Bis wann darf ich noch PDF-Rechnungen versenden? Für den Versand gelten Übergangsregelungen, die nach Unternehmensgrösse gestaffelt sind und in mehreren Stufen auslaufen. Da die konkrete Frist vom Vorjahresumsatz abhängt und sich Regelungen ändern können, sollten Sie den für Sie geltenden Stichtag mit Ihrem Steuerberater abklären. ### Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und X-Rechnung? Beides sind zulässige Formate. Bei ZUGFeRD stecken die strukturierten Rechnungsdaten in einer PDF-Datei, die sich zugleich normal lesen lässt. Die X-Rechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbare Ansicht, dafür durchgängig maschinell verarbeitbar. Welches Format passt, hängt vom Empfänger ab. ### Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung? Nein. Eine reine Bilddatei oder ein PDF ohne strukturierten Datenteil gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Regelung. Verlangt ist ein strukturiertes Format, das die Rechnungsdaten maschinell auswertbar transportiert — etwa ZUGFeRD mit eingebettetem Datenteil oder X-Rechnung als XML. ### Was muss das ERP dafür können? Es muss beim Rechnungslauf automatisch das geforderte Format erzeugen, statt es nachgelagert über einen Konverter zu erstellen. Praktisch heisst das: Das Format ist je Formular hinterlegt, die Datei entsteht mit der Rechnung und geht als Anhang mit der E-Mail hinaus — auch bei Stapelläufen über viele Rechnungen. --- # Handbuch ## Kontor.MED Wiki Quelle: https://codegarden.de/wiki Persönliches Wissens-Wiki zum ERP-System **Kontor.MED** (Hersteller: codegarden software GmbH, kurz *codegarden*) — einem ERP für die **Medizinproduktbranche**: medizinischer Fachhandel, Hersteller und Distributoren. ### Bereiche | Bereich | Inhalt | |---------|--------| | [00 · Architektur und Einführung](/wiki/00-architektur) | Zielgruppe und MDR, Systemarchitektur, Einführung im Unternehmen, Support | | [10 · Grundlagen der Bedienung](/wiki/10-grundlagen) | Login, Startmenü, Bedienkonzept, Funktionstasten, Add-ins, Layouts | | [20 · Fachbereiche](/wiki/20-fachbereiche) | Verkauf, SSB, Fakturierung, Einkauf, Lager, Versand, Buchhaltung, E-Commerce, Auswertungen, QM, Organisation | | [30 · Prozessbeschreibungen](/wiki/30-prozesse) | Playbooks, gegliedert wie die Fachbereiche | | [40 · Technik](/wiki/40-technik) | Customizing, Administration, Berechtigungen, Integrationen | | [90 · Glossar](/wiki/90-glossar) | Begriffe und Abkürzungen | ### Einstieg Neu hier? [Zielgruppe und MDR-Anforderungen](/wiki/00-architektur/zielgruppe-und-mdr-anforderungen) erklärt, wofür das System gebaut ist. [Login](/wiki/10-grundlagen/login-und-passwortvergabe) und [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) sind der praktische Einstieg, [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept) erklärt die in allen Modulen gleiche Bedienung. ### Zentrale Durchstiche Drei Ketten, die sich durch mehrere Fachbereiche ziehen: | Kette | Weg | |-------|-----| | **Auftrag bis Rechnung** | [Angebot](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul) → [Auftrag](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) → [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe) → [Versandabwicklung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung) → [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) → [DATEV](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) | | **Sprechstundenbedarf** | [Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung) → [Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) → [Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung), begleitet vom [Rezeptscan](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen) als Nachweis | | **Beschaffung** | [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) → [Bestellmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) → [Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang) → [Eingangsrechnung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung); überwacht vom [Rückstandsmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul) | ### Regulatorischer Kern Die MDR verlangt Rückverfolgbarkeit. Getragen wird sie von zwei Modulen, die deshalb keine Komfortfunktionen sind: [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) und [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung). ## Architektur und Einführung Quelle: https://codegarden.de/wiki/00-architektur Was Kontor.MED ist, für wen es gemacht ist, worauf es läuft und wie man es einführt. ### Einordnung * [Zielgruppe und MDR-Anforderungen](/wiki/00-architektur/zielgruppe-und-mdr-anforderungen) - Medizinproduktbranche; die MDR verlangt Rückverfolgbarkeit von Chargen- und Änderungsinformationen. * [Systemarchitektur und Datenbank](/wiki/00-architektur/systemarchitektur-und-datenbank) - Microsoft SQL Server; On-Premise oder Private Cloud, Zugriff über LAN, Terminal Server oder VPN. ### Betrieb * [Kontor.MED im Unternehmen einführen](/wiki/00-architektur/kontor.med-im-unternehmen-einfuehren) - Datenmigration aus dem Altsystem, Testläufe, Parallelbetrieb. * [Kunden-Support](/wiki/00-architektur/kunden-support) - Supportvertrag mit Remote-Zugriff, direkt beim Hersteller ohne Zwischeninstanz. ### Weiter Wie man das Programm bedient, steht in den [Grundlagen](/wiki/10-grundlagen); die fachlichen Module in den [Fachbereichen](/wiki/20-fachbereiche). ## Kontor.MED im Unternehmen einführen Quelle: https://codegarden.de/wiki/00-architektur/kontor.med-im-unternehmen-einfuehren Datenmigration aus dem Altsystem analysieren und testen, Live-Gang wiederholt simulieren und optional einen Parallelbetrieb fahren. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. ### 1. Datenmigration aus dem Altsystem Das Thema **Datenmigration** genau analysieren und **im Vorfeld testen**: - Alle Bereiche auflisten, aus denen Daten übernommen werden müssen. - Das Ergebnis der Migration genau prüfen: Sind die Daten korrekt übernommen? Lässt sich der Migrationsprozess noch verbessern? **Technisch** geschieht die Migration in der Regel **auf Knopfdruck**, also ohne großen Zeitaufwand. Der Zeitpunkt für den Umstieg ist dadurch flexibel. ### 2. Testlauf und Simulation des Live-Gangs Ein möglichst **umfangreicher Testlauf**, der den Live-Gang simuliert. Zu prüfen ist: - ob alle Prozesse in Kontor.MED abgebildet sind und ordnungsgemäß funktionieren - ob noch **Datenlücken** bestehen Der Testprozess sollte **so lange wiederholt werden**, bis keine Probleme mehr bestehen. ### 3. Parallelbetrieb Anschließend kann ein Parallelbetrieb zum bisherigen System erfolgen: Aufträge oder Bestellungen werden in Kontor.MED parallel zum alten System generiert, **ohne bereits live zu sein**. Der Vergleich der Ergebnisse aus beiden Systemen sichert Effizienz und Richtigkeit der Migration ab. ### Begleitende Themen * [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) — Programmierkenntnisse werden vor allem in der Einführungsphase benötigt * [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) — zu Beginn sollten alle Benutzer das Profil *Standard* verwenden * [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool) — Demo-Firma bzw. Testmandant zum gefahrlosen Ausprobieren * [Datenimport-Tool](/wiki/40-technik/administration/datenimport-tool) — CSV-Importprofile ## Kunden-Support Quelle: https://codegarden.de/wiki/00-architektur/kunden-support Support direkt durch den Hersteller codegarden über einen Supportvertrag mit Remote-Zugriff — ohne Händler oder Systempartner als Zwischeninstanz. Der Support für Kontor.MED wird **direkt durch den Hersteller codegarden** bereitgestellt. ### Supportvertrag und Remote-Unterstützung Kunden verfügen in der Regel über einen **Supportvertrag** und können jederzeit einen Supportmitarbeiter kontaktieren. Dieser verbindet sich mit dem Kundensystem und analysiert auftretende Probleme in kurzer Zeit. Derselbe Remote-Zugang wird für [Customizing im laufenden Betrieb](/wiki/40-technik/customizing/customizing) genutzt. ### Direkter Support Kunde und Softwarehersteller kommunizieren **direkt** — ohne Händler oder Systempartner als Zwischeninstanz. Kontor-MED-Kunden werden vom Hersteller stets mit **Priorität** behandelt. ## Systemarchitektur und Datenbank Quelle: https://codegarden.de/wiki/00-architektur/systemarchitektur-und-datenbank Basiert auf Microsoft SQL Server; Installation on-premise oder in einer Private Cloud, Zugriff über LAN, Terminal Server oder VPN. Kontor.MED basiert auf **Microsoft SQL Server** — einer Standarddatenbank, die sich für unternehmenskritische Prozesse bewährt hat. ### Installationsvarianten | Variante | Beschreibung | |----------|--------------| | **On-Premise** | Installation auf einem eigenen Server des Unternehmens — der **Regelfall**. | | **Private Cloud** | Installation auf einem bei einem Provider gehosteten Internet-Server. | ### Benutzerzugriff | Weg | Beschreibung | |-----|--------------| | **Privates LAN** | Standardweg — die Windows-Arbeitsstationen sind direkt mit dem Kontor.MED-Server verbunden. | | **Terminal Server** | Remote-Zugriff, wodurch auch andere Betriebssysteme wie **macOS** möglich sind. | | **VPN** | Für Home Office und andere Standorte; ermöglicht sicheren Zugriff auf den Server. | ### Systemvoraussetzungen | Rolle | Betriebssystem | |-------|----------------| | **Client / Arbeitsstation** | Windows 10, Windows 11 oder höher | | **Server** | Windows Server ab 2019 | ### Verwandte Konzepte * [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) — Kontor.MED basiert auf Microsoft .NET (C#, VB.NET) * [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool) — Mandanten und Datenbank-Backups * [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx) — mobile Version ## Zielgruppe und MDR-Anforderungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/00-architektur/zielgruppe-und-mdr-anforderungen Kontor.MED richtet sich an medizinischen Fachhandel, Hersteller und Distributoren; die MDR verlangt Rückverfolgbarkeit von Chargen- und Änderungsinformationen. Kontor.MED richtet sich an Unternehmen der **Medizinproduktbranche**: - den medizinischen **Fachhandel** - **Hersteller** von Medizinprodukten - **Distributoren** von Medizinprodukten ### MDR-Anforderungen Die Forderungen der **Medizinprodukteverordnung (MDR)** an ein ERP-System im medizinischen Bereich sind sorgfältig einzuhalten. Insbesondere muss das System die **Rückverfolgbarkeit** gewährleisten von: - **Chargeninformationen** — siehe [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) und [Warenbewegungen](/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen) - **Änderungsinformationen** — siehe [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung) Diese beiden Module sind damit nicht bloß Komfortfunktionen, sondern tragen die regulatorische Nachweispflicht. ### Weitere Anforderungen #### Einheitliches Bedienprinzip Durchgängig über alle Arbeitsbereiche — von der Angebotserstellung über Verkauf, Einkauf und Bedarfsplanung bis zu Logistik und Versand. Siehe [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept). #### Online-Vertrieb aus einheitlicher Datenbasis Produkte lassen sich aus **einer** Datenbasis über Marktplätze, Webshop und den internen [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop) anbieten. Der Nutzen: Zeitersparnis beim Kunden wie im Unternehmen, und Aufträge kommen **fehlerfrei, automatisch und schnell** elektronisch an. #### Mobile Scanner In Lager und Logistik ermöglichen [mobile Scanner](/wiki/40-technik/integrationen/scanner) die schnelle und fehlerfreie Erfassung von Produktdaten und **UDIs** per Scan. ## Grundlagen der Bedienung Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen Alles, was in **jedem** Modul gleich funktioniert. Kontor.MED hat ein einheitliches Modulkonzept — diese Seiten muss man einmal lesen, danach ist jedes Modul bedienbar. ### Einstieg * [Login und Passwortvergabe](/wiki/10-grundlagen/login-und-passwortvergabe) - Anmeldung, Passwortrichtlinien, Sperre nach Fehlversuchen. * [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) - Register je Abteilung, Dateimenü, Administrationsbereich. ### Bedienung * [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept) - Toolbar, Suchfeld, Suchliste, Filterbereich, Konfigurationsprofile. * [Funktionstasten](/wiki/10-grundlagen/funktionstasten) - F1 bis F10 und Escape, gültig in allen Modulen. * [Dynamische Verlinkungen](/wiki/10-grundlagen/dynamische-verlinkungen) - Ab Version 2025 per Strg+Doppelklick auf eine ID ins zugehörige Modul springen. * [Hilfesystem](/wiki/10-grundlagen/hilfesystem-(tooltipps-und-modulhilfe)) - Feldbezogene Tooltipps und Modulhilfe über F1. ### Arbeitsumgebung anpassen * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) - Erweiterungen ein- und ausblenden, positionieren, dauerhaft sichern. Einzelseiten unter [add-ins/](/wiki/10-grundlagen/add-ins). * [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) - Ansichten je Konfigurationsprofil speichern, einzeln oder abteilungsweit. * [Ordner-System](/wiki/10-grundlagen/ordner-system) - Vorgänge nach Bearbeitungsstatus; wirkt auf Bedarfsplanung und Versandfreigabe. ## Add-ins Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins Erweiterungen, die zusätzliche Funktionen in bestehende Module oder das Startmenü integrieren und vom Benutzer frei positioniert werden können. **Add-ins** sind Erweiterungen für Kontor.MED, die zusätzliche Funktionen in bestehende Programm-Module oder das Startmenü integrieren. Sie erlauben es, Module individuell anzupassen und um Werkzeuge zu ergänzen, die für den jeweiligen Arbeitsplatz relevant sind. ### Add-ins verwalten Die Verwaltung erfolgt über das **Puzzleteil-Symbol** in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Moduls bzw. des Startmenüs: 1. Auf das Puzzleteil-Symbol klicken 2. Es öffnet sich die Liste aller verfügbaren Add-ins 3. Add-ins über eine Mehrfachauswahl **aktivieren** oder **deaktivieren** 4. Aktivierte Add-ins erscheinen im Modul, deaktivierte verschwinden ### Positionierung und Persistenz Ein aktiviertes Add-in kann im Modul frei platziert werden, z. B. auf der **linken** oder **rechten** Seite des Fensters. | Ort | Speicherverhalten | |-----|-------------------| | Startmenü | Konfigurierte Add-ins werden **automatisch gespeichert** und sind beim nächsten Programmstart wieder verfügbar. | | Normale Module | Position und Auswahl bleiben erhalten, sobald die Modulkonfiguration bzw. das [Bildschirmlayout gespeichert](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) wird — vorausgesetzt, der Benutzer hat die nötige Berechtigung. | ### Verfügbare Add-ins | Add-in | Zweck | Typischer Ort | |--------|-------|---------------| | [Notizen](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-notizen) | Beliebig viele Notizen zu einem Datensatz erfassen | Kundenstamm, Aufträge | | [Workflows (Aufgabenliste)](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste)) | Alle erstellten Aufgaben anzeigen und verwalten | Startmenü | | [Kalender](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-kalender) | Termine für einzelne Mitarbeiter oder Teams verwalten | Startmenü | | [Report-Galerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-report-galerie) | Freigeschaltete Reports mit Parametereingabe aufrufen | Startmenü (ausschließlich) | | [Lesezeichen](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-lesezeichen) | Häufig genutzte Datensätze markieren und wiederfinden | Artikelstamm, diverse Module | | [Bildergalerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-bildergalerie) | Mehrere Produktabbildungen verwalten, Webshop-Hauptbild festlegen | Artikelstamm | ### Zugriffsrechte Nicht alle Benutzer haben über die [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) die Möglichkeit, sich Add-ins selbst zu konfigurieren. In diesen Fällen übernimmt der [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) die Konfiguration. ### Verwandte Konzepte * [Add-in](/wiki/90-glossar/add-in) — Begriffsdefinition * [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) — häufigster Einsatzort * [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) — weitergehende Anpassung der Oberfläche ## Add-in „Bildergalerie“ Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-bildergalerie Verwaltet mehrere Produktabbildungen im Artikelstamm; die erste Abbildung dient als Webshop-Hauptbild. Die **Bildergalerie** findet hauptsächlich im [Artikelstamm](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm) Verwendung und zeigt bzw. verwaltet mehrere Produktabbildungen zu einem Artikel. ### Funktionen - Neue Bilder **hinzufügen** - Bestehende Bilder **löschen** - **Reihenfolge** der Bilder anpassen ### Hauptbild im Webshop Die **erste Abbildung** in der Galerie wird im Webshop als **Hauptbild** verwendet und sollte daher sorgfältig ausgewählt werden. ### Verwandte Konzepte * [Produktbilderverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktbilderverwaltung) — übergreifende Bildverwaltung * [E-Commerce](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce) * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) ## Add-in „Kalender“ Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-kalender Terminplaner im Startmenü zur Verwaltung individueller Termine für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams. Der **Kalender** (Terminplaner) steht direkt im Startmenü zur Verfügung und bündelt alle relevanten Termininformationen zentral. ### Funktionen - Verwaltung individueller Termine für **einzelne Mitarbeiter** oder **ganze Teams** - Planung **tagesbezogen** oder über einen **bestimmten Zeitraum** - Übersicht über bevorstehende Ereignisse - Verwaltung der eigenen Termine sowie der Termine von Kollegen ### Einsatzbereiche Koordination von Arbeitsabläufen und Besprechungen innerhalb des Unternehmens. ### Verwandte Konzepte * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) — Überblick und Aktivierung * [Aufgabenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung) ## Add-in „Lesezeichen“ Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-lesezeichen Individuelles Filterwerkzeug zum Markieren und schnellen Wiederfinden häufig genutzter Datensätze, etwa im Artikelstamm. Das **Lesezeichen**-Add-in markiert häufig genutzte oder besonders relevante Datensätze, damit sie schnell wiedergefunden werden. ### Zweck Es dient als individuelles **Filterwerkzeug**: Im [Artikelstamm](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm) lassen sich damit z. B. spezifische Artikelgruppen kennzeichnen, um bestimmte Produkte oder Kunden schneller aufzurufen und zu bearbeiten. Lesezeichen können jederzeit angepasst und wieder entfernt werden. Durch die Integration in verschiedene Module ist das Add-in vielseitig einsetzbar. ### Verwandte Konzepte * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) — Überblick und Aktivierung ## Add-in „Notizen“ Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-notizen Erfasst beliebig viele Notizen zu einem Datensatz, automatisch mit Benutzername und Datum versehen; zentral im Modul Notizen abrufbar. Das **Notizen**-Add-in erfasst und verwaltet beliebig viele Notizen zu einem bestimmten Datensatz. Es ist besonders im **Kundenstamm** und bei **Aufträgen** nützlich. ### Automatisch hinterlegte Informationen Jede Notiz wird automatisch versehen mit: - **Benutzername** - **Datum der Erstellung** - dem eigentlichen **Notiztext** Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Informationen zuletzt zu einem Kunden oder Auftrag hinterlegt wurden. ### Typische Einsätze - Verfolgung von Kundengesprächen - Dokumentation des Bearbeitungsverlaufs von Aufträgen ### Zentrale Ablage Alle Notizen werden zentral gespeichert und sind über das Modul **Notizen** im Bereich **Verkauf** abrufbar. Dort lassen sie sich systemübergreifend einsehen und filtern. ### Verwandte Konzepte * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) — Überblick und Aktivierung * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) * [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) ## Add-in „Report-Galerie“ Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-report-galerie Direkter Zugriff im Startmenü auf freigeschaltete Reports — grafische Auswertungen und tabellarische Ad-hoc-Analysen mit Parametereingabe. Die **Report-Galerie** wird **ausschließlich im Startmenü** genutzt und ermöglicht den direkten Zugriff auf alle Reports, die für die Report-Galerie freigeschaltet wurden. ### Freischaltung Die Freischaltung erfolgt im **Verwaltungsbereich**: In der [Report-Konfiguration](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) wird ein entsprechendes Häkchen gesetzt. Erst danach erscheint der Report in der Galerie. ### Arbeiten mit Reports 1. Report gezielt aufrufen 2. **Startparameter** eingeben (z. B. Zeitraum, bestimmte Kunden) 3. Ergebnisse für spätere Verwendung abspeichern ### Reportarten - **Grafische Auswertungen** - **Tabellarische Ad-hoc-Analysen** — zusätzlich mit Gruppierung von Daten, Berechnung von Summen und individueller Layout-Anpassung ### Verwandte Konzepte * [Report-Verwaltung](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) — Freischaltung und Konfiguration * [Schnellreports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports) * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) ## Add-in „Workflows“ (Aufgabenliste) Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste) Zeigt und verwaltet alle in Kontor.MED erstellten Aufgaben; erlaubt Zuweisung an Kollegen und Rücksprung auf den Ursprungsdatensatz. Die **Aufgabenliste** (Add-in *Workflows*) zeigt alle innerhalb von Kontor.MED erstellten Aufgaben an und verwaltet sie. Sie wird über das Puzzleteil-Symbol im Startmenü eingeblendet, Menüpunkt **Aufgabenliste**. ### Funktionen - Anzeige aller Aufgaben des jeweiligen Benutzers - Aufgaben auf **Erledigt** setzen - Über die Aufgabe auf den Datensatz **verzweigen**, aus dem sie ursprünglich erstellt wurde - Aufgaben von anderen Benutzern **übernehmen** — über das Auswahlmenü unten rechts, etwa bei Abwesenheit eines Kollegen ### Beispiel: Rückruf-Erinnerung 1. Aufgabe im jeweiligen Modul erstellen 2. Aufgabe einem bestimmten Kollegen zuweisen 3. Der Kollege sieht die Aufgabe in seiner Aufgabenliste ### Verwandte Konzepte * [Aufgabenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung) — Anlegen von Aufgaben aus den Modulen heraus * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) — Überblick und Aktivierung * [Todoist-Anbindung](/wiki/40-technik/integrationen/todoist) ## Bedienungskonzept Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept Einheitliches Modulkonzept — alle Module sind gleich aufgebaut und bedienbar; Toolbar, Suchfeld, Suchliste, Filterbereich und Konfigurationsprofile. Kontor.MED verfügt über ein einheitliches **Modulkonzept**: Alle Module sind auf die gleiche Weise bedienbar. Die Grundfunktionen müssen daher nur **einmal** gelernt werden und funktionieren überall gleich. Die Quelle erläutert das am Beispiel der Kundenverwaltung. ### Einheitlicher Modulaufbau - oben die **Toolbar** mit den Schaltflächen zur Datenbearbeitung - das Register **Verwaltung** mit seltener benutzten Befehlen - das Register **Modul** — nur unter bestimmten Voraussetzungen sichtbar #### Register Verwaltung Datenbefehl, Aufruf des [DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)), Schaltfläche zur Erfassung von Dokumenten sowie der Import von **Excel-Daten**. #### Register Modul Normalerweise nur verfügbar, wenn der [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) lizenziert **und** der Benutzer als **Supervisor** angemeldet ist. Für die meisten Benutzer ist es unsichtbar. | Schaltfläche | Funktion | |--------------|----------| | **Konfiguration** | Konfigurationseinstellungen; Felder einrichten, Listenspalten, Skripte erstellen. | | **vb.net-Skript** | Skripterstellung. | | **Übersetzung** | Wird selten benötigt. | ### Register Bearbeiten #### Datensatzbearbeitung | Schaltfläche | Funktion | Taste | |--------------|----------|-------| | **Neu** | Neuen Datensatz eintragen | F4 | | **Bearbeiten** | Bestehenden Datensatz bearbeiten | F5 | | **Duplizieren** | Datensatz duplizieren | — | | **Löschen** | Datensatz löschen | F6 | **Duplizieren** lohnt sich, wenn ähnliche Datensätze erzeugt werden sollen — die Eingabearbeit des ersten Datensatzes entfällt. Vollständige Tastenbelegung siehe [Funktionstasten](/wiki/10-grundlagen/funktionstasten). #### Weitere Schaltflächen | Schaltfläche | Funktion | |--------------|----------| | **Aufgabe** | [Aufgabe erstellen](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung), immer mit dem aktuellen Datensatz verknüpft — der Bearbeiter gelangt später genau an diese Stelle zurück. | | **Listesuche** | Schaltet zwischen **Listenansicht** und **Detailansicht** um (auch **F3**). | | **Reports** | Ruft die mit dem Modul verbundenen [Listen](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports) auf. | | **Mehrfachauswahl** | Mehrere Datensätze für eine Operation markieren. | | **Startfenster** | Zurück ins Startfenster. | | **Blättern** | Zurück, vor, an den Anfang, ans Ende. | | **Links** | Auf verknüpfte Datensätze springen (z. B. vom Auftrag zum Kunden). Vergleiche [dynamische Verlinkungen](/wiki/10-grundlagen/dynamische-verlinkungen). | #### Listen- und Detailansicht - **Listenansicht** — nur der Listenbereich sichtbar - **Detailansicht** — nur der Detailbereich sichtbar - **Beides** — oben Liste, unten Details; der Detailbereich wechselt automatisch mit dem Datensatz ### Suchfeld - Während der Eingabe sucht Kontor.MED die passenden Datensätze. - Beispiel: Eingabe von **Stuttgart** im Kundenmodul zeigt nur Kunden aus Stuttgart. - Mehrere durch **Leerzeichen** getrennte Begriffe schränken die Suche weiter ein — besonders nützlich bei der Produktsuche nach Eigenschaften. - Das kleine **X** rechts leert die Eingabe und entfernt alle Filter. ### Suchliste - **Sortieren** per Klick auf Spaltenüberschriften (ähnlich Excel) - **Filtern** über den Filterbutton je Spalte - Spalten per **Drag & Drop** verschieben, damit die wichtigsten links stehen ### Filterbereich Ganz rechts am Bildschirm. Unterscheidet generelle Gruppen von Datensätzen — bei Kunden etwa **aktive** und **inaktive**. Über einen Klick wird der aktive **Arbeitsbereich** gewechselt; alles, was danach im Modul erscheint, liegt in diesem Arbeitsbereich. ### Detailansicht Ein **feststehender Bereich** oben, darunter **Register** mit weiteren Details — beim Kunden etwa Dokumente, Texte, Konditionen und Auswertungen. Auch dort lassen sich Listen anpassen. ### Konfigurationsprofile Ist der Bildschirm angepasst, wird das über Menü **Datei** → **Einstellungen speichern** gesichert. Beim nächsten Programmstart sieht das Modul wieder genauso aus. **Wichtig:** In der Regel heißt das Profil **Standard** und gilt für alle Benutzer — eine Änderung daran wirkt sich also auf **alle** aus. Soll ein Benutzer eine eigene Ansicht haben, muss ihm in der [Benutzerkonfiguration](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) ein **eigenes Konfigurationsprofil** zugewiesen werden. Details siehe [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts). ## Benutzerspezifische Layouts Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts Listen- und Formularansichten je Konfigurationsprofil speichern — pro Benutzer oder abteilungsweit gemeinsam; Berechtigung über die Benutzerverwaltung steuerbar. Geänderte **Listenansichten** oder **Formularansichten**, die mit dem **Layout Designer** erstellt wurden, lassen sich speichern — damit sie beim nächsten Programmstart nicht neu eingerichtet werden müssen. ### Speichern In den Modulen über das **Dateimenü** → Menüpunkt **Speichern**. Dabei ist ein **Konfigurationsprofil** anzugeben, in der Regel das dem Benutzer zugeordnete. Das Layout umfasst viele Bildschirmelemente — neben der Darstellung der Listen auch die **Auswahl der Felder** und vieles mehr. ### Konfigurationsprofile Profile können **pro Benutzer** oder für **mehrere Benutzer gemeinsam** gelten. Alle Benutzer mit demselben Profil sehen dieselben Bildschirmeinstellungen. So kann etwa die Abteilung **Verkauf** ein anderes Layout und andere Funktionalität nutzen als **Einkauf** oder **Praktikanten**. ### Empfehlungen für den Start - Zu Beginn sollten **alle Benutzer das gleiche Profil „Standard"** einsetzen. Das verhindert, dass der Bildschirm zu stark individuell gestaltet wird, was anfangs zu Verwirrung führen kann. - Konfiguration und Speichern von Layouts sollten sinnvollerweise durch den [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) oder eine berechtigte Person erfolgen. ### Berechtigung entziehen Die Berechtigung, Layouts zu speichern, lässt sich über die [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) für einzelne Benutzer **deaktivieren**. ### Verwandte Konzepte * [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept) — Achtung: Änderungen am Profil *Standard* wirken auf alle Benutzer * [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) — Layout-Designer als erste Customizing-Ebene * [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) — deren Position wird mit dem Layout gespeichert ## Dynamische Verlinkungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/dynamische-verlinkungen Neuerung ab Version 2025 — per Strg+Doppelklick auf eine angezeigte ID das zugehörige Modul öffnen, ohne dass eine Verlinkung eingerichtet sein muss. ### Bisher: feste Verlinkungen In vielen Modulen ließ sich per **Rechtsklick** auf einen Datensatz in den zugehörigen Beleg verzweigen — etwa aus der offenen Postenliste eines Kunden in dessen Belege oder aus der Umsatzübersicht in die zugrunde liegenden Artikel. Diese Verlinkungen mussten jeweils **fest eingerichtet** sein. ### Neu ab Version 2025 Nun lässt sich in beinahe jeder Situation, in der eine **Produktnummer, Kundennummer oder andere ID** angezeigt wird, das zugehörige Modul direkt aus dem aktuellen Kontext starten — **ohne dass eine Verlinkung extra eingerichtet werden musste**. #### Bedienung 1. Die **Steuerungstaste (Strg)** gedrückt halten 2. **Doppelklick** auf das entsprechende Feld — Tabellenzelle oder Anzeigefeld Kontor.MED öffnet ein Fenster, in dem der Datensatz in einem **neuen Modul** erscheint. #### Parallele Nutzung Das neue Modul lässt sich **parallel** zum aktuellen nutzen; auch von dort aus sind weitere Verzweigungen in gleicher Form möglich. ### Verwandte Konzepte * [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept) — Schaltfläche **Links** für die festen Verlinkungen * [Funktionstasten](/wiki/10-grundlagen/funktionstasten) ## Funktionstasten Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/funktionstasten Tastenbelegung, die in allen Programmmodulen von Kontor.MED gilt. In **allen Programmmodulen** stehen dieselben Funktionstasten zur Verfügung. | Taste | Funktion | Verfügbarkeit | |-------|----------|---------------| | **F1** | Ruft die [Hilfe](/wiki/10-grundlagen/hilfesystem-(tooltipps-und-modulhilfe)) auf | — | | **F3** | Schaltet zwischen Listen- und Detailansicht um | Nur im **Ansichtsmodus**, nicht im Bearbeitungsmodus | | **F4** | Erstellt einen neuen Datensatz | — | | **F5** | Öffnet den Datensatz zur Bearbeitung | — | | **F6** | Löscht den Datensatz | — | | **F7** | Blättert zurück | — | | **F8** | Blättert vor | — | | **F10** | Speichert den Datensatz ab | Nur im **Bearbeitungsmodus** | | **Escape** | Bricht den Bearbeitungsmodus ab bzw. schließt das Modul | — | Zusätzlich: **Strg + Doppelklick** auf ein Feld mit einer ID startet das zugehörige Modul — siehe [dynamische Verlinkungen](/wiki/10-grundlagen/dynamische-verlinkungen). ## Hilfesystem (Tooltipps und Modulhilfe) Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/hilfesystem-(tooltipps-und-modulhilfe) Feldbezogene Tooltipps per Hilfe-Icon, allgemeine Modulhilfe über F1; Administratoren pflegen die Texte über die Sprechblase oder Strg+F1. Kontor.MED erlaubt es, Hilfetexte und Tooltipps in den Modulen **selbst einzustellen**. So lässt sich die Software an spezifische Prozesse anpassen und Benutzern passende Hilfe geben. ### Tooltipps aktivieren Rechts oben in der Ecke des Modulfensters sitzt ein kleines **Hilfe-Icon** (Fragezeichen mit Sprechblase). Es steuert, ob Tooltipps in Formularen und Modulen angezeigt werden. 1. Hilfe-Icon anklicken. 2. Nach Aktivierung wird der Button leicht **umrandet** dargestellt. 3. Mit der Maus über ein Feld fahren und kurz stehen bleiben. 4. Die Sprechblase mit dem Hilfetext zum Feld erscheint. Besonders nützlich für Benutzer in der **Einarbeitung**: Der Tooltipp erklärt direkt, welche Aufgabe das Feld hat und worauf zu achten ist. ### Texte pflegen (Administrator) #### Über die Sprechblase Als [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) lässt sich in der Sprechblase ein Link anklicken, der in einen Editor führt. Dort kann der Text **eingesprochen** oder **manuell erfasst** werden; er dient anschließend als Tooltipp für das Feld. #### Hilfeverwaltung (Strg + F1) Ein ausführlicherer Eingriff ist über **Strg + F1** möglich. Die Hilfeverwaltung bietet: - Zugriff auf **alle** im Modul hinterlegten Hilfetexte - die Möglichkeit, einen **allgemeinen Text** für das Modul zu hinterlegen Dieser allgemeine Modultext erscheint, wenn der Benutzer im Modul **F1** drückt — siehe [Funktionstasten](/wiki/10-grundlagen/funktionstasten). ### Verwandte Konzepte * [Hilfe-Autorentool](/wiki/40-technik/customizing/hilfe-autorentool) — Werkzeug zur Erstellung und Verwaltung von Hilfedokumenten ## Login und Passwortvergabe Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/login-und-passwortvergabe Anmeldung mit Benutzername und Passwort; Passwortrichtlinien setzt der Administrator, Benutzer können ihr Passwort jederzeit selbst ändern. Im Login-Fenster meldet sich jeder Benutzer mit seinem zugewiesenen **Benutzernamen** und **Passwort** an. Benutzer und Passwörter richtet der [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) im Rahmen der Programmkonfiguration ein — siehe [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung). ### Passwortrichtlinien Abhängig von den konfigurierten **Sicherheitsrichtlinien** kann der Administrator festlegen, dass Benutzer ein Passwort verwenden müssen, das den definierten Sicherheitskriterien entspricht. In Ausnahmefällen kann er auch ein einfaches Passwort erlauben. ### Passwort ändern Jeder Benutzer kann sein eigenes Passwort jederzeit ändern: 1. Das aktuelle Passwort im Feld **Passwort** eingeben. 2. Auf die Schaltfläche **Passwort ändern** klicken. 3. Ein neues Passwort eingeben. 4. Das neue Passwort speichern. Das neue Passwort gilt für alle zukünftigen Anmeldungen. ### Sperre nach Fehlversuchen | Situation | Folge | |-----------|-------| | Passwort **dreimal** falsch eingegeben | Der Benutzer wird **vorübergehend gesperrt**. | | Freischaltung | Nur durch den **Administrator**. | | Login nach Freischaltung | Der Benutzer muss sich mit seinem **Benutzerkürzel** ein **neues Passwort** vergeben. | ### Nach der Anmeldung Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue). Verfügbar sind dort nur die Module, für die der Benutzer laut seinen [Zugriffsrechten](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) berechtigt ist. Bei mehreren [Mandanten](/wiki/90-glossar/mandant) wird der gewünschte Mandant beim Login über ein **Dropdown-Menü** ausgewählt. ## Ordner-System Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/ordner-system Sortiert Vorgänge automatisch nach Bearbeitungsstatus in Ordner ein; der Ordnerbuchstabe steuert Bedarfsplanung und Versandfreigabe. In einigen Modulen — etwa der Auftragsbearbeitung oder bei Angeboten — liegt rechts das Add-in für die **Ordnerverwaltung**. Darin sortiert das System die Vorgänge nach Bearbeitungsstatus ein. ### Automatische Einsortierung Der Status ändert sich beispielsweise, wenn ein neuer Auftrag erstellt, eine Bestellung aufgegeben oder ein Auftrag in den Versand gegeben wird — der Vorgang wandert dann in den entsprechenden Ordner. Abgeschlossene Vorgänge gehen meist in den Ordner **erledigt**. ### Manuelle Organisation 1. Vorgänge per **Mehrfachauswahl** anwählen 2. Per **Drag-and-Drop** auf den gewünschten Ordner ziehen **Wichtig:** Der neue Bearbeitungsstatus kann Einfluss auf die Lagerbestandsplanung haben. ### Wirkung auf Planung und Versand Maßgeblich ist der **Buchstabe** des Ordners: | Regel | Wirkung | |-------|---------| | Ordner **erledigt** oder höher | Der Auftrag gilt als erledigt; Auftragsmengen werden ab diesem Status **nicht mehr** für die Bedarfsplanung berücksichtigt. | | Ordnerbuchstabe **kleiner als C** | Aufträge werden noch **nicht automatisch** für die [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe) berücksichtigt. | Dieses Verhalten lässt sich über die **Konfiguration der Ordner** steuern. Ein manuelles Verschieben wirkt sich also unmittelbar auf [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) und Versand aus — nicht nur auf die Anzeige. ### Weitere Ordner Der Administrator kann beliebig weitere Ordner anlegen und ihnen über zugewiesene **Farben** eine Bedeutung geben. ### Add-in ein- und ausblenden Wie bei allen [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) über das kleine **Puzzleteil** rechts oben in der Menüleiste. ### Verwandte Konzepte * [Formulareinrichtung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) — Ordnereinstellung steuert die Sichtbarkeit von Formularen * [Wareneingang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) — nutzt den Ordner „Wareneingang storniert“ ## Startmenü Quelle: https://codegarden.de/wiki/10-grundlagen/startmenue Einstiegspunkt nach dem Login — Module nach Abteilungen in Register gegliedert, dazu Dateimenü, Administrationsbereich und Add-ins. Im **Startmenü** sind die Module **nach Abteilungen** gegliedert. Dadurch lassen sich die wichtigsten Funktionen von **Kontor.MED** und **[Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx)** schnell entsprechend dem jeweiligen Arbeitsbereich aufrufen. Es erscheint nach dem [Login](/wiki/10-grundlagen/login-und-passwortvergabe); aus jedem Modul führt der Button **Startfenster** wieder hierher zurück. Angezeigt werden ausschließlich die Module, für die der Benutzer laut [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) berechtigt ist — das Startmenü sieht also für jeden Benutzer anders aus. ### Register Verkauf * **Aufträge** mit den unterschiedlichen [Auftragsarten](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) * **Rückstände** zur Übersicht offener Lieferungen * **Übersicht der noch zu liefernden Artikel** für Kunden * **[Disposition](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/dispositionsmodul)** — welche Artikel nachbestellt werden müssen * **[Angebote](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul)** * **Geräteverwaltung** — Geräte mit Serviceintervallen und Erinnerungsfunktion * **[Kunden](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm))** als zentraler Abfragepunkt für Kundendaten * **[Notizen](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-notizen)** * **Kontakte** * **[Sonderpreisverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem)** * **[Rabattverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem)** * **[Reparaturaufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/reparaturauftraege)** ### Register Fakturierung * **Fakturierung starten** — übernimmt Positionen in die [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) * **Rechnung** — erstellt aus den übernommenen Positionen die Rechnungen ### Register Fakturierung SSB Module für die Bearbeitung des [Sprechstundenbedarfs](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)): * **SSB Direktanforderung** * **[SSB Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung)** * **[SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung)** * **[SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung)** ### Register Einkauf * **[Bestellung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul)** * **[Rückstände Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul)** — noch ausstehende Lieferungen von Lieferanten * **[Abdata-Katalog](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog))** — Zugriff auf die Abdata-Artikel * **[Neue Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung)** * **[Lieferanten](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/lieferantenmodul)** * **Sonderpreise** — unterschiedliche [Einkaufspreise](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) pro Produkt * **[Eingangsrechnung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung)** * **[Preisplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung)** ### Register Lager * **[Leitstand](/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand)** als Übersichtsmodul * **[Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe)** * **[Versand](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung)** * **[Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang)** * Link zum **[Artikelmodul](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm)** * **[Bestandsbuchen](/wiki/30-prozesse/lager-versand/manuelle-bestandsbuchung)** * **[Warenbewegungen](/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen)** — alle Lagerbewegungen * **[Inventuren](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur)** — Inventuren starten und verwalten * **Lagerbestände** — aktuelle Bestände * **[Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung)** * **[Gefahrgutverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe)** ### Register E-Commerce * Link zum **[Synchronisationscenter](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce)** für unterschiedliche E-Commerce-Vorgänge * Link zu den **[B2B-Artikeln](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop)** — kundenspezifische Artikelinformationen für den B2B-Verkauf ### Register QM * Link zum **[Reklamationsmodul](/wiki/20-fachbereiche/qm/reklamationsmodul)** ### Register Buchhaltung * **[Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv)** * **[DATEV-Export](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport))** * **Zahlungsabgleich** * **[DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement))** zur Dokumentenverwaltung * **[Rechnungsausgang / Mahnwesen](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/offene-posten-zahlungseingaenge-und-mahnwesen)** * Modul zum Erstellen von **[E-Rechnungen](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung))** * **SEPA-Export** für Rechnungen ### Administrationsbereich Die Quelle zum Startmenü führt **kein Register Administration** auf. Andere Quellen beschreiben den Administrationsbereich jedoch durchgängig als vom Startmenü aus erreichbar — er ist [Supervisor](/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor)-Benutzern vorbehalten und daher für die meisten Anwender unsichtbar: * [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) — Button **Benutzer** * [Zugriffsrechte verwalten](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) * [Report-Verwaltung](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) und [KI-Report](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports) * [Administration und Backup](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool) * **Grundeinstellungen für Administratoren** → u. a. [Versandarten und Touren](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) ### Dateimenü Über das Menü **Datei**, überwiegend Administratoren vorbehalten: | Eintrag | Führt zu | |---------|----------| | **Grundeinstellungen** | [Firmenstammdaten, Auftragsarten, Nummernkreise, Zahlungsarten, Mehrwertsteuer, Formulare](/wiki/40-technik/customizing/grundeinstellungen-und-firmenstammdaten) | | **Systemeinstellungen** | u. a. Register *Kommunikation* für die [E-Mail-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration) | | **Daten Import Universal** | [Datenimport-Tool](/wiki/40-technik/administration/datenimport-tool) | | **Einstellungen speichern** | Sichert das [Bildschirmlayout](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) im Konfigurationsprofil | ### Add-ins Über das **Puzzlesymbol** oben rechts lassen sich [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) einblenden — im Startmenü besonders [Aufgabenliste](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste)), [Kalender](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-kalender) und [Report-Galerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-report-galerie). **Besonderheit:** Im Startmenü konfigurierte Add-ins werden **automatisch gespeichert** und sind beim nächsten Programmstart wieder da — anders als in normalen Modulen, wo das Layout ausdrücklich gesichert werden muss. ## Fachbereiche Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche Die fachlichen Module, gegliedert nach Abteilung. Jeder Fachbereich verlinkt in seiner `index.md` zusätzlich die zugehörigen [Prozessbeschreibungen](/wiki/30-prozesse). ### Vertrieb und Abrechnung * [Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf) - Angebote, Aufträge, Kunden, Disposition, Preise, Reparaturen. * [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf) - Die dreistufige SSB-Pipeline mit Rezeptnachweis. * [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung) - Rechnungsstellung, E-Rechnung, Belegarchiv. * [Buchhaltung](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung) - Offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnwesen. ### Beschaffung und Logistik * [Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf) - Bestellungen, Bestellplanung, Lieferanten, Eingangsrechnungen. * [Lager](/wiki/20-fachbereiche/lager) - Lagerleitstand, Chargen, Warenbewegungen. * [Versand](/wiki/20-fachbereiche/versand) - Versandfreigabe, Paketlabels, Touren, Gefahrgut. ### Weitere Bereiche * [E-Commerce](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce) - B2B-Shop, Produktdaten, Varianten, Merkmale, Bilder. * [Auswertungen](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen) - Reports, Schnellreports, PivotCharts, KI-Analysen. * [QM](/wiki/20-fachbereiche/qm) - Reklamationen. * [Organisation](/wiki/20-fachbereiche/organisation) - Aufgabenverwaltung. ## Auswertungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen Reports, Statistiken und Analysen — von der einfachen Excel-Liste bis zur KI-generierten Auswertung. ### Module * [Report-Verwaltung](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) - Administrationsbereich für alle Auswertungen und Formulare, inkl. Rechtevergabe. * [Schnellreports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports) - Als Excel-Tabelle generiert; der gebräuchlichste Auswertungstyp. * [PivotCharts](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/pivotcharts) - Pivot-Tabellen mit dynamischem Diagramm; mehrere Ansichten speicherbar. * [KI-gestützte Analysen und Reports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports) - Auswertungen aus natürlicher Sprache; benötigt OpenAI-Key, neue Analysen kosten. * [Report Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) - Gestaltung aller Ausgabeformulare und Labels, inkl. Barcodes. ### Verwandte Konzepte * [Add-in Report-Galerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-report-galerie) - Zugriff auf freigeschaltete Reports im Startmenü. * [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) - Der Report Designer gehört technisch dazu. ## KI-gestützte Analysen und Reports Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports Erzeugt Auswertungen aus natürlichsprachlichen Anweisungen auf Basis von Datenpools; benötigt OpenAI-Key, neue Analysen verursachen API-Kosten. Das Modul verwandelt rohe Unternehmensdaten in handlungsorientierte Auswertungen — über zwei Wege: **manuelle Pivot-Analyse** per Drag & Drop und **KI-gestützte Analyse** per natürlicher Sprache. Gespeicherte Analysen lassen sich jederzeit mit aktuellen Daten wiederverwenden. ### Grundlagen #### Datenpools Basis jeder Analyse ist ein **Datenpool** — eine vom Systemadministrator vordefinierte Datensammlung (z. B. Verkaufsdaten, Lagerdaten), die alle relevanten Felder eines Analysebereichs enthält. Für den Anwender entfällt damit die technische Komplexität der Datenbank. #### Report Galerie Zentraler Startpunkt. Enthält alle verfügbaren **Datenpools** für neue Analysen sowie alle **gespeicherten Analysen** von Ihnen und Kollegen. ### Manuelle Pivot-Analyse 1. Zur **Report Galerie** navigieren. 2. Den gewünschten **Datenpool** auswählen — die leere Analyseansicht öffnet sich. 3. Felder aus der Liste links in die vier Bereiche ziehen: | Bereich | Funktion | Beispiele | |---------|----------|-----------| | **Zeilen** | Gliedert die Daten vertikal | `Kundenname`, `Artikelgruppe` | | **Spalten** | Gliedert die Daten horizontal | `Jahr`, `Monat` | | **Daten (Werte)** | Berechnet die Kennzahlen | `Umsatz`, `Menge`, `Marge` | | **Filter** | Globale Filter für die gesamte Auswertung | `Vertriebsmitarbeiter` | **Verfeinern:** Filtern über das Trichter-Symbol, Gruppieren per Rechtsklick (bei Datumsfeldern z. B. nach `Quartal` oder `Jahr`), Sortieren per Klick auf die Spaltenüberschrift. Das Chart rechts lässt sich über **Chartlayout** konfigurieren. **Speichern:** Über **„Speichern als“** bzw. **„Speichern“** — mit klarem **Namen**, aussagekräftiger **Beschreibung** (wichtig, um den Zweck später nachzuvollziehen) und einer **Kategorie** wie „Vertriebs-Controlling“. ### KI-gestützte Analyse #### Voraussetzungen | Voraussetzung | Beschreibung | |---------------|--------------| | **OpenAI-Key** | Ein gültiger OpenAI API-Key muss vom Administrator in der Kontor-Systemkonfiguration hinterlegt sein. | | **Kosten** | Jede **neue** KI-Analyse erzeugt API-Kosten bei OpenAI. Das Wiederaufrufen einer **gespeicherten** Analyse ist **kostenlos**. | | **Berechtigungen** | Das Benutzerkonto muss für die KI-Funktionalität freigeschaltet sein. | #### Ablauf 1. **Formulieren** — detaillierte Anweisung in das Feld **„Beschreibung“**. 2. **Starten** — Button **„KI-Analyse starten“**. 3. **Verarbeiten** — die KI generiert ein Analyse-Skript; das kann bis zu einer Minute dauern. 4. **Validieren** — zwei Ergebnisse prüfen: - **Analyseergebnis (grüner Text):** die Beschreibung der KI, wie sie die Anweisung umgesetzt hat — **sorgfältig prüfen** - **Fertige Auswertung:** Pivot-Tabelle und Chart werden automatisch befüllt 5. **Speichern** — das KI-Skript wird mitgespeichert und lässt sich jederzeit kostenfrei mit aktuellen Daten neu ausführen. #### Gute Anweisungen formulieren Die Qualität der Anweisung bestimmt die Qualität des Ergebnisses. Checkliste: - **Was** soll ausgewertet werden? (Umsatz, Marge, Stückzahl) - **Wovon**? — Feldnamen exakt nennen (`Artikelname`, `Warengruppe`) - **Welcher Zeitraum**? - Gibt es **Vergleiche**? (z. B. Vorjahreszeitraum) - Gibt es **Bedingungen/Filter**? - Wie soll **sortiert** werden? | Zu vage | Präzise | |---------|---------| | „Zeig mir den Umsatz." | „Erstelle eine Analyse des **Umsatzes** pro **Warengruppe** für das **gesamte Jahr 2023**. Vergleiche mit dem **Umsatz aus 2022** und zeige die **prozentuale Veränderung**. Sortiere nach höchster prozentualer Steigerung." | | „Welche Kunden kaufen viel?" | „Liste die **Top 10 Kunden** nach **Gesamtumsatz** im Zeitraum **01.01.2024 bis heute**. Schließe Rechnungen mit Zahlungsart ‚Bar' aus. Zeige neben dem Umsatz die **Anzahl der Rechnungen**." | ### KI-Report-Assistent Ein zweiter, assistentengeführter Einstieg erzeugt Reports ebenfalls per natürlicher Sprache: 1. Startmenü → **Administrationsbereich** → Button **KI-Report**. 2. Auf **Weiter** klicken und die Aufgabe formulieren — frei in natürlicher Sprache oder aus den **Beispielen** gewählt. Etwa: *„Zeige eine Liste der fünf umsatzstärksten Kunden des letzten Jahres."* 3. **Wichtig:** Im Register **Erweiterungen** muss der **Bot Kontordatenbank-Experte** aktiviert sein — er übernimmt die Erstellung. Siehe [Bot-Konfiguration](/wiki/40-technik/customizing/bot-konfiguration). 4. Mit **Weiter** wird der Report erzeugt und lässt sich als **Vorlage** speichern. ### Anwendungsbeispiele **Vertriebssteuerung** — Top- und Flop-Produkte identifizieren: > „Zeige mir eine Liste aller Artikel, sortiert nach dem Gesamtumsatz im letzten abgeschlossenen Monat. Zeige zusätzlich die verkaufte Menge und die Bruttomarge pro Artikel. Stelle die Top 10 Artikel als Balkendiagramm dar." **Lageroptimierung** — Ladenhüter finden: > „Liste alle Artikel aus der Warengruppe ‚Saisonware Sommer', die in den letzten 90 Tagen weniger als 5-mal verkauft wurden. Zeige den aktuellen Lagerbestand und den letzten Verkaufstag an. Sortiere nach dem höchsten Lagerbestand." ### Administration Durch den Systemadministrator verwaltet: - **Datenpools verwalten** — neue Datenpools definieren, um weitere Unternehmensbereiche verfügbar zu machen - **KI-Einstellungen** — OpenAI-Key hinterlegen, System-Prompts und KI-Modelle anpassen - **Benutzerberechtigungen** — Zugriff auf Datenpools und KI-Funktionen granular je Benutzer steuern ## PivotCharts Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/pivotcharts Pivot-Tabellen mit dynamischem Diagramm — Felder per Drag & Drop in Zeilen-, Spalten- und Datenbereich ziehen; mehrere Ansichten speicherbar. **PivotCharts** (auch Pivot-Tabellen) arbeiten wie die aus Excel bekannten Pivot-Tabellen und ermöglichen eine intuitive, flexible Datenanalyse mit dynamischem Diagramm. ### Aufruf - direkt aus der **Reportgalerie** - aus Kontor-Modulen - über einen [Schnellreport](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports) Wie bei Schnellreports basiert ein PivotChart auf einer spezifischen, in Kontor.MED hinterlegten Datenmenge. ### Aufbau Nach dem Aufruf werden alle verfügbaren Felder angezeigt. Der Anwender zieht die benötigten Spalten: - in den **Zeilenbereich** - in den **Spaltenbereich** Die zu analysierenden Daten (z. B. Umsätze oder Erlöse) werden im **Hauptbereich** zugeordnet — der Spalte ganz oben links. Die Spaltenbreite ist frei änderbar. ### Diagramm Das Diagramm entsteht auf der **rechten Seite**. Durch Markierung von Spalten oder Zeilenbereichen in der Pivot-Tabelle ändert sich das Diagramm — die Wirkung der Datenauswahl ist so unmittelbar erkennbar. #### ChartLayout Über den Button **ChartLayout** lassen sich Diagrammtypen, Darstellungsarten und weitere Optik-Einstellungen wählen. Sie werden mitgespeichert, wenn die Ansicht gespeichert wird. ### Filtern Die dargestellten Daten lassen sich eingrenzen — etwa Umsatz- oder Erlösdaten auf bestimmte **Vertreter** oder **Vertriebsregionen**. ### Ansichten speichern 1. Alle Anpassungen an der Tabelle vornehmen. 2. Über die Toolbar oben eine **Ansicht speichern**. Für dieselbe Pivot-Tabelle lassen sich **mehrere Ansichten** speichern, um die Daten aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten. ### Verwandte Konzepte * [KI-gestützte Analysen](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports) — dieselbe Pivot-Oberfläche, per natürlicher Sprache konfiguriert ## Report Designer Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer Werkzeug des Programmdesigners zur Gestaltung aller Ausgabeformulare — Rechnungen, Lieferscheine, Auswertungen und Labels, inkl. Barcodes. Der **Report Designer** gehört zum Programmbereich [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner). Mit ihm lassen sich alle bestehenden Ausgabeformulare beliebig gestalten — und zwar **durch den Kunden selbst**. ### Gestaltbare Formulare - Rechnungsformulare - Lieferscheine - Auswertungen - Labels ### Fortgeschrittene Funktionen - Integration von **Barcodes** mit über **20 verschiedenen Barcode-Typen** - Integration von **Bildern** - Integration von **medizinischen Produktsymbolen** - Generierung kundenspezifischer Labels, Produktlabels und Labels für die Lagerverwaltung Auch [Chargen-Labels](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) mit **UDI**-Barcodes entstehen über den Label Designer. ### Verwandte Konzepte * [Report-Verwaltung](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) — Verwaltung und Rechtevergabe der Reports * [Formulareinrichtung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) — Steuerung der Formularausgabe * [Schnellreports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports) — Drucklayout über den Report Designer ## Report-Verwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung Administrationsbereich für alle Auswertungen und Formulare; verwaltet Reporttypen, ermöglicht neue Formulare und setzt Zugriffsrechte je Report. Die **Report-Verwaltung** ist der Administrationsbereich, in dem die verfügbaren Auswertungen verwaltet und erweitert werden. **Zugang:** Startmenü → Administrationsbereich → Button **Report-Verwaltung** Dort erscheinen nach Rubriken alle vorhandenen Reports — Auswertungen, Schnellreports, Diagramme sowie Formulare wie Rechnungen oder Lieferscheine. Als [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) lassen sich alle bearbeiten und neue erstellen; je Formular bzw. Auswertung werden die **Zugriffsrechte** für Benutzer gesetzt. Hier erfolgt auch die Freischaltung von Reports für das [Add-in Report-Galerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-report-galerie). ### Reporttypen | Typ | Beschreibung | |-----|--------------| | **Listen** | Klassische Reports — ein druckbarer Bericht für Bildschirm oder Druckausgabe. Beispiel: offenes Postenjournal. | | **Dashboards** | Grafischer Report, der mehrere Auswertungsbereiche in einem Bildschirm zusammenfasst. | | **[Schnellreports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports)** | Als **Excel-Tabelle** generiert; leicht einzurichten, filter- und gruppierbar, Layout speicherbar. **Der gebräuchlichste Auswertungstyp.** | | **[Pivot-Tabelle / PivotChart](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/pivotcharts)** | Daten in einer Pivot-Tabelle mit zugehörigem Diagramm; schnell filter- und umgruppierbar. | | **Labels** | Werden mit demselben [Report-Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) bearbeitet; einstellbar sind Größe des Labels und Verteilung auf einer Seite, inkl. **Barcodes**. | ## Schnellreports Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/schnellreports Als Excel-Tabelle generierte Auswertungen, aufrufbar aus dem Startmenü oder direkt aus Modulen; filter-, gruppier- und speicherbar. **Schnellreports** ermöglichen es, unterschiedlichste Daten flexibel und schnell zu analysieren. Sie sind der gebräuchlichste Auswertungstyp in Kontor.MED. ### Aufruf #### 1. Nach Abteilungen aufgeklappt In der Abteilungsstruktur werden die Reports je nach Auswertungstyp angezeigt. Schnellreports tragen ein eigenes Symbol, das einer **Excel-Tabelle** ähnelt, und lassen sich direkt starten. #### 2. Direkt aus Modulen Über die Toolbar im Modul und das **Report-Icon** lassen sich die mit dem Modul verbundenen Schnellreports auswählen. **Vorteil:** Die Datensatzauswahl bezieht sich direkt auf die im Modul ausgewählten Datensätze — ein Arbeitsschritt entfällt. ### Parameter Vor dem Start werden **Parameterwerte** eingegeben, die die Datensatzauswahl initial beschränken. ### Auswertung in der Datentabelle Mit Such-, Gruppierungs- und Filterfunktionen lässt sich der Report frei strukturieren und Summen bilden. | Funktion | Beschreibung | |----------|--------------| | **Gruppensummen** | Für numerische Spalten anpassbar. | | **Spaltenanpassung** (Rechtsklick) | Spaltenformat, Summierungsformat und Spaltenüberschrift ändern. | | **Navigation** | Direkt vom Schnellreport in den zugeordneten Kundenauftrag oder Artikel springen. | ### Layout speichern 1. Schnellreport gruppieren — entsprechende Spalten in die Spaltenüberschriften ziehen. 2. Optik des Reports anpassen. 3. Über das **Dateimenü** die Option **„Einstellung speichern“** wählen. Der individuelle Report liegt beim nächsten Aufruf wieder in derselben Form vor. ### Weiterverarbeitung - Über den [Report Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) lässt sich ein **Drucklayout** erstellen, wodurch die Druckpräsentation deutlich detaillierter wird. - Die Daten lassen sich als [PivotChart](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/pivotcharts) darstellen. ## Buchhaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung Kontor.MED hat **keine eigene Finanzbuchhaltung**, sondern Schnittstellen zu externen Systemen plus unterstützende Module für den Alltag. ### Module * [Register Buchhaltung](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/register-buchhaltung) - Belegarchiv, DATEV-Export, Zahlungsabgleich, DMS, Mahnwesen im Überblick. * [Offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnwesen](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/offene-posten-zahlungseingaenge-und-mahnwesen) - Offene Rechnungen, Zahlungsbuchungen, Mahnlauf per E-Mail oder Druck. ### Noch nicht beschrieben Die Quelle zum [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) nennt im Register Buchhaltung zusätzlich: * SEPA-Export - Export für Rechnungen; bislang ohne eigene Quelle. Der **Zahlungsabgleich** ist bisher nur im [Registerüberblick](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/register-buchhaltung) beschrieben und hätte eine eigene Seite verdient, sobald Material vorliegt. ### Zugehörige Prozesse * [Mehrwertsteuerklassen und Erlöskonten einrichten](/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten) - Voraussetzung für die DATEV-Übergabe. * [Belege für das DMS erfassen](/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen) - Scannen, fotografieren oder importieren. ### Anschließende Bereiche * [DATEV-Schnittstelle](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) - Übergabe von Buchungssätzen und Beleg-PDFs. * [Eingangsrechnung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung) - Erfassung liegt im Einkauf. * [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) - Bei der Fakturierung geführt. * [DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)) - Dokumentenmanagement, eingebaut oder über ECO-DMS. ## Offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnwesen Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/offene-posten-zahlungseingaenge-und-mahnwesen Verwaltet offene Rechnungen, verbucht Zahlungseingänge inklusive Teilzahlungen und steuert den Mahnlauf per E-Mail oder Druckausgabe. Das Modul liegt im [Register Buchhaltung](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/register-buchhaltung) und gibt Zugriff auf die Liste der aktuellen Rechnungen und die offenen Posten. ### Zahlungseingänge buchen 1. Offene Rechnung über das **Suchfeld** suchen (Kundenname oder Rechnungsnummer). 2. Mit **Doppelklick** den Datensatz öffnen. 3. Über den Button **Zahlungseingang** die Zahlung verbuchen. #### Zahlungsfälle Neben der **Komplettzahlung** sind unter anderem möglich: - automatischer **Kontoabzug** - **Anzahlung** - Zahlung in **mehreren Etappen** Mit dem Buchen wird der Restbetrag der offenen Rechnung angepasst und ist in der Regel danach Null. #### Stornierung Gebuchte Zahlungseingänge lassen sich über die Liste der **Zahlungsbuchungen** wieder stornieren, falls ein Fehler passiert ist. ### Mahnwesen In der Regel wird der Mahnprozess gestartet, **nachdem alle Zahlungseingänge verbucht** wurden. 1. Über vordefinierte Filter die zur Mahnung offenen Rechnungen filtern. 2. Filter verfeinern, ggf. Einzelauswahl über **Mehrfachauswahl**. 3. Nur noch die zu mahnenden Rechnungen angewählt lassen. 4. Über den Button **Mahnlauf durchführen** starten. #### Ausgabe | Ausgabeart | Optionen | |------------|----------| | **E-Mail** (Standardfall) | Optional Kopien der angemahnten Rechnungen einfügen. | | **Druckausgabe** | Optional Kopie der jeweiligen Rechnung mit ausdrucken. | Nach dem Generieren aller Mahnungen kann nach Rückfrage der **Status der angemahnten Rechnungen** aktualisiert werden. > **Hinweis zur Quellenlage:** Das Original-Transkript der Quelle bricht am Ende des Abschnitts zum Status der angemahnten Rechnungen ab; dieser Schritt ist dort nur aus ergänzendem Fließtext rekonstruiert. Der Ablauf nach dem Mahnlauf ist damit nur teilweise belegt. ## Register Buchhaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/register-buchhaltung Kontor.MED hat keine eigene Finanzbuchhaltung, sondern Schnittstellen (v. a. DATEV) plus unterstützende Module für Belege, Zahlungen, DMS und Mahnwesen. Kontor.MED beinhaltet **kein eigenständiges Buchhaltungsmodul**. Stattdessen bietet es [Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) wie DATEV sowie unterstützende Module für die täglichen Aufgaben im Bereich Buchhaltung. ### Module im Register | Modul | Zweck | |-------|-------| | [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) | Automatisch gespeicherte Belege (Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) samt PDF; nachträglich anzeigbar und per E-Mail versendbar. | | [DATEV Export](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) | Übergabe von Ausgangs- und Eingangsrechnungen an DATEV-kompatible Software. | | **Zahlungsabgleich** | Ordnet eingehende Zahlungen Aufträgen zu und bucht den Zahlungseingang. | | [DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)) | Elektronische Verwaltung von Ausgangsbelegen, Eingangsrechnungen und weiteren Dokumentarten. | | [Rechnungsausgang / Mahnwesen](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/offene-posten-zahlungseingaenge-und-mahnwesen) | Verwaltung der offenen Posten, Zahlungseingänge, automatische Mahnungen. | ### Zahlungsabgleich Das Modul ordnet eingehende Zahlungen schnell den Aufträgen zu — in vielen Fällen **vollautomatisch**. Vorteile gegenüber manueller Buchung: - kein zeitaufwendiges Zuordnen anhand der Kontoauszüge - Zahlungseingänge werden deutlich schneller erfasst - der Zeitraum bis zum Versand der bestellten Ware verkürzt sich Besonders bei mehreren hundert Aufträgen am Tag spart das erheblich Zeit. ### DMS und EcoDMS Erfassung elektronisch (z. B. als E-Mail) oder in Papierform (Beleg wird gescannt). Neben dem eigenen integrierten DMS besteht eine Schnittstelle zu **EcoDMS**, einem **revisionsfähigen** DMS-System, das den Weg zum papierlosen Büro unterstützt. ### Mahnwesen Kontor.MED generiert automatisch Mahnungen für offene Rechnungen, versendbar in Papierform oder per E-Mail. Alternativ kann das Mahnwesen auch in einer angeschlossenen Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV) erfolgen. ## E-Commerce Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce Produktdaten aus einer Datenbasis in mehrere Verkaufsplattformen ausspielen, plus den eigenen B2B-Shop. ### Module * [E-Commerce](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce) - Synchronisationscenter und B2B-Artikel; zeitgesteuerte Prozesse. * [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop) - Kundenindividuelles Sortiment, Preise, Bestellübersicht, Web-Tracking. * [Produktdatenverwaltung für E-Commerce](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce) - Variantenschema, plattformspezifischer Kategoriebaum, Beschreibungen je Sprache. * [Produktvarianten](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten) - Artikelzentralnummer und mehrdimensionales Variantenschema. * [Produktmerkmale](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets)) - Merkmalsets für konsistente technische Attribute. * [Produktbilderverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktbilderverwaltung) - Produktgalerie im Artikelstamm und das Modul Artikelbilder. ### Anschließende Bereiche * [E-Commerce-Plattformen](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) - Schnittstellen zu Shopware und Shopify. * [Kundenartikeldetails](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails) - Wirken auf die Übergabe an den B2B-Shop. ## B2B-Shop Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop Webshop-Bestellsystem mit kundenindividuellem Sortiment, Preisen, Bestellübersicht, Web-Tracking und Zugriff auf gespeicherte Belege. Der **Kontor.MED B2B-Shop** ist ein umfangreiches und zugleich leicht zu bedienendes Webshop-Bestellsystem. Die einfache Bedienung ist ausdrücklich Ziel — damit Kunden das System gerne und häufig nutzen. ### Personalisierter Zugang Kunden erhalten einen echten **personalisierten Zugang**: Er beinhaltet **nur ihr Produktsortiment** mit den **speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen**. Hinterlegt werden diese über [B2B-Artikel](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce) und die [Kundenartikeldetails](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails); Kontor.MED spielt sie automatisch in den Shop aus. Auch **spezifische Bestellmengen** lassen sich hinterlegen. ### Inhalte Der Shop kann kundenindividuell ausgestattet werden mit: - **Produkttexten** - **Produktdatenblättern** ### Bestellübersicht und Web-Tracking Für Kunden steht eine umfangreiche Bestellübersicht bereit. Sie: - gibt den **aktuellen Status der Bestellungen** wieder - umfasst **Tracking-Daten des Versanddienstleisters** und ermöglicht so **Web-Tracking** ### Nutzen für die Arztpraxis Die Arztpraxis hat komfortablen Überblick über **bevorstehende Lieferungen** und **Rückstände** und kann direkt auf abgespeicherte Belege zugreifen — etwa Rechnungen und Lieferscheine. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. ### Verwandte Konzepte * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) — Register Webshop/B2B-Shop steuert Freigabe, Preis- und Bestandsanzeige ## E-Commerce Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce Produktdatenverwaltung für mehrere Verkaufsplattformen aus einer Datenbasis, eigener B2B-Shop sowie Synchronisationscenter für zeitgesteuerte Prozesse. Kontor.MED umfasst eine umfangreiche Produktdatenverwaltung, die aus **einer einzigen Datenbasis** Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen ausspielt — eigener Webshop, Marktplätze und gängige Shoplösungen der Medizinproduktebranche. Dazu kommt ein **eigener B2B-Shop**. ### Register E-Commerce im Startmenü | Modul | Zweck | |-------|-------| | **Synchronisationscenter** | Arbeitet Aufgaben **zeitgesteuert** ab. | | **B2B-Artikel** | Hinterlegt kundenspezifische Artikelsortimente für den Shop. | #### Synchronisationscenter Typische Einsatzbereiche: - **Auftragsimporte** - **Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen**, z. B. dem eigenen Webshop - **Datenaustausch mit Portalen** von Lieferanten oder Kunden Das Modul ist flexibel erweiterbar und trägt den automatisierten Workflow im E-Commerce. Es ist auch der Weg, über den [Shopware- und Shopify-Aufträge](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) automatisch eingelesen werden. #### B2B-Artikel Kundenspezifisch pflegbar sind: - **Kundenspezifische Kategorien** für die Artikel - **Verpackungseinheiten** - **Bezeichnungen** - **Konditionen**, die für den Kunden im B2B-Shop gelten Damit lässt sich direkt aus Kontor.MED ein passgenauer [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop) mit kundenspezifischen Konditionen anbinden. ### Verwandte Konzepte * [Produktdatenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce) — Felder und Funktionen für den Onlineverkauf * [E-Commerce-Plattformen](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) — Shopware und Shopify * [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop) ## Produktbilderverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktbilderverwaltung Zuordnung von Produktbildern über das Add-in Produktgalerie im Artikelstamm sowie übergreifend über das Modul Artikelbilder. ### Einsatzbereiche von Produktbildern | Bereich | Nutzen | |---------|--------| | **Orientierung** | Produktbilder erscheinen, sobald ein Artikel aufgerufen wird. | | **Angebote** | Bilder lassen sich in [Angeboten](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul) einblenden. | | **Lager** | Anzeige beim Scannen eines Artikels. | | **E-Commerce** | Besonders wichtig — gute Bilder sorgen für optimale Produktpräsentation. | ### Zuordnung über das Add-in Produktgalerie Im **Artikelmodul** über das Add-in **Produktgalerie** (auch Bildergalerie), das im Artikelstamm standardmäßig auf der rechten Seite liegt. Siehe [Add-in Bildergalerie](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-bildergalerie). Zwei Wege zum Einfügen: 1. **Importieren** — öffnet eine Dateiauswahl für **PNG-** oder **JPG-Dateien** vom eigenen Rechner. 2. **Einfügen** — übernimmt ein Bild aus der **Zwischenablage**, z. B. von einer Internetseite. ### Bildrechte Es sollten **nur Bilder verwendet werden, an denen die Bildrechte bestehen**. Derselbe Hinweis gilt für Bilder in Angeboten. ### Übergreifende Verwaltung Über das Modul **Artikelbilder**, aufgerufen aus dem Artikelstamm über den Link **Bilder zuordnen**. Dort lässt sich nach einzelnen Produkten filtern und zugeordnete Bilder bearbeiten oder ergänzen. ## Produktdatenverwaltung für E-Commerce Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce Felder und Funktionen im Artikelstamm für den Onlineverkauf — Variantenschema, plattformspezifischer Kategoriebaum, Beschreibungen je Sprache und Bilderverwaltung. Kontor.MED bietet eine Vielzahl von Feldern, die speziell für den Onlineverkauf konzipiert sind. Ziel: Produktdaten **direkt aus dem Artikelstamm** online anbieten — **ohne zusätzliche Datenpflege** im Shop und **ohne Zusatztools**. ### Variantenverwaltung Artikel lassen sich über ein **Variantenschema** gruppieren, sodass sie online in einer gemeinsamen Ansicht erscheinen — in Shops und Marktplätzen das Standardverfahren. Details und Konfiguration siehe [Produktvarianten](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten). ### Kategoriebaum Produkte werden mit einem **Kategoriebaum** verknüpft, der **pro Verkaufsplattform unterschiedlich** gestaltet sein kann. Jedes Produkt wird je Plattform den Kategorien zugewiesen, unter denen es dort erscheinen soll. ### Reiter Verkaufsplattformen Im Reiter **Verkaufsplattformen** der Artikelverwaltung stehen weitere Felder bereit: | Feld / Funktion | Zweck | |-----------------|-------| | **Grundpreisverwaltung** | Steuerung der Grundpreisangaben. | | **Versandkostensteuerung** | Steuerung der Versandkosten. | | **Lagerampel** | Steuerung der Lagerampel-Darstellung. | ### Produktbeschreibungen Unterschiedliche, ausführliche Beschreibungen je Produkt — nützlich für Kunden **und Suchmaschinen**. Die Texte lassen sich **pro Verkaufsplattform und Sprache** individuell gestalten. ### Bilderverwaltung Beliebig viele Bilder pro Produkt, online an die Verkaufsplattform synchronisierbar. Siehe [Produktbilderverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktbilderverwaltung). ### Verwandte Konzepte * [Produktmerkmale](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets)) — Merkmalsets für technische Attribute * [E-Commerce-Plattformen](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) ## Produktmerkmale (Merkmalsets) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets) Gruppen von Attributen, die Produkten als Set zugeordnet werden; ermöglichen konsistente Produktdaten für E-Commerce und Produktdatenblätter. **Produktmerkmale** erweitern die Produktdatenverwaltung. Über **Merkmalsets** lassen sich Attribute flexibel und konsistent zuordnen. ### Zugang 1. Startmenü → Administrationsbereich 2. Button **Grundeinstellungen** 3. Register **Grundeinstellungen** 4. Gruppe **Artikel** → Link **Merkmalsets** ### Was ist ein Merkmalset? Ein Merkmalset umfasst eine Gruppe einzelner Merkmale oder Attribute. Dem Produkt wird nur das **Set** zugeordnet — damit steht automatisch fest, welche einzelnen Attribute für dieses Produkt infrage kommen. **Beispiel:** Ein Merkmalset für **Spritzen** enthält Füllmenge, Material und Einsatzzweck. Für andere Produktgruppen werden eigene Sets definiert. ### Nutzen Eine flexible und konsistente Zuordnung von Produktdaten nach einheitlichem Schema, verwendbar für: - den [E-Commerce-Bereich](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce) — auch zur Übergabe an [Shopware](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) - **Produktdatenblätter** ### Zuordnung im Artikelstamm Über die Registerkarte **Merkmalsets**. **Hinweis:** Diese Registerkarte ist standardmäßig **nicht aktiviert** und muss ggf. über den [Layout Designer](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) in der Konfiguration des Artikelmoduls eingeblendet werden. ## Produktvarianten Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten Fasst zusammengehörige Artikel über die Artikelzentralnummer und ein Variantenschema zusammen; mehrdimensional (Länge, Größe, Farbe …) und im E-Commerce nutzbar. Die **Variantenkonfiguration** gibt Benutzern — insbesondere im Internet — einen Überblick über die Ausprägungen eines Artikels, ermöglicht die einfache Auswahl und das Legen in den Warenkorb. ### Zugang 1. **Administration** (Dateimenü) 2. Button **Grundeinstellungen** 3. Gruppe **Artikel** → Link **Variantenkonfiguration** Das Modul ist **nur für [Administratoren](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator)** zugänglich. ### Artikelzentralnummer und Variantenschema Zusammengehörige Artikel werden über eine gemeinsame **Artikelzentralnummer** zusammengefasst. Zusätzlich wird dem Artikel ein **Variantenschema** zugeordnet, das die Dimensionen festlegt: | Art | Beispiel | |-----|----------| | Eindimensional | Dimension **Länge** — der Artikel ist in unterschiedlichen Längen bestellbar. | | Mehrdimensional | Zusätzliche Dimensionen wie **Größe**, **Farbe** usw. | Nach Festlegung der zulässigen Dimensionen werden die konkreten Ausprägungen definiert — etwa welche Längen oder Farben verfügbar sind. #### Anzahl der Dimensionen — abweichende Quellenangaben > Die Quellen widersprechen sich hier. [1] nennt **bis zu drei** Variantendimensionen in der Standardkonfiguration, beliebig erweiterbar. [2] spricht von einem Varianten-Schema **von bis zu fünf Dimensionen**. Da [1] die spezifischere Darstellung des Konfigurationsmoduls ist, dürfte „drei im Standard, erweiterbar" die genauere Angabe sein und die Fünf einen bereits erweiterten Ausbau beschreiben. Vor Planungen mit mehr als drei Dimensionen sollte das geprüft werden. ### Einsatz Nach Zuordnung des Variantenschemas zum Artikel und Gruppierung über die Artikelzentralnummer ist die Konfiguration auch für [E-Commerce-Plattformen](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) nutzbar. ## Einkauf Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf Module des Registers Einkauf — Bedarfsermittlung, Bestellung, Lieferantenpflege und Rechnungsprüfung. ### Module * [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) - Übersicht aller Module des Einkaufs. * [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) - Ermittelt den Bedarf und erzeugt lieferantenweise Bestellvorschläge. * [Bestellmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) - Aktuelle und erledigte Bestellungen in drei Status, bis zum Wareneingang. * [Rückstandsmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul) - Offene Bestellpositionen, Lieferengpässe, Bestellmahnungen. * [Lieferantenmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/lieferantenmodul) - Stammdaten, Konditionen, Sortiment; wirkt in die Bestellplanung. * [Preisplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung) - Preisänderungen per Excel-Import einplanen, Margen prüfen, aktivieren. * [Eingangsrechnung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung) - Lieferantenrechnungen erfassen, Positionen zuordnen, Preise prüfen. ### Zugehörige Prozesse * [Wareneingang stornieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) - Fehlerhafte Positionen beim Verräumen stornieren. ### Verwandte Bereiche Die Preisstruktur der Verkaufsseite steht im [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem); der ABDA-Katalog unter [Integrationen](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)). ## Bestellmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul Verwaltet aktuelle und erledigte Bestellungen in drei Status; Erfassung manuell oder über automatische Bestellvorschläge, bis zum Wareneingang. Das **Bestellmodul** ist über das [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) erreichbar und zeigt aktuelle wie erledigte Bestellungen. ### Status Die Statusführung ist bewusst schlank — es gibt nur drei Status: 1. **Neue Bestellungen** — in der Erfassung befindlich 2. **Nicht komplett gelieferte Bestellungen** — teilweise geliefert 3. **Erledigte Bestellungen** ### Manuelle Erfassung Eine Bestellung wird **wie ein Auftrag** erfasst. Angebbar sind unter anderem: - **Lieferant** und dessen **Konditionen** - **Zahlungskonditionen** - **Kopf-** und **Fußtexte** In der Praxis wird das Modul allerdings hauptsächlich durch die **automatischen Bestellvorschläge** aus der [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) gefüllt. ### Versand und Wareneingang Nach Eingabe der Artikel kann die Bestellung **direkt per E-Mail an den Lieferanten** gesendet werden. Sie steht dann im Status **„in Bestellung“** und verbleibt dort, bis der Wareneingang erledigt ist. Ein **Wareneingang** lässt sich direkt aus dem Modul anstoßen — über den Button **Wareneingang** im linken Bereich. ### Verwandte Konzepte * [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) — erzeugt die Bestellvorschläge * [Rückstandsmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul) — Überwachung offener Bestellpositionen * [Wareneingang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) ## Bestellplanung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung Ermittelt aus Bestand, Reservierungen, offenen Bestellungen und Mindestbeständen den Bedarf und erzeugt lieferantenweise Bestellvorschläge. Die **Bestellplanung** im [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) ermittelt für ein Lager und ggf. bestimmte Lieferanten alle nachzubestellenden Artikel. Sie ist das zentrale Instrument, um Lagerbestände zu optimieren, klein zu halten und **Ladenhüter zu vermeiden**. Start über den Button **Neue Bestellplanung**. ### Parameter | Parameter | Bedeutung | |-----------|-----------| | **Lager** | In der Regel hat das Unternehmen nur eines — der Vorgabewert kann meist bleiben. | | **Lieferantennummer** | Leer gelassen: Planung für **alle Lieferanten gleichzeitig**. Sonst gezielt einer oder mehrere. | | **Modus** | *Standard* bestellt beim **Standardlieferanten** des Artikels; alternativ sucht Kontor.MED den Lieferanten mit dem **günstigsten EKA**. | | **Kalkulatorischer Bestellbedarf** (optional) | Berücksichtigt den mittleren Verbrauch — einstellbar, wie weit zurück gerechnet wird, ab welchem mittleren Verbrauch ein Artikel einbezogen wird und für wie viele Tage der voraussichtliche Verbrauch gilt. | Je Artikel können neben dem Standardlieferanten beliebig viele weitere Lieferanten hinterlegt sein. ### Bedarfsermittlung Über den Button **Neue Vorschläge** werden alle Produkte vorgeschlagen, für die ein Bedarf ermittelt wurde. Der Bedarf ergibt sich aus: - momentanem **Lagerbestand** - **Reservierungen** durch Kunden - bereits getätigten **Bestellungen** bei Lieferanten - **Mindestbeständen** der Artikel — auch [je einzelnem Kunden planbar](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails) - sofern eingestellt: dem **voraussichtlichen Bedarf** der nächsten Tage ### Vorschlagsliste Die Produkte werden **lieferantenweise** vorgeschlagen. Direkt sichtbar sind: - die **Einkaufseinheiten**, in denen ein Artikel bestellt werden muss - **Versandkosten** und **Mindestbestellwerte** der Lieferanten - eine direkte **manuelle Anpassung der Mengen** ### Umwandlung in Bestellungen Zwei Arbeitsweisen, je nach Unternehmen: - **Automatisch für alle Vorschläge** — per Mehrfachauswahl alle anwählen - **Lieferantenweise** — Lieferant für Lieferant abarbeiten Nach der Übernahme lassen sich in den [Bestellungen](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) noch Mengen anpassen und Einzelartikel hinzunehmen oder entfernen. Anschließend erzeugt der **Stapeldruck** die E-Mails an die Lieferanten. Die Bestellungen stehen dann im Status **bestellt** und werden ab diesem Zeitpunkt in der [Disposition](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/dispositionsmodul) berücksichtigt. ## Eingangsrechnung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung Erfasst Lieferantenrechnungen, ordnet sie gelieferten Positionen zu, prüft Preise und leitet an DATEV weiter; errechnet den durchschnittlichen Einkaufspreis. Das Modul **Eingangsrechnung** liegt im [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf). ### Neue Eingangsrechnung erfassen Über den Button **Neu**. Zunächst wird der **Lieferant** ausgewählt, dann werden die Daten aus dem Beleg übernommen: - Belegnummer - Buchungstext - Zahlungsbedingungen (falls abweichend) - Nettobetrag aus dem Beleg Zusätzlich lassen sich **Zusatzkosten** registrieren (Frachtkosten, Energiekosten u. a.). Daraus ergibt sich der **Bruttogesamtbetrag**. ### Positionenzuordnung Über den Button **Positionenzuordnung** öffnet sich ein Dialog mit allen Positionen, die vom jeweiligen Lieferanten geliefert wurden und denen **noch keine Eingangsrechnung** zugeordnet ist. 1. Über die **Checkbox** festlegen, auf welche Artikel sich die Eingangsrechnung bezieht. 2. Auf **Übernehmen** klicken — das Auswahlfenster schließt sich, und der Nettobetrag wird angepasst, falls er vom Nettobetrag der Rechnung abweicht. 3. Mit **Speichern** die Eingangsrechnung übernehmen. ### Preisprüfung Bei Preisabweichung — und generell — sollte eine **Preisprüfung** erfolgen. Kontor.MED listet alle zugeordneten Artikel im Bereich **Artikel** auf; die ermittelten Preise lassen sich mit denen des Lieferanten vergleichen. - Bei Unstimmigkeiten können die Preise in Kontor.MED angepasst werden. - Andernfalls wird die Prüfung abgeschlossen und die Positionen als **geprüft** gekennzeichnet. Durch die Preisprüfung errechnet Kontor.MED automatisch den **durchschnittlichen Einkaufspreis** der Artikel. ### Weiterleitung an die Finanzbuchhaltung Registrierte Eingangsrechnungen lassen sich über die [DATEV-Schnittstelle](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) an die Finanzbuchhaltung weiterleiten. ## Lieferantenmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/lieferantenmodul Stammdaten, Ansprechpartner, Konditionen und Sortiment der Lieferanten; Versandkosten und Mindestbestellwerte wirken in die Bestellplanung. Das **Lieferanten-Modul** im [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) gibt Zugriff auf alle Lieferanten. ### Inhalte je Lieferant - **Alle Ansprechpartner** des Lieferanten - **Konditionen**, u. a. **Versandkosten** und sogar **Versandkostenbereiche** - Das **Sortiment** — die vom Lieferanten gelieferten Artikel samt geltenden Konditionen, direkt aus dem Modul einsehbar ### Wirkung auf die Bestellplanung Die hinterlegten Konditionen wirken direkt in die [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung): Dort wird darauf hingewiesen, wenn der **Mindestbestellwert nicht erreicht** wird. ## Preisplanung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung Plant Preisänderungen von Lieferanten ein — Excel-Import, Margenanzeige und automatische oder manuelle Aktivierung zum Stichtag. Das Modul **Preisplanung** im [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) dient dazu, Preisänderungen **flexibel einzuplanen** — typischerweise, wenn ein Lieferant seine Preise ändert. ### Neue Preisplanung anlegen 1. Neue Preisplanung anlegen. 2. Den betroffenen **Lieferanten** auswählen. 3. Eine **Info** zum **Grund der Preisänderung** hinterlegen. 4. Die betroffenen Artikel hinzufügen. ### Artikel hinzufügen Zwei Wege: 1. **Manuelles Hinzufügen** von Artikeln 2. **Import aus einer Excel-Datei** — der gebräuchlichere Weg. Kontor.MED gibt ein **Standardformat** vor, in das sich die vom Lieferanten erhaltenen Preisänderungen leicht überführen lassen. ### Margenanzeige Nach dem Import wird je Artikel angezeigt, wie sich die Preisänderung auswirkt: | Angezeigte Größe | Bedeutung | |------------------|-----------| | **alter EK** | bisheriger Einkaufspreis | | **alter VK** | bisheriger Verkaufspreis | | **neue Marge** | sich ergebende neue Marge | Anschließend lassen sich die **Verkaufspreise** in der Preisplanung anpassen. So kann bei Preiserhöhungen rechtzeitig nachgezogen und eine ausreichende Marge sichergestellt werden. ### Aktivierung - **Automatisch** an einem festgelegten Tag, oder - **Manuell** über den Button **Preis aktivieren** in der Toolbar Bei der Aktivierung werden **Einkaufs- und Verkaufspreise** automatisch angepasst. ### Verwandte Konzepte * [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) — Preisstufen und Preishistorie * [ABDATA-Modul](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)) — automatische Preisaktualisierung ## Register Einkauf Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf Sammelregister im Startmenü mit den Modulen für Bestellungen, Bestellplanung, Lieferanten, Eingangsrechnungen, ABDA-Katalog und Preisplanung. Das Register **Einkauf** bündelt die Module für Bestellvorgänge, Kataloginformationen, Bestellvorschläge, Lieferanten, Eingangsrechnungen und Preise. ### Module im Register | Modul | Zweck | |-------|-------| | [Bestellungen](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) | Alle Bestellvorgänge — aus automatischen Bestellvorschlägen oder manuell erfasst; für das eigene Lager oder als Streckengeschäft direkt an den Endkunden. | | [Neue Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) | Ermittelt je Lager und Lieferant die nachzubestellenden Artikel und erzeugt Bestellvorschläge. | | [ABDA Katalog](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)) | Sondermodul mit sämtlichen Produkten, die eine PZN haben (ca. 750.000). | | [Lieferanten](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/lieferantenmodul) | Lieferanten, deren Sortiment und Einkaufskonditionen. | | [Eingangsrechnungen](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung) | Eingangsrechnungen erfassen und der gelieferten Ware zuordnen; Prüfung auf Preisabweichungen. | | [Listen- und Sonderpreise Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) | Sonderkonditionen und Staffelpreise je Lieferant, mit Gültigkeitszeiträumen. | | [Preisplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung) | Einkaufs- und Verkaufspreise planen, wenn Lieferanten Preise ändern. | Analog zum Verkauf lassen sich für jeden Artikel beliebig viele Sonderpreise hinterlegen — dadurch werden in der Bestellplanung Konditionen und Preise unterschiedlicher Lieferanten vergleichbar. ## Rückstandsmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul Überblick über offene Bestellpositionen und Liefertermine; Vermerk von Lieferengpässen und Versand von Bestellmahnungen per Mehrfachauswahl. Das **Rückstandsmodul für offene Bestellungen** im [Register Einkauf](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/register-einkauf) gibt der Einkaufsabteilung Überblick über die **offenen Bestellpositionen** und überwacht, ob die Liefertermine durch die Lieferanten eingehalten werden. Die offenen Bestellungen lassen sich nach **Lieferant** oder nach **Liefertermin** sortieren. ### Lieferengpässe vermerken Besonderheiten oder **Lieferengpässe** seitens des Lieferanten lassen sich direkt in den Bestellpositionen vermerken. Dadurch kann auch der **Verkauf** die Kunden frühzeitig über Lieferengpässe informieren — das Modul ist damit die Brücke zwischen Einkauf und Kundenkommunikation. ### Bestellmahnungen versenden 1. Betreffende **Lieferanten** und **Bestellpositionen filtern**. 2. Per **Mehrfachauswahl** die gefilterten Datensätze auswählen. 3. Über den Button **Bestellplanung Bestellmahnungen versenden** in der Toolleiste die Mahnungen **per E-Mail** an alle ausgewählten Lieferanten versenden. ### Abgrenzung Nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Modul **Rückstände** im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf), das die noch nicht gelieferten *Auftrags*positionen gegenüber Kunden führt. ## Fakturierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/fakturierung Rechnungsstellung für Praxisbedarf und allgemeine Aufträge. Der Sonderweg für Sprechstundenbedarf steht unter [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf). ### Module * [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) - Stapelverarbeitung zu Einzel- oder Sammelrechnungen; Abrechnungsintervalle, Direktfakturierung. * [E-Rechnung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)) - ZUGFeRD als eingebettetes PDF oder X-Rechnung als XML. * [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) - Alle erstellten Belege; Ausgangspunkt für Kopien, Wiederholungsdruck und Storno. ### Zugehörige Prozesse * [Stornorechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/fakturierung/stornorechnung-erstellen) - Storniert eine Rechnung vollständig; nur als Ausnahmefall vorgesehen. * [Belegkopie und Wiederholungsdruck](/wiki/30-prozesse/fakturierung/belegkopie-und-wiederholungsdruck) - Original-PDF versus Neuausgabe im aktuellen Layout. * [Proforma-Rechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/fakturierung/proforma-rechnung-erstellen) - Für Zollabwicklung oder als Rechnungsvorschlag. ### Begriffe * [Direktfaktura](/wiki/90-glossar/direktfaktura) ## Belegarchiv Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv Archiv aller erstellten Belege; Ausgangspunkt für Belegkopien, Wiederholungsdruck und Stornorechnungen. Das **Belegarchiv** zeigt alle erstellten Rechnungen und erlaubt deren Filterung. Es ist der Ausgangspunkt für drei nachgelagerte Operationen an bereits gedruckten Belegen. ### Menüpfad Je nach Aufgabe unterschiedlich dokumentiert: - **Finanzen → Belegarchiv** — für Belegkopien und Wiederholungsdruck - **Buchhaltung → Belegarchiv** (Startmenü) — für die Erstellung von Stornorechnungen ### Optionen im Toolbox-Menü | Option | Typ | Ergebnis | |--------|-----|----------| | **Beleg anzeigen** | Belegkopie | Ursprüngliche PDF im Original. | | **PDF-Duplikat anzeigen** | Belegkopie | Ursprüngliche PDF mit Hinweis „Duplikat“ im Titelbereich. | | **Rechnungswiederholungsdruck** | Wiederholungsdruck | Ursprüngliche Daten im **aktuellen Layout**. | | **Stapelwiederholungsdruck** | Wiederholungsdruck | Wie oben, auch für Mehrfachauswahl. | Der Unterschied ist entscheidend: Belegkopien geben das **Original** wieder, der Wiederholungsdruck erzeugt das Dokument **neu** — mit aktuellem Layout und aktuellen Stammdaten. Details siehe [Belegkopie und Wiederholungsdruck](/wiki/30-prozesse/fakturierung/belegkopie-und-wiederholungsdruck) sowie [Stornorechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/fakturierung/stornorechnung-erstellen). ## E-Rechnung (ZUGFeRD / X-Rechnung) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung) Erzeugt beim Rechnungsversand E-Rechnungsdateien — ZUGFeRD als eingebettetes PDF oder X-Rechnung als XML; gesteuert über die Formularverwaltung. Bei der Erstellung von **Rechnungen oder Gutschriften**, die per E-Mail an den Kunden gehen, erzeugt Kontor.MED Dateien im E-Rechnungsstandard. ### Formate | Format | Aufbau | Für den Kunden | |--------|--------|----------------| | **ZUGFeRD** | Die E-Rechnung wird **direkt in die PDF-Datei eingebettet**. | PDF normal lesbar **und** automatisch verarbeitbar. | | **X-Rechnung** | Die E-Rechnung liegt als **XML-Datei** vor. | Nicht direkt lesbar, aber automatisch verarbeitbar. | ### Einstellung Die Formulare müssen in der [Formularverwaltung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) angepasst werden. Dort wird festgelegt, welches Format Kontor.MED beim Erzeugen der Rechnung verwendet. Auch die [Zahlungsarten](/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen) sind relevant: Der dort hinterlegte **Zahlungscode** fließt in die E-Rechnung ein. ### Versand Bei der [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) und beim E-Mail-Versand werden die Dateien in den **Anhang der E-Mail** eingefügt. Der Export ist zusätzlich beim [DATEV-Export](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) nutzbar. ### Verwandte Konzepte * [KontorXRG](/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg) — Erweiterung für Erstellung, Validierung und automatisierten Versand von E-Rechnungen ## Fakturierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung Sammelt alle fälligen Lieferungen und erzeugt per Stapelverarbeitung Einzel- oder Sammelrechnungen; Sonderweg Direktfakturierung. Das Register **Fakturierung** im Startmenü enthält zwei Module: | Modul | Zweck | |-------|-------| | **Fakturierung starten** | Fasst alle zur Fakturierung fälligen Lieferungen zusammen und übergibt sie ans Rechnungsmodul. | | **Rechnungen** | Zeigt die erstellten Fakturierungsbelege; von hier erfolgt der **Stapeldruck**. | ### Fakturierung starten Die Aufgabe des Moduls ist es, für alle zu fakturierenden Vorgänge per **Stapelverarbeitung** die Abrechnungen zu erstellen — als **Einzelrechnungen** oder **Sammelrechnungen**. #### Abrechnungsintervall Wann abgerechnet wird, steuern die im [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) hinterlegten **Abrechnungskennzeichen** — z. B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise. Im Modul lassen sich die Kunden danach **filtern**, per **Mehrfachauswahl** auswählen und ans Rechnungsmodul übergeben. #### Zusammenfassung der Positionen Kontor.MED fasst die Positionen stets entsprechend den Kundeneinstellungen zusammen: | Art | Verhalten | |-----|-----------| | Einzelabrechnungen | Wenn im Auftrag so eingestellt. | | Einzelabrechnung für privaten SSB | [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)), den der Kunde selbst zahlt, wird in einer Einzelrechnung gruppiert. | | [Sachkosten](/wiki/90-glossar/sachkosten) | Werden in der Regel **separat** berechnet und erscheinen nicht automatisch auf einer Sammelrechnung. | #### Übergabe und Versand 1. Über den Button **„Fakturierung starten“** an das Rechnungsmodul übergeben. 2. Anschließend per **Stapeldruck** an den Kunden versenden. ### E-Rechnung Bei entsprechender Einstellung erstellt Kontor.MED beim Druck bzw. bei der Ablage der PDF-Datei eine **ZUGFeRD-konforme E-Rechnung** oder eine **X-Rechnung**. Siehe [E-Rechnung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)). ### Direktfakturierung Die [Direktfaktura](/wiki/90-glossar/direktfaktura) ist ein Sonderweg am regulären Fakturierungsmodul vorbei: Die Rechnung entsteht **direkt bei Erstellung des Lieferscheins** statt zeitversetzt. Markiert wird das im Kundenstamm. Ablauf im Versand nach der Kommissionierung des Lieferscheins: 1. Im [Versandmodul](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung) erscheint ein Hinweis, dass für den Kunden eine Direktfaktura zu machen ist. 2. Der Benutzer wird **automatisch** in die Fakturierung des Auftrags geleitet. 3. Die Rechnung wird direkt beim Lieferschein erstellt. 4. Die Rechnung kann mit ins Paket gelegt und zusammen mit der Ware versendet werden. ### Verwandte Konzepte * [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) — Belegkopien, Wiederholungsdruck, Stornorechnungen * [SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) — eigener Weg für Sprechstundenbedarf * [Streckenrechnung](/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen) — Rechnung ohne Warenlieferung ## Lager Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager Artikelstamm, Bestandsführung, Wareneingang, Kommissionierung und Inventur. Für das Zusammenspiel mit dem Web-Frontend siehe [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx). ### Module * [Artikelstamm](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm) - Zentrale Verwaltung aller Artikelinformationen; Register für Preise, Verkaufsplattformen, Lager, Historie, Gefahrgut. * [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx) - Web-Applikation als Lagerverwaltungssystem; Zugriff über Desktop- oder mobilen Browser. * [Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang) - Zweistufiger und einstufiger Ablauf; Erfassen und Verräumen als getrennte Buchungen. * [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung) - Picklisten, Kommissionierwagen, geparkte Vorgänge. * [Artikelinfo](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelinfo) - Scan-gestützte Artikel- und Bestandsabfrage, GTINs erfassen, Labels drucken. * [Inventur](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur) - Stichtags- und permanente Inventur; Vorschlagsliste und Artikelinventur. * [Lagerleitstand](/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand) - Zentrale Schaltstelle für Kommissionierung; Picklisten, Lagerplätze, Terminals. * [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) - Chargennummer, Verfallsdatum, Chargentyp; Labels mit UDI. * [Warenbewegungen](/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen) - Protokolliert jeden Ein- und Ausgang samt Charge; zeigt Inventurbuchungen. ### Zugehörige Prozesse * [Wareneingang buchen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx)) - Positionen scannen, Charge erfassen, auf dem Wareneingangsplatz buchen. * [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx)) - Vom Sammelplatz auf den Ziellagerplatz; Mini-Inventur bei Abweichung. * [Wareneingang stornieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) - Fehlerhaft erfasste Positionen beim Verräumen. * [Pickliste kommissionieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) - Vom Anfordern über Wagen wählen bis Lieferschein. * [Kommissionierungsvorgang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/kommissionierungsvorgang-stornieren) - Positionen oder ganze Aufträge im Leitstand. * [Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)) - Unterbrochene Kommissionierungen fortsetzen. * [Manuelle Bestandsbuchung](/wiki/30-prozesse/lager-versand/manuelle-bestandsbuchung) - Zu- und Abbuchen, Umbuchung auf anderes Lager. ### Noch nicht beschrieben Die Quelle zum [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) nennt im Register Lager außerdem: * Lagerbestände - Übersicht der aktuellen Bestände. Bislang nur als Register im [Artikelstamm](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm) berührt. ### Regulatorischer Bezug Die [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) trägt zusammen mit der [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung) und dem Bestandsnachweis der [Inventur](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur) die Rückverfolgbarkeitspflicht der [MDR](/wiki/00-architektur/zielgruppe-und-mdr-anforderungen). ## Artikelinfo Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelinfo Kontor-MX-Modul für die scan-gestützte Abfrage von Artikeldetails und Lagerbeständen — ohne festen Prozessbezug; erfasst zusätzlich GTINs und druckt Labels. Das Modul **Artikelinfo** in [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx) verschafft im Lager **prozessunabhängig** einen Überblick über die aktuelle Lagersituation und die Details eines Artikels. ### Ablauf Nach dem Start öffnet sich das **Eingabe- oder Scanfeld** für die Artikelnummer. Erfasst werden können: * **Barcode** oder **UDI** durch Scannen * **Artikelnummer** oder **PZN** durch manuelle Eingabe Kontor MX arbeitet in der Regel scannergestützt. ### Angezeigte Informationen Nach dem Scannen des Artikels sichtbar: * Bild des Artikels * die verschiedenen hinterlegten **GTINs** * Lagerbestände * weitere Details des [Artikelstamms](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm) ### GTINs erfassen und Labels drucken Über die Buttons **G1**, **G2** und **G3** lassen sich für den Artikel bis zu drei GTINs erfassen. Nach Klick öffnet sich ein Eingabefeld, in dem gescannt werden kann: * die **GTIN** direkt (EAN 13 oder EAN 14) * die **UDI** des Artikels — die enthaltene GTIN wird ausgelesen und dem Artikel zugeordnet Zusätzlich lassen sich aus dem Modul **Labels erstellen**. ## Artikelstamm Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelstamm Zentrale Verwaltung aller Artikelinformationen; Register für Basisdaten, Preise, Verkaufsplattformen, Lager, Historie, Stücklisten und Gefahrgut. Der **Artikelstamm** bildet die zentrale Verwaltung aller Artikelinformationen. Er ist Dreh- und Angelpunkt für Chargenführung, Preise, Verpackungsangaben, Lagerbestände und die Anbindung an [Verkaufsplattformen](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce). Aufgerufen wird er im [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) im Register **Lager** als **Artikelmodul**. ### Standardangaben Im oberen Bereich des Artikelstamms stehen die grundlegenden Stammdaten: * Herstellerangaben * Pharmazentralnummer (**PZN**), sofern vorhanden * Artikelbezeichnung * automatisch von Kontor.MED vergebene **Artikelnummer** — eindeutige interne Identifikation über alle Kanäle hinweg Zusätzlich können Statuskennzeichen gesetzt werden: **Aktiv**, **Abverkauf**, **Liefersperre**, Kennzeichnungen für Verkaufsplattformen. ### Register Basisinformationen #### Variantenzuordnung Ordnet Artikel einer gemeinsamen **Produktfamilie** zu. Typische Unterscheidungsmerkmale sind Farbe, Größe oder Modell. Die Zuordnung verbessert die Darstellung im Webshop, da Varianten gemeinsam angezeigt werden — siehe [Produktvarianten](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten). #### Statusklassifizierung Hier werden Eigenschaften und Klassifizierungen hinterlegt: * Arzneimittelflag, Gefahrgutflag, Flag für Individualartikel * Artikelgruppen, Artikelkategorien * medizinische Produktklasse, Hilfsmittelnummer, AMG-Zulassung * Kühlanforderungen mit Minimal- und Maximaltemperatur * Zolltarifnummer, Katalognummer ##### Chargentyp Besonders wichtig: der **Chargentyp**. Ist er gesetzt, ist der Artikel **chargenpflichtig**. Mögliche Typen sind **Charge mit Verfallsdatum** oder **Seriennummer**. Kontor.MED erzwingt dann beim Wareneingang und Warenausgang die Erfassung der Chargeninformationen — für die Rückverfolgbarkeit im Medizinbereich unerlässlich. Details siehe [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung). #### Abrechnung Sprechstundenbedarf Legt fest, für welche **Kassenärztlichen Vereinigungen (KV)** ein Artikel als [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)) abrechenbar ist: * Stern (`*`) → bei allen KVs zugelassen * einzelne KVs → nur regional zugelassen Ausnahmeregelungen können an anderer Stelle im Programm hinterlegt werden. #### Hilfsmitteleinstufung Zusätzlich kann eine Hilfsmitteleinstufung vorgenommen werden. #### Standard-VE Die **Standard-Verpackungseinheit** trägt Inhaltsmenge, Packungsmenge, Packungseinheit, bis zu **drei GTINs**, Verkaufseinheit, Einkaufseinheit, Mindestbestellmenge sowie Gewicht und Maße (Länge, Breite, Höhe). #### Erweiterte VE Für **jede Verpackungsstufe** — Einzelstück, Karton, Palette — können eigene GTINs und Packungsangaben gepflegt werden. ### Register Preise Alle Einkaufs- und Verkaufspreise sowie preisrelevanten Einstellungen. Konzeptioneller Überbau: [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem). #### Allgemein * Einkaufs- und Verkaufspreise * Mehrwertsteuerklasse, Preiseinheit, Rabattgruppe #### Verkaufspreise Standardmäßig drei **Verkaufspreise**. Zusätzlich pflegbar: **Mindestpreis** pro Artikel, **Staffelpreise**. #### Einkaufspreise * Listenpreis, Listenrabatt, Standard-Einkaufspreis * Über **Listensonderpreise** lieferantenspezifische Einkaufspreise für unterschiedliche Lieferanten Der im Artikelstamm angezeigte Einkaufspreis bezieht sich immer auf den **Standardlieferanten** — festgelegt im Register **Lager**. #### Erweiterte Verkaufspreise Über **Listen- und Sonderpreise**: Preislisten für Kundengruppen sowie kundenindividuelle Sonderpreise. #### Preis-Historie Die Links **VK-Historie** und **EK-Historie** zeigen die zeitliche Entwicklung. Automatische Einträge liefert unter anderem der [ABDATA-Katalog](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)). #### Abdata-Preisfaktor Spezialfeld für Artikel, die in einer **von der Katalogeinheit abweichenden Einheit** geführt werden. Ein Preisfaktor (z. B. **10** oder **100**) kann hinterlegt werden — beim Import aus dem Abdata-Katalog wird **VK1** damit multipliziert. ### Register Verkaufsplattformen Steuert die Darstellung an angebundene E-Commerce-Systeme (z. B. [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop)): * Anzeigestatus (sichtbar/unsichtbar), Anzeige des Grundpreises * Versandkostenfreiheit, Hervorhebung, Anzeige auf der Startseite * FSK-18-Kennzeichnung Die Wirkung hängt vom Shop-Template und der Synchronisation ab. #### Shop-Kategorien Zuweisung von **Shop-Kategorien**. Bei mehreren Shops pro Shop eigene Kategorien; pro Shop auch mehrere Kategorien möglich. ### Register Aufträge Übersicht der aktuell offenen oder laufenden [Aufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul), die den Artikel betreffen. Nur Info, keine Bearbeitung. ### Register Bestellungen Übersicht der Einkaufsbestellungen zum Artikel. Details siehe [Bestellmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul). Nur Info. ### Register Texte #### Texte für Verkaufsplattformen Sprach- und verwendungsabhängig: Produktname, Hinweise zu Bildrechten, HTML-Langbeschreibung, Produktfeatures, SEO-Keywords. Vertieft im Beitrag [Produktdatenverwaltung für E-Commerce](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce). #### Standardtexte Innerhalb von Kontor.MED verwendet: * Zusatzhinweise beim Erfassen einer Auftragsposition * Zusatzhinweise beim Erfassen einer Bestellposition * Angebotstext mit ausführlicher Artikelbeschreibung für [Angebote](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul) ### Register Lager #### Lagerübersicht Oben stehen **Lagerbestände**, **Lagerplätze** und **Warenbewegungen** — Verweise auf die Detailmodule [Warenbewegungen](/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen) und [Lagerleitstand](/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand). #### Handling-Informationen Interne und externe Handling-Informationen für Lager und Logistik. #### Standardvorgaben * **Standardlieferant** — wird auch für den Standard-Einkaufspreis herangezogen * Aktivierung der Lagerbestandsführung * Wiederbeschaffungszeit in Tagen * Lagerplatz, Lagereinheit #### Bestellplanung Parameter für die automatische [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung): * Flag **Aus Bestellplanung ausschließen** * **Mindestbestand Basis** — allgemeiner Sockelbestand * **Mindestbestand Kunden** — zusätzlicher Bestand für bestimmte Kunden * **Mindestbestand Gesamt** — Summe aus Basis und Kunden; fließt in die Bestellvorschläge ein * **Normalbestand** — Zielbestand, bis zu dem aufgefüllt wird ### Register Historie Übersicht der bisherigen Verkäufe. ### Register Rangliste Zeigt, welche Kunden den Artikel in welchen Mengen beziehen — schneller Blick auf Groß- und Vielabnehmer. ### Register Auswertung Kennzahlen zur Entwicklung: monatliche Umsätze, monatliche Verkaufszahlen, Vorjahresvergleich. ### Register Stücklisten Legt fest, ob es sich um einen **Set- oder Stücklistenartikel** handelt. Der Artikel besteht dann aus mehreren Komponenten, die gemeinsam verwaltet werden. ### Register Gefahrgut Gefahrgutrelevante Informationen. Werden an den Versanddienstleister übermittelt — Zusammenhang siehe [Gefahrgut und Gefahrstoffe](/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe). ### Register Labels Gestaltung individueller **Artikellabels**, auch unter Verwendung von Medizinsymbolen. Konkrete Ausgestaltung ist typischerweise kundenspezifisch. ### Register Ersatzartikel Definiert **Alternativartikel** für den Fall, dass der ursprüngliche Artikel nicht mehr aktiv oder nicht mehr verfügbar ist. ### Weiterführende Module Über den Button **Links** in der Toolbar erreichbar: * Sonderbezeichnungen * fremdsprachige Texte * zugeordnete Dateien (z. B. Gebrauchsanweisungen) * zugeordnete Bilder — nutzbar für die Produktgalerie auf Verkaufsplattformen, siehe [Produktbilderverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktbilderverwaltung) * Artikelverknüpfungen — Beziehungen zwischen Artikeln ## Chargenverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung Verwaltet Chargen mit Chargennummer, Verfallsdatum und Produktionsdatum; steuert über den Chargentyp im Artikelstamm, was bei Wareneingang und -ausgang zu erfassen ist. Die Verwaltung von Chargen ist für ein ERP-System der **Medizinproduktbranche** zentral. Das **Chargenmodul** ist erreichbar über die **Artikelverwaltung** im Register **Lager** oder direkt über das Startmenü, Register **Lager**. ### Einsicht und Überwachung Pro Charge einsehbar: - **Chargennummern** - **Verfallsdaten** - ggf. **Produktionsdaten** Über das Register **Warenbewegung** ist nachvollziehbar, zu welchem Zeitpunkt die Charge ins Lager gelangt ist. ### Sperren und Freigeben | Button | Funktion | |--------|----------| | **Charge sperren** | Charge sperren. | | **Sperrung aufheben** | Gesperrte Charge wieder freigeben. | ### Labels drucken Das Modul druckt **Labels**; entworfen werden sie über den **Kontor.MED Label Designer**. Damit lassen sich auch **UDIs** als Barcode auf den Labels ausgeben. ### Chargentyp im Artikelstamm Alle **chargenpflichtigen** Artikel sind im Artikelstamm im Feld **Chargentyp** gekennzeichnet. Der Chargentyp legt fest, in welcher Form die Chargenverwaltung erfolgt: | Anwendungsfall | Zu erfassen | |----------------|-------------| | Gebräuchlichster Fall — Chargentyp **CH01** | **Chargennummer** und **Verfallsdatum** | | Seriennummernartikel | Seriennummern | | Produktionsdatum | Produktionsdatum | Bei **CH01** sind Chargennummer und Verfallsdatum bei Wareneingang **und** Warenausgang zwingend zu erfassen; andere Felder sind optional. Durch Änderung des Chargentyps lässt sich die Auswahl der erforderlichen Felder beeinflussen. Wird einem Artikel **gar kein** Chargentyp zugeordnet, ist er nicht chargenpflichtig. ### Achtung: Chargentyp nachträglich entfernen Wird der Chargentyp nachträglich von einem Artikel entfernt, werden **alle Chargenlagerbestände auf einen allgemeinen Lagerbestand umgebucht**. Das ist mit besonderer Vorsicht zu tun — die chargenbezogene Rückverfolgbarkeit der bestehenden Bestände geht dabei verloren. ### Verwandte Konzepte * [Warenbewegungen](/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen) — protokolliert Chargeninformationen je Buchung * [Kommissionsauftrag](/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln) — Chargennachverfolgung bei Direktlieferung ## Inventur Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur Zwei Verfahren — Stichtagsinventur (jährlich) und permanente Inventur (kontinuierlich). Kontor MX unterstützt die permanente Inventur mit Vorschlagslisten und Artikelinventur. Kontor.MED unterstützt zwei Verfahren der Inventur. Aufgerufen wird das Modul im [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) im Register **Lager** als **Inventuren**. ### Stichtagsinventur Das Standardverfahren: Einmal jährlich werden **sämtliche Lagerbestände** aller Artikel gezählt und die Zahlen zur Berechnung des Inventurwerts verwendet. ### Permanente Inventur Statt einer Zählung zum Stichtag wird eine **kontinuierliche Buchhaltung** über Ein- und Ausgänge geführt. Die Artikel werden während des Jahres fortlaufend gebucht und überwacht. #### Anforderung Bei der permanenten Inventur muss **jeder Artikel mindestens einmal im Jahr kontrolliert** werden. Zwei Wege erfüllen diese Anforderung: 1. **Über den regulären [Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang)** — die Bestandsprüfung beim Verräumen (siehe [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx))) zählt als Kontrolle. 2. **Über außerplanmäßige Kontrolle** für Artikel, die länger als ein Jahr nicht gebucht wurden — dafür liefert Kontor MX eine Vorschlagsliste. ### Ablauf über die Vorschlagsliste #### 1. Inventurvorschläge öffnen In [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx) über das Menü **Tools** den Punkt **Inventurvorschläge**. Angezeigt werden alle Artikel, deren Lagerbestand kontrolliert werden muss. #### 2. Artikelinventur starten Ein **Doppelklick** auf die Zeile startet die Artikelinventur für den entsprechenden Artikel. #### 3. Zählen und bestätigen Für den Artikel müssen alle **Chargen** auf dem Lagerplatz mit ihrer Buchungsmenge erfasst und bestätigt werden. Etwaige **Differenzen** werden angezeigt; der Artikel kann erneut gezählt und die Differenz gegebenenfalls korrigiert werden. #### 4. Abschluss Sind alle Bestände gezählt, kann die Inventur für den Lagerplatz abgeschlossen werden. Der Artikel verschwindet aus der Liste und wird als gezählt markiert. ### Nutzen Regelmäßige Bearbeitung der Vorschlagsliste stellt sicher, dass langfristig nicht gezählte Artikel automatisch abgearbeitet werden. Die permanente Inventur kann den Gesamtaufwand für die Inventur erheblich reduzieren und vermeidet, dass während einer klassischen Stichtagsinventur **kein Personal für Aus- und Auslieferungen** verfügbar ist. ### Regulatorischer Bezug Die kontinuierliche Buchhaltung und Chargenerfassung stützt zugleich die Rückverfolgbarkeitspflicht der [MDR](/wiki/00-architektur/zielgruppe-und-mdr-anforderungen) — siehe [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung). ## Kommissionierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung Kontor-MX-Modul für das Kommissionieren von Picklisten; Zuweisung neuer Picklisten, Vorauswahl nach Tour, gezielte Auftragsauswahl und geparkte Picklisten. Die **Kommissionierung** ist das Modul in [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx), das speziell für das **Kommissionieren von Picklisten** entwickelt wurde. ### Pickliste Eine **Pickliste** besteht aus einem oder mehreren Aufträgen. Je nach Einstellung in Kontor.MED gelten sie für denselben Kunden oder für mehrere Kunden, die z. B. in einer gemeinsamen [Tour](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) kommissioniert werden. Die Freigabe der Aufträge in Picklisten erfolgt über die [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe). ### Einstiegsvarianten Beim Klick auf **Kommissionierung** stehen vier Wege zur Verfügung: 1. **Neue Pickliste anfordern** — das System weist automatisch eine Pickliste zu. 2. **Vorauswahl nach Tour** — die zugewiesene Pickliste stammt aus der gewählten Tour. 3. **Aufträge auswählen** — gezielt eine Pickliste für bestimmte Aufträge. 4. **Geparkte Picklisten** — eine zu einem früheren Zeitpunkt unterbrochene Pickliste wieder aufnehmen. ### Verwandte Prozesse * [Pickliste kommissionieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) — der eigentliche Ablauf am Gerät. * [Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)) — Umgang mit unterbrochenen Kommissionierungen. * [Kommissionierungsvorgang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/kommissionierungsvorgang-stornieren) — Positionen oder Aufträge im Leitstand zurückziehen. ## Kontor MX Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx Web-Applikation als Lagerverwaltungs-Frontend zu Kontor.MED — läuft im Browser mobiler Geräte und Desktops, bucht Echtzeitdaten in die Kontor.MED-Datenbank. **Kontor MX** ist eine **Web-Applikation**, die in direkter Verbindung mit Kontor.MED steht und vor allem im **Lagerbereich** zum Einsatz kommt. Sie stellt das **Lagerverwaltungssystem (LVS)** von Kontor.MED dar; darüber hinaus lassen sich in MX auch Module außerhalb des Lagerbereichs integrieren, der Hauptfokus bleibt jedoch das Lager. Konzeptioneller Rahmen: [Systemarchitektur und Datenbank](/wiki/00-architektur/systemarchitektur-und-datenbank). ### Systemaufbau * **Installation** auf einem Server — in der Regel firmenintern; grundsätzlich auch auf einem Internet-Server möglich. * **Zugriff** über einen mobilen oder Desktop-Browser durch Eingabe der Server- oder IP-Adresse; Berechtigungen steuert die [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung). * **WLAN-Netzwerk** im Lagerbereich ist Voraussetzung — jeder Buchungsvorgang braucht eine stabile Verbindung. * **Echtzeitdaten**: Buchungen aus MX werden **ad hoc in die Kontor.MED-Datenbank verbucht** und sind dort sofort sichtbar. #### Empfehlungen für mobile Geräte * Auf Android-Geräten die aktuelle Version von **Google Chrome** verwenden — oder eine spezielle Browser-Applikation, die den **Kiosk-Mode** unterstützt. * Im Kiosk-Mode ist ausschließlich Kontor MX auf dem Gerät nutzbar; das Gerät kann bei Bedarf **ferngesteuert** werden. ### Fachlicher Fokus Im Lager deckt MX unter anderem ab: * [Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang) — Erfassung, Verräumung, Storno * [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung) — Picklisten mit Kommissionierwagen * [Artikelinfo](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelinfo) — Scan-basierte Bestands- und Artikelabfrage im Lager * [Permanente Inventur](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur) — Inventurvorschlagsliste und Artikelinventur Für die Scannereinrichtung siehe [Scanner](/wiki/40-technik/integrationen/scanner). ## Lagerleitstand Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand Zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge und Versandaufträge; verwaltet Picklisten, Lagerplätze, Kommissionierboxen und Terminals. Der **Lagerleitstand** im Register **Lager** ist die **zentrale Schaltstelle** für alle Kommissionierungsvorgänge und Versandaufträge im Lager. Die laufenden Vorgänge werden mit ihrem jeweiligen Status angezeigt; Lagermitarbeiter können hineinsehen und eingreifen. ### Picklisten Eine **Pickliste** ist in Kontor.MED eine **Zusammenfassung eines oder mehrerer Aufträge**, die gemeinsam kommissioniert werden. Der Leitstand gibt Einblick in die unterschiedlichen Picklisten. ### Eingriffsmöglichkeiten - **Lieferscheine** nachdrucken - Vorgänge **stornieren** - Vorgänge **pausieren** - Vorgänge bestimmten **Terminals** zuordnen ### Lagerplätze Über den Leitstand werden die Lagerplätze verwaltet. Kontor.MED kann **beliebig viele Lagerplätze pro Artikel** führen, organisiert nach: - **Gängen** - **Ebenen** - **Fächern** ### Kommissionierboxen und Transportmittel Ebenfalls im Leitstand konfigurierbar — über die **Kommando-Buttons** auf der Startseite. ### Kommissionierung mit Kontor MX Die eigentliche Kommissionierung erfolgt über [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx), die Lager-Web-App: Der Kommissionierer ist mobil unterwegs und erledigt per **Scan** die einzelnen Picklisten und weitere Lagervorgänge. Siehe [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung), [Pickliste kommissionieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) und [geparkte Aufträge](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)). ## Warenbewegungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/warenbewegungen Protokolliert jeden Ein- und Ausgang ins Lager samt Chargeninformation; macht auch Inventurbuchungen sichtbar. Das Modul **Warenbewegungen** liegt im Register **Lager** und ist alternativ über den **Artikelstamm** erreichbar. ### Aufgabe Es gibt Überblick, wie **Eingänge** und **Ausgänge** eines Artikels durchgeführt wurden. Kontor.MED protokolliert **jeden Eingang und jeden Ausgang** ins Lager — dadurch ist eine lückenlose Nachverfolgbarkeit möglich. Zu jeder Bewegung wird auch die [Chargeninformation](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) des Artikels festgehalten. ### Inventurbuchungen Inventurbuchungen werden hier sichtbar und dienen der Kontrolle der Warenbuchungen — sowohl im Rahmen einer **Jahresinventur** als auch einer **laufenden Inventur**. ### Verwandte Konzepte * [Manuelle Bestandsbuchung](/wiki/30-prozesse/lager-versand/manuelle-bestandsbuchung) * [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) ## Wareneingang Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang Erfassung eingehender Ware; Kontor MX unterstützt einen zweistufigen (Sammelplatz + Verräumen) und einen einstufigen Ablauf. Erfassung wahlweise in Kontor MX oder Kontor MED. Der **Wareneingang** erfasst die eingehende Ware zu einer [Bestellung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) und bucht sie ins Lager. Vorherrschend wird der Vorgang in [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx) abgewickelt. ### Varianten des Ablaufs Kontor MX unterstützt mehrere Varianten. Welche für ein Unternehmen günstiger ist, hängt von der Lagerorganisation ab und wird bei der Einrichtung von Kontor konfiguriert. #### Zweistufig (Standardvariante) Zwei getrennte Buchungen: 1. **Erfassen** — Wareneingang in Kontor MX buchen; Artikel landen auf dem **Wareneinlagerungsplatz** (auch **WE-Sammelplatz**). Details: [Wareneingang buchen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx)). 2. **Verräumen** — Artikel vom Sammelplatz auf den eigentlichen **Ziellagerplatz** umbuchen. Details: [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx)). #### Einstufig Der zweistufige Prozess entfällt: Die Artikel werden bereits während des Wareneingangs **direkt auf ihren Zielplatz** gebucht — entweder ein manuell gewählter Platz oder der **Standardlagerplatz** des Artikels. Der Wareneingang ist schneller, dafür entfällt der Puffer über den Sammelplatz. #### Split: Erfassen in Kontor MED, Verräumen in Kontor MX Die Erfassung der Artikel auf dem Wareneinlagerungsplatz erfolgt in **Kontor MED** — dort kann im Modul **Wareneingang** ein neuer Wareneingang angelegt, die Produkte erfasst und auf dem Wareneinlagerungsplatz gebucht werden. Das **Verräumen** läuft anschließend in Kontor MX. ### Rückstände Nicht gelieferte Artikel bleiben im **Rückstand**; erfasst werden nur die tatsächlich gelieferten Positionen. Übersicht offener Bestellungen: [Rückstandsmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul). ### Verwandte Prozesse * [Wareneingang buchen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx)) * [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx)) * [Wareneingang stornieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) — fehlerhaft erfasste Positionen beim Verräumen zurücknehmen ## Organisation Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/organisation Abteilungsübergreifende Koordination. ### Module * [Aufgabenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung) - Aufgaben aus jedem Modul erstellen, terminieren und Benutzern zuweisen. ### Verwandte Konzepte * [Add-in Workflows (Aufgabenliste)](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste)) - Bearbeitung der Aufgaben im Startmenü. * [Add-in Kalender](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-kalender) - Terminplanung für Mitarbeiter und Teams. * [Todoist](/wiki/40-technik/integrationen/todoist) - Externe Aufgabenverwaltung als Alternative. ## Aufgabenverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung Aufgaben aus jedem Modul heraus erstellen, terminieren und Benutzern zuweisen; Bearbeitung erfolgt im Aufgaben-Add-in. Kontor.MED besitzt eine integrierte **Aufgabenverwaltung**. Aus jedem Modul lassen sich Aufgaben erstellen, mit Terminen versehen und bestimmten Benutzern zuweisen. Die Bearbeitung erfolgt anschließend im [Add-in Workflows (Aufgabenliste)](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste)) im Startmenü. ### Aufgabe erstellen 1. Auf den gewünschten Datensatz navigieren (z. B. ein Kunde oder Auftrag) 2. Über den Button **Aufgabe** in der Toolbar das Aufgabenfenster öffnen 3. Termin eingeben und festlegen, ob es sich um einen **Fixtermin** handelt oder die Aufgabe **hohe Priorität** bekommt 4. **Bearbeiter** festlegen — das kann auch der eigene Benutzer sein 5. Aufgabe auswählen und Aufgabentext eintragen 6. Mit **Speichern** die Aufgabe dem Mitarbeiter zuweisen ### Bearbeitung Die Bearbeitung erfolgt in der Aufgabenliste: Aufgaben einsehen, auf **Erledigt** setzen oder auf den Ursprungsdatensatz verzweigen. Aufgaben abwesender Kollegen können übernommen werden. ### Verwandte Konzepte * [Add-in Workflows (Aufgabenliste)](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-workflows-(aufgabenliste)) * [Todoist-Anbindung](/wiki/40-technik/integrationen/todoist) — Aufgaben in Todoist weiterverarbeiten * [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) ## Qualitätsmanagement (QM) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/qm ### Module * [Reklamationsmodul](/wiki/20-fachbereiche/qm/reklamationsmodul) - Reklamationen erfassen, Fehlergründe dokumentieren, Formulare versenden; Workflows für Logistik und Innendienst. ### Verwandte Konzepte * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) - Register *Reklamationen* zeigt die Vorgänge zum Kunden. * [Ordner-System](/wiki/10-grundlagen/ordner-system) - Die Vorgänge erscheinen in den Ordnern der zuständigen Abteilungen. ## Reklamationsmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/qm/reklamationsmodul Erfassung und Verwaltung von Reklamationen im QM-Bereich mit Formularversand und nachgelagerten Workflows für Logistik und Innendienst. Das Reklamationsmodul liegt im Startmenü-Bereich **QM** und ist zentral für Dokumentation und Weiterverarbeitung von Reklamationsvorgängen. ### Erfassung und Verwaltung - Reklamationen erfassen und verwalten - **Fehlergründe** dokumentieren und für spätere Bearbeitung abspeichern - zugehörige **Formulare** für Kunden oder Lieferanten generieren und versenden ### Nachgelagerte Workflows Das Modul initiiert Workflows für **Logistik** und **Innendienst**: | Bereich | Definierbar | |---------|-------------| | **Abholaufträge** | Aufgaben, mit denen fehlerhafte Ware beim Innendienst identifiziert wird. | | **Logistik** | Welcher Prozess beim Eintreffen der Ware im Lager durchlaufen werden muss. | | **Innendienst** | Aufgaben analog zur Logistik — typisch: nach Erledigung des Logistikvorgangs eine **Gutschrift** erstellen. | ### Anzeige und Bearbeitung Die Vorgänge erscheinen für beide Abteilungen in den entsprechenden [Ordnern](/wiki/10-grundlagen/ordner-system). Die zuständigen Mitarbeiter bearbeiten sie dort und markieren sie als erledigt; die Anzeige bleibt bestehen, bis der Vorgang abgeschlossen ist. ### Verwandte Konzepte * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) — Register *Reklamationen* zeigt die Vorgänge zum Kunden * [Aufgabenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung) ## Sprechstundenbedarf (SSB) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf Abwicklung von Sprechstundenbedarf aus Sicht des Lieferanten — von der Anforderung über die Verteilung bis zur Abrechnung gegenüber der Krankenkasse. ### Modul * [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)) - Fachlicher Hintergrund, die drei Stufen, privater SSB und Sachkosten. ### Die Pipeline Ein Vorgang durchläuft die drei Stufen nacheinander: 1. [SSB Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung) - Aufträge filtern, Rezeptaufstellungen versenden. 2. [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) - Verteilung auf Kasse, privat oder Sachkosten korrigieren. 3. [SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) - Rezepterhalt bestätigen, Stapeldruck. ### Weitere Prozesse * [SSB-Rezepte scannen und zuordnen](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen) - Der kritische Nachweis für die Kassenabrechnung. * [Faktura zurückstellen](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/faktura-zurueckstellen) - Freigegebene Vorgänge zurück in die Verteilung. ### Noch nicht beschrieben * SSB Direktanforderung - Vierte Stufe, die die Quelle zum [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) im Register *Fakturierung SSB* aufführt. Wie sie sich zur regulären Anforderung verhält, geht aus den Quellen nicht hervor. ### Begriffe * [Sprechstundenbedarf](/wiki/90-glossar/sprechstundenbedarf-(ssb)) · [Sachkosten](/wiki/90-glossar/sachkosten) ## Sprechstundenbedarf (SSB) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb) Modulgruppe zur Abwicklung von Sprechstundenbedarf — dreistufige Pipeline aus Anforderung, Verteilung und Fakturierung, mit Rezeptscan als Nachweis. **Sprechstundenbedarf (SSB)** sind Produkte, die in der Arztpraxis verwendet werden und für **mehrere Patienten** einsetzbar sind — etwa Verbandstoffe oder bestimmte Notfallmedikamente. Welche Produkte dazuzählen, regelt die **Sprechstundenbedarfsverordnung** des jeweiligen kassenärztlichen Verbands. Kontor.MED unterstützt die Abwicklung aus Sicht des **Lieferanten**: von der Anforderung über die Lieferung bis zur Abrechnung gegenüber der Krankenkasse. ### Geschäftlicher Ablauf 1. Die Arztpraxis erstellt für den benötigten Sprechstundenbedarf ein **Rezept** und fordert die Artikel beim Lieferanten an. 2. Der Lieferant erhält einen **Auftrag** samt ausgefülltem und unterschriebenem Rezept und liefert die Artikel. 3. Die Abrechnung erfolgt über die zuständige **Krankenkasse** oder eine mit ihr verbundene **Abrechnungsstelle** — diese erhält die Rechnung mitsamt den vom Arzt ausgefüllten Rezepten. Weil die Rechnung nur mit vorliegendem Rezept an die Kasse gestellt werden kann, ist der [Rezeptscan](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen) der kritische Kontrollpunkt der gesamten Kette. ### Die drei Module Einstieg ist das Register **Fakturierung SSB** im Startmenü. Dort finden sich die drei Stufen, die ein Vorgang nacheinander durchläuft: | Stufe | Modul | Zweck | |-------|-------|-------| | 1 | [SSB Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung) | Zu fakturierende Aufträge auswählen, Rezeptaufstellungen an die Kunden versenden. | | 2 | [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) | Nach Rezepteingang die Verteilung korrigieren (Kasse / privat / Sachkosten), Rezepte scannen. | | 3 | [SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) | Rezeptvollständigkeit bestätigen, Rechnungen per Stapeldruck erzeugen. | Ein Vorgang verschwindet jeweils aus der vorherigen Stufe, sobald er an die nächste übergeben wurde. Über *Anforderung zurücksetzen* in der Verteilung lässt sich ein Vorgang wieder in die Anforderung zurückschieben. ### Privater Sprechstundenbedarf und Sachkosten Arztpraxen haben einen Anteil an **Privatpatienten** und müssen den Sprechstundenbedarf in diesem Verhältnis privat tragen. Kontor.MED kennt dafür zwei Abrechnungswege neben der Kasse: **privater Sprechstundenbedarf** und **[Sachkosten](/wiki/90-glossar/sachkosten)**. Erfasst werden kann das an zwei Stellen: - **Bei der Auftragseingabe** — inklusive **fester Verknüpfungen**, sodass bestimmte Kunden-/Artikelkombinationen direkt als Sachkosten vorgeschlagen werden. Vorschlagswerte lassen sich manuell übersteuern. - **Nachträglich in der SSB-Verteilung** — Korrektur der Verteilung, z. B. Umstellung von Kassenabrechnung auf privat. ### Verwandte Konzepte * [Sprechstundenbedarf](/wiki/90-glossar/sprechstundenbedarf-(ssb)) — Begriffsdefinition * [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) — allgemeine Rechnungsstellung * [Scanner-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/scanner) — Voraussetzung für den Rezeptscan ## Verkauf Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf Module des Registers Verkauf — von der Angebotserstellung bis zur Übergabe an die Logistik. ### Module * [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf) - Übersicht aller Module des Verkaufsprozesses. * [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) - Zentrales Modul; fünf Auftragsarten, Erfassung bis Versandfreigabe. * [Angebotsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul) - Angebote erfassen, nach Status nachverfolgen, per E-Mail versenden. * [Kundenmodul (CRM)](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) - Stammdaten, Konditionen, Preise, Geräte, Umsätze. * [Kundenartikeldetails](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails) - Kundenspezifischer Mindestbestand, Abrechnungsart, Verkaufseinheit. * [Reparaturaufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/reparaturauftraege) - Abwicklung über externe oder interne Lieferanten. * [Dispositionsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/dispositionsmodul) - Bestände und Reservierungen; Engpassartikel gerecht verteilen. * [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) - Standard-, Listen- und Sonderpreise, Rabatte, Preishistorie. ### Noch nicht beschrieben Die Quelle zum [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) nennt im Register Verkauf zusätzlich: * Geräteverwaltung - Geräte beim Kunden mit Serviceintervallen und Erinnerungsfunktion. * Kontakte - Eigenes Modul neben dem Kundenmodul. ### Zugehörige Prozesse * [Reparaturauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/reparaturauftrag-abwickeln) - Kostenvoranschlag, Kundenfreigabe, Rückversand. * [Kommissionsauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln) - Lieferant liefert direkt an den Kunden. * [Streckenrechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen) - Rechnung ohne Warenlieferung. ## Angebotsmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul Erfassung, Nachverfolgung und Versand von Angeboten inklusive Positionsarten, Gruppierung, Bildern und Sonderpreispflege. Das **Angebotsmodul** befindet sich im Startmenü im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf). ### Statusübersicht Angebote werden nach Status in Ordnern aufgelistet, was die Nachverfolgung erleichtert: - in Bearbeitung - neu - erfolgreich - nicht erfolgreich ### Erfassung 1. Kontor.MED vergibt automatisch eine neue **Angebotsnummer**. 2. Im Feld **Kundennummer** wird über Suchbegriff oder Nummer ein neuer oder bestehender Kunde erfasst und ins Angebot übernommen. 3. Optional **Kopf- oder Fußtext** eingeben — per **Rechtsklick** in das Feld öffnet sich die Liste der Textbausteine. #### Positionsbearbeitung - Zugriff auf die **Kundenhistorie** — meist einfacher, um bereits gekaufte Produkte zu finden - Erfassung **mehrerer Produkte auf einmal** - **Positionsarten**: Alternativposition und Optionalposition - **Gruppierung** von Angeboten in Gruppen, z. B. unterschiedliche Räume bei einer Praxiseinrichtung - **Bilder** zuordnen — aus Kontor.MED oder aus dem System des Benutzers. Auf bestehende **Bildrechte** ist stets zu achten. #### Preise und Marge - Überprüfung der **Marge** während der Erfassung - Nach Erfassung der Positionen lassen sich **Verkaufs- und Einkaufspreise aktualisieren** - **Sonderpreise** für den Kunden können hinterlegt werden; sie stehen bei der späteren Auftragserfassung direkt zur Verfügung ### Versand und Nachverfolgung Das Angebot kann per E-Mail an den Kunden gesendet werden und erscheint anschließend in der Liste der neuen Angebote. ### Verwandte Konzepte * [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) — Folgeschritt bei erfolgreichem Angebot * [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) — Sonderpreise und Konditionen ## Auftragsmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul Zentrales Verkaufsmodul zur Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen bis zur Versandfreigabe; kennt fünf Auftragsarten. Das **Auftragsmodul** erreicht man über das Startmenü im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf). Es dient der Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen bis zur [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe) durch die Logistik. Nach dem Öffnen werden die aktiven Aufträge angezeigt. ### Auftragsarten Bei der Erfassung wird zunächst die Auftragsart gewählt: | Auftragsart | Bedeutung | | --------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Normaler Auftrag** | Standardauftrag mit Lieferung über das eigene Lager. | | **[Kommissionsauftrag](/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln)** | Ware wird direkt vom Lieferanten an den Kunden versendet. | | **[Streckenrechnung](/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen)** | Auftrag wird ohne Lieferung an den Kunden berechnet. | | **Gutschrift** | Gutschrift. | | **Rechnungskorrektur** | Korrektur einer Rechnung. | ### Erfassung 1. Auftragsart auswählen. 2. Kunden über das Feld **Kundennummer** erfassen — beliebige Suchbegriffe sind möglich. 3. Die **Konditionen aus dem Kundenstamm** werden übernommen und können bei Bedarf angepasst werden. 4. Das Fenster für die Artikelpositionserfassung öffnet sich. #### Artikelpositionen Kontor.MED sucht zunächst in der **Historie des Kunden**, weil die Artikelauswahl dort meist übersichtlicher ist; alternativ ist der Zugriff auf den Gesamtartikelstamm möglich. Während der Eingabe werden alle relevanten Artikeldaten angezeigt — **einschließlich der Marge des Auftrags** —, um Eingabefehler zu vermeiden. ### Übernommene Kundeneinstellungen prüfen Kontor.MED übernimmt alle im [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) hinterlegten Einstellungen in den Auftrag. Bei **abweichenden Konditionen** ist zu kontrollieren, dass die korrekten Daten eingetragen sind — betroffen sind typischerweise: - die **Tour** - die **Versandart** des Kunden Weitere Punkte: - **Ausnahmen** für den Lieferzeitpunkt, etwa wenn der Kunde demnächst Urlaub hat und später beliefert werden soll - Ob **Sammelrechnungen** erstellt werden - **Textbausteine** für Kopf- und Fußtext — erreichbar per **Rechtsklick** auf die Felder *Kopftextauftrag* bzw. *Fußtextauftrag* - Ein Blick in die kundenspezifischen [Notizen](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-notizen) auf Besonderheiten; neue Notizen lassen sich direkt erfassen ### Nach der Erfassung - Direkter automatischer Versand einer **Auftragsbestätigung** — der automatische Versand kann auch im Kundenstamm hinterlegt werden - Andernfalls ist der Auftrag bereit für die **Versandfreigabe** und wird von der Logistik weiterbearbeitet ## Dispositionsmodul Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/dispositionsmodul Bestands- und Reservierungsübersicht je Artikel; filtert Engpassartikel und verteilt verfügbare Bestände gerecht auf Kunden. Das Modul **Disposition** liegt im Startmenü im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf) und zeigt nach dem Start einen Überblick über alle Produkte. Wie im Artikelstamm ist eine Suche möglich. ### Lagersituation je Artikel | Spalte | Bedeutung | |--------|-----------| | **Lagerbestand** | Aktueller Bestand im Lager. | | **Auftragsbestand** | Gebundene Mengen aus offenen Aufträgen. | | **Bestellbestand** | Erwartete Mengen aus Bestellungen. | | **Verfügbarer Bestand** | Ergibt sich aus den genannten Beständen. | Nach diesen Spalten lässt sich sortieren, sodass Problemartikel schnell auffindbar sind. ### Engpassartikel Über **Rückstände** in der Menüleiste ganz oben lassen sich **Engpassartikel** ausfiltern — Artikel, die zwar Lagerbestand haben, dieser aber nicht in ausreichender Menge auf die offenen Aufträge verteilt werden kann. Der verfügbare Bestand kann dann auf die Kunden verteilt werden, die den Artikel bestellt haben. Das ermöglicht eine **gerechtere Belieferung**. ### Aufruf während der Auftragseingabe Das Modul ist über einen **Link** direkt aus der [Auftragserfassung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) aufrufbar — die Liefersituation lässt sich also während der Positionserfassung prüfen. ### Register Aufträge und Bestellungen Zeigt die Aufträge und die ihnen gegenüberstehenden Bestellungen. Damit entsteht ein **zeitlicher Überblick**, wann der Artikel in welchen Mengen auf Lager sein wird. ## Kundenartikeldetails Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails Kundenspezifische Artikeleigenschaften — Mindestbestand, Abrechnungsart und Verkaufseinheit — mit Wirkung auf Auftragserfassung und B2B-Shop. Das Modul **Kundenartikeldetails** pflegt kundenspezifische Artikeldetails. Diese wirken auf die [Auftragserfassung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) und auf die Übergabe der Daten an den [B2B-Shop](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop). ### Aufruf Im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf) des Startmenüs — oder über einen einzelnen Kunden: Kunden auswählen, im linken Menü *Kundenartikeldetails* starten. ### Aufbau eines Datensatzes Je Datensatz werden **Kunde** und **Artikel** ausgewählt, auf die sich die Eigenschaften beziehen. ### Eigenschaften Es gibt drei Eigenschaften, die einzeln oder alle gleichzeitig gesetzt werden können. Alle sind **optional** — bleibt eine Eigenschaft leer, gilt der Standardwert. | Eigenschaft | Wirkung | |-------------|---------| | **Mindestbestand** | Erhöht den Gesamt-Mindestbestand des Artikels um den kundenspezifischen Wert. | | **Abrechnungsart** | Weist den Artikel für diesen Kunden einer spezifischen Abrechnungsart zu, z. B. [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)). | | **Verkaufseinheit** | Steuert die zulässige Stückelung bei der Auftragserfassung. | #### Planungslogik Mindestbestand 1. Zunächst wird ein **Grund-Mindestbestand** vorgegeben. 2. Danach wird ein Mindestbestand für spezielle Kunden geplant, die den Artikel regelmäßig benötigen. 3. Der **Gesamt-Mindestbestand** ergibt sich aus dem Grund-Mindestbestand zuzüglich der Summe aller einzelnen Kunden-Mindestbestände. #### Verkaufseinheit Artikel können für den Kunden nur in einer bestimmten Stückelung erfasst werden — bei Verkaufseinheit 50 etwa nur in 50er-Schritten. ### Verwandte Konzepte * [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) — nutzt Mindestbestände * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) ## Kundenmodul (CRM) Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm) Zentrales Stammdatenmodul für Kunden — Adressen, Konditionen, Preise, Geräte, Umsätze und Webshop-Einstellungen in Registern gebündelt. Das Modul **Kunden** — auch **CRM-Modul** — liegt im Startmenü im [Register Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf) und bündelt alle kundenbezogenen Informationen. Die hier gepflegten Konditionen werden bei der [Auftragserfassung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) automatisch übernommen — das Modul ist damit der zentrale Steuerpunkt für den gesamten Verkaufsprozess eines Kunden. Über das CRM-Modul lassen sich **Kundenvorgänge bearbeiten** und **Vorgangshistorie samt Kundenbelegen** einsehen — **auch von außerhalb des internen Netzwerks**. Damit ist es der ergänzende Außendienst-Zugang zu den Verkaufsdaten. ### Kunden suchen 1. Suchbegriffe eingeben — Kontor.MED sucht zunächst im **aktiven** Kundenbereich. 2. Für **inaktive** Kunden den Filterbereich rechts über der Suchliste umschalten. 3. Mit Doppelklick den Kunden übernehmen. ### Kopfbereich - Name, zugeordnete **Sachbearbeiter** und **Vertreter** - Anschrift und Rechnungsanschrift - Beliebig viele **Ansprechpartner** mit Kontaktdaten; Kontaktaufnahme per E-Mail direkt aus den Adressfeldern - Anzeige auf einer **Landkarte** über das Kartensymbol - Beliebig viele **Lieferadressen**, die bei Auftragseingabe und Angebotserfassung zur Verfügung stehen ### Register #### Information Kundengruppe und Untergruppe, Vorgänge zum Kunden (z. B. Belege). Belege lassen sich per Rechtsklick öffnen und als PDF betrachten. #### Konditionen Besonders wichtig bei der Kundenanlage. | Bereich | Inhalt | |---------|--------| | Preise und Steuern | Preisliste, Mehrwertsteuer (bei Inlandskunden stets der aktuelle **Normalsteuersatz**), Zahlungsart. | | E-Mail für Formulare | Adressen für Rechnungen, Auftragsbestätigung, Versandbestätigung, Rezeptanforderungen. | | Buchhaltung und SSB | Buchhaltungsdaten, Abrechnungskonten für den [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)), Privatanteil SSB, Kennzeichen Sammelrechnung, Einstellung [Direktfaktura](/wiki/90-glossar/direktfaktura). | | Versand | Sammellieferscheine, Versandart bzw. Versanddienstleister, Portofreigrenze, Spracheinstellungen. | | Webshop / B2B-Shop | Ob der Kunde Webshop-Kunde ist, hinterlegtes [B2B-Sortiment](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/b2b-shop), Freigabe für Bestellsystem, Anzeige von Preisen und Beständen. | #### Infotexte Texte und Textbausteine für Formulare und Prozesse, z. B.: - **Pop-up-Text** während der Auftragserfassung bei wichtigen Besonderheiten - Informationen für die **Logistik** - Informationen für die **Kommissionierung**, die während des Vorgangs angezeigt werden #### Sonderpreise und Rabatte Alle Sonderpreise und Konditionen des Kunden, inkl. Rabatte auf Rabattgruppen oder Produkt-/Herstellergruppen. Sämtliche Spezialkonditionen schlagen sich in der **Nettopreisliste** nieder, die hier aufgerufen werden kann: Dort werden Sonderkonditionen miteinander verrechnet, und der Nettopreis lässt sich dem Kunden zur Verfügung stellen. #### Unterkonten Weitere Ärzte, die z. B. in einer Gemeinschaftspraxis zusammenarbeiten — jeweils mit **LA-Nummer** und **Betriebsnummer**. #### Service Geräte Verwaltung der beim Kunden hinterlegten Geräte und Terminplanung für Wartungen. #### Weitere Register | Register | Inhalt | |----------|--------| | Umsatzhistorie | Letzte Umsätze, sortiert nach Datum. | | Legende | Vom Kunden bestelltes Produktsortiment; pro Artikel eine Zeile mit Konditionen und letzten Lieferdetails. | | Auftragsstatus | Status der offenen Aufträge. | | Reklamationen | Vorliegende [Reklamationen](/wiki/20-fachbereiche/qm/reklamationsmodul). | | Rechnungen | Rechnungen des Kunden, von dort aus aufrufbar. | | Umsatzstatistik | Umsätze der letzten drei Jahre, nach Monat aufgeschlüsselt. | ## Preissystem Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem Dreistufiges Preissystem aus Standard-, Listen- und Sonderpreisen mit Rabatten, Staffeln und Gültigkeitszeiträumen; inkl. automatischer Preishistorie. Kontor.MED verfügt über ein **mehrstufiges Preissystem**, mit dem sich Preiskonditionen für einzelne Kunden oder Kundengruppen flexibel hinterlegen lassen. ### Priorität bei der Preisfindung Kontor.MED verwendet stets den **spezifischsten verfügbaren Preis**: 1. **Sonderpreise** — höchste Priorität 2. **Listen-/Gruppenpreise** 3. **Standardpreise** des Artikels Ist kein Sonderpreis für einen Kunden hinterlegt, greift Kontor.MED auf die Listenpreise zu; fehlen auch diese, gilt der Standardpreis des Artikels. ### Die drei Stufen #### Standardpreise Pro Artikel können bis zu **5 Standardpreise** hinterlegt werden; sie sind direkt im Artikel sichtbar. Im [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) wird korrespondierend eine **Standardverkaufspreisnummer** von 1 bis 5 eingetragen. Mehr ist für die Nutzung nicht erforderlich — nur die Pflege in Artikel- und Kundenstamm. #### Gruppen-/Listenpreise Kunden lassen sich zu **Kundengruppen** zusammenfassen (z. B. *Ärzte*). Für eine Gruppe wird eine **Preisliste** erstellt, in der Produkte hinterlegt sind: - Alle Kunden derselben Preisliste erhalten für diese Produkte den **gleichen Preis**. - Produkte, die nicht in der Liste stehen, unterliegen dem **Standardpreis**. #### Sonderpreise Individuelle Preisvereinbarung für **einen bestimmten Artikel und einen bestimmten Kunden**. Sonderpreise werden immer bevorzugt. ### Rabatte Rabattkonditionen lassen sich anlegen als: - kundenspezifische Rabatte - Preislistenrabatte - Herstellerrabatte - Warengruppenrabatte - Kombinationen daraus Bei der Preisfindung werden Rabatte **automatisch berücksichtigt**, sofern ein **Listenpreis** oder **Standardpreis** zugrunde liegt. Bei **Sonderpreisen** gilt dagegen immer der mit dem Kunden vereinbarte **Nettopreis** — Rabatte greifen dort nicht. ### Gültigkeitszeiträume und Staffeln Alle Preise können mit **Gültigkeitszeiträumen** versehen werden; in jeder Stufe sind **Staffelpreise** möglich. ### Einkaufsseite Pro Artikel lassen sich **beliebig viele Lieferanten** hinterlegen, je mit Einkaufspreisen, Staffelpreisen und Gültigkeitszeitraum. ### Preishistorie Kontor.MED archiviert Preise bei Änderungen **automatisch**; ein späterer Zugriff ist möglich. Das gilt für: - **manuelle** Preisänderungen im Preismodul - **automatische** Preisänderungen, die über den [ABDA-Artikelstamm](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)) eingespielt werden Zugriff auf die Historie besteht im **Artikelstamm** sowie in den Modulen **Einkaufspreise** und **Verkaufspreise**. ### Eigene Preiskalkulation Dieselben Module erlauben eine eigene Kalkulation über den Umweg Excel: 1. Zu kalkulierende Produkte über die **Excel-Exportmöglichkeit** exportieren. 2. In Excel per Formeln neue Einkaufs- und aktuelle Verkaufspreise kalkulieren. 3. **Rückimport** der Preise nach Kontor.MED. 4. Die Preise werden aktualisiert. ### Verwandte Konzepte * [Preisplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung) — Einkaufsseite * [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) — Nettopreisliste und Konditionen des Kunden ## Register Verkauf Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/register-verkauf Sammelregister im Startmenü mit allen Modulen des Verkaufsprozesses — von Angebot und Auftrag über Disposition und Preise bis zur Fakturierung. Das Register **Verkauf** im Startmenü bündelt die Module, die den gesamten Verkaufsprozess abbilden — von Angebot und Auftrag über Disposition und Preise bis zur Fakturierung von Sprechstundenbedarf (SSB) und Praxisbedarf (PB). ### Module im Register | Modul | Zweck | |-------|-------| | [Angebote](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/angebotsmodul) | Angebote erstellen, verwalten und nach Status nachverfolgen. | | [Aufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) | Zentrales Modul des Verkaufs — Aufträge erfassen und bearbeiten, inkl. Kommissionsaufträgen und Streckenrechnungen. | | [Kunden (CRM)](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) | Stammdaten, Verkaufshistorie, Dokumente, Konditionen, Sortimente und Preise eines Kunden. | | [Kundenartikeldetails](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenartikeldetails) | Kundenspezifische Artikeleigenschaften (Mindestbestand, Abrechnungsart, Verkaufseinheit). | | [Rückstände](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/rueckstandsmodul) | Alle noch nicht gelieferten Auftragspositionen; Lieferengpässe erkennen und Liefertermine anpassen. | | [Disposition](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/dispositionsmodul) | Bestands- und Reservierungsübersicht für präzise Lieferauskunft; Engpassartikel filtern. | | Geräteverwaltung | Kundenspezifische Geräte, technische Daten, Serviceintervalle und -berichte. | | [Listen und Sonderpreise](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) | Preislisten für Kundengruppen und individuelle Sonderpreise. | | [Rabattkonditionen](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) | Rabattgruppen pro Kunde, herstellerspezifisch oder pro Warengruppe. | | [Reparaturaufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/reparaturauftraege) | Abwicklung von Reparaturen über externe oder interne Lieferanten. | | [Fakturierung SSB](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)) | Abrechnung von Sprechstundenbedarfs-Artikeln inkl. Rezeptanforderungen. | | [Fakturierung PB](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) | Fakturierung von Praxisbedarfs-Artikeln, die nicht zum Sprechstundenbedarf gehören; einzeln oder per Stapeldruck. | | [Notizen](/wiki/10-grundlagen/add-ins/add-in-notizen) | Systemübergreifende Ablage aller Notizen. | ## Reparaturaufträge Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/verkauf/reparaturauftraege Modul zur Abwicklung von Reparaturaufträgen mit Kostenvoranschlag, Kundenfreigabe und Rückversand. Das Modul **Reparaturaufträge** ist im Register **Verkauf** des Startmenüs erreichbar. Der Ablauf ähnelt einem normalen Auftrag, weist jedoch reparaturspezifische Besonderheiten auf. ### Merkmale | Merkmal | Beschreibung | |---------|--------------| | Auftragsnummer | Wird automatisch mit dem Kürzel **RP** vergeben — der Auftrag ist dadurch unmittelbar als Reparaturauftrag kenntlich. | | Kunde | Auftraggeber der Reparatur. | | Lieferant | Führt die Reparatur durch — externer Lieferant oder interne Reparaturabteilung. | | Gerät | Optional zuweisbar, sofern in der Geräteverwaltung registriert. | ### Statuskennzeichen | Flag | Bedeutung | |------|-----------| | **KVOR erbeten** | Auf dem Kostenvoranschlag wird für den Lieferanten vermerkt, dass ein Kostenvoranschlag erbeten wird. | | **KVA erhalten** | Der Kostenvoranschlag des Lieferanten liegt vor. | | **KVA akzeptiert** | Der Kunde hat den Kostenvoranschlag freigegeben. | Siehe [Kostenvoranschlag (KVA/KVOR)](/wiki/90-glossar/kostenvoranschlag-(kva-kvor)). ### Ablauf Der vollständige Ablauf ist als Playbook beschrieben: [Reparaturauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/reparaturauftrag-abwickeln). ### Verwandte Konzepte * Geräteverwaltung — Registrierung der zuweisbaren Geräte * [Pickliste kommissionieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) — Rückversand des reparierten Geräts ## Versand Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand Von der Freigabe des Auftrags über die Kommissionierung bis zum Paketlabel. ### Module * [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe) - Gibt Aufträge frei und generiert Picklisten, gruppiert nach Touren. * [Versandabwicklung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung) - Paketlabels und Ladelisten; Einstieg per QR-Code-Scan des Lieferscheins. * [Tourenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) - Touren, Liefertage, Lieferfreigabetage, Versandschnittstellen der Dienstleister. * [Gefahrgut und Gefahrstoffe](/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe) - Kennzeichnung im Artikelstamm, Beiblatt zum Lieferschein, Ausweis auf der Ladeliste. * [Versandkostenoptimierung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandkostenoptimierung) - Kostenvergleich im Einkauf, automatische Auswahl des Dienstleisters. ### Zugehörige Prozesse * [Paketlabels erstellen](/wiki/30-prozesse/lager-versand/paketlabels-erstellen) - Paketdetails erfassen, Gefahrgut zuordnen, Labels drucken. * [Kommissionierungsvorgang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/kommissionierungsvorgang-stornieren) - Bei Auftragsänderung oder -rückzug. * [Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)) - Unterbrochene Kommissionierungen. ## Gefahrgut und Gefahrstoffe Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe Kennzeichnung von Gefahrgütern im Artikelstamm mit Klassifizierung, LQ-Einstufung und Piktogrammen; erzeugt Beiblatt zum Lieferschein und separaten Ausweis auf der Ladeliste. Produkte der Klasse **Gefahrgüter** oder **gefährliche Stoffe** erfordern beim Befördern — per Paketdienst wie mit dem eigenen Fahrzeug — die Einhaltung bestimmter Sicherheits- und Arbeitsvorschriften. ### Kennzeichnung im Artikelstamm Aufruf über das Register **Lager** im Startmenü, dann Button **Gefahrgut**. Pro Artikel hinterlegbar: - die **vollständige Klassifizierung** mittels **Gefahrgutlasten** und **Beförderungskategorien** - die Einstufung als **LQ-Gefahrstoff** — ein Gefahrstoff, der nur in geringerer Menge befördert wird - **Piktogramme** zur Kennzeichnung des Artikels Erst mit diesen Daten am Artikel ist die Voraussetzung gegeben, die Gefahrgutdaten beim Versand an den Versanddienstleister weiterzugeben. ### Abstimmung mit dem Versanddienstleister Die Weitergabe der Gefahrgutdaten ist **nicht bei allen Versanddienstleistern möglich**. Im Vorfeld ist daher zu klären: - ob die **Beförderung von Gefahrgütern** überhaupt möglich ist - ob eine **automatisierte Übermittlung** der Gefahrgutdaten unterstützt wird ### Auswirkungen im Ablauf | Stelle | Wirkung | |--------|---------| | **Lieferschein** | Bei Aufträgen mit Gefahrgut wird zusammen mit dem Lieferschein ein **Beiblatt** gedruckt, das die Gefahrstoffe sowie die zugehörigen Besonderheiten und Sicherheitshinweise ausweist. | | **[Versandabwicklung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung)** | Gefahrgutartikel müssen den einzelnen Paketen zugeordnet werden, bevor Paketlabels erzeugt werden können — gesetzliche Vorschrift. | | **Ladeliste** | Gefahrgut wird **separat ausgewiesen**, damit der Fahrer weiß, in welchen Paketen sich Gefahrgut befindet. | ## Tourenverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung Zentrales Planungstool der Logistik — konfiguriert Touren, Liefertage, Lieferfreigabetage und die Versandschnittstellen der Dienstleister. Die **Tourenverwaltung** ist das zentrale Planungs- und Steuerungstool für die Logistik. ### Aufruf 1. **Administrationsbereich** öffnen 2. Button **Grundeinstellungen für Administratoren** wählen 3. Im Register **Grundeinstellungen** den Hyperlink **Versandarten, Touren** aufrufen Dort lassen sich Einstellungen aller Touren einsehen, ändern und neue Touren erstellen. ### Daten je Tour | Feld | Bedeutung | |------|-----------| | **Nummer der Tour** | Identifikation der Tour. | | **Code** | Code, der in der Logistik für diese Tour angezeigt wird. | | **Bezeichnung** | Bezeichnung der Tour. | | **Liefertage** | Tage, an denen die Tour ausgeliefert wird. | | **Lieferfreigabetage** | Tage, an denen Aufträge für die Tour zur Kommissionierung freigegeben werden können — in der Regel am Tag vor der Tour oder am Vor-Vortag. | | **Versandschnittstelle** | Schnittstelle, die für diese Tour verwendet wird. | Die **Lieferfreigabetage** steuern zugleich das Freigabedatum in der [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe). ### Versandschnittstelle - Bei **selbst durchgeführten Touren** muss keine Schnittstelle angegeben werden. - Bei **Versanddienstleistern oder Spediteuren** wird die entsprechende Versandschnittstelle der Tour zugeordnet. Folge: Bei der Generierung von Versandlabels für Sendungen dieser Tour werden die Labels über den jeweiligen Dienstleister erzeugt. Beispiele: **DHL**, **DPD**, **Transoflex**, **UPS**, **GLS**; Speditionen wie **DAXA** ebenfalls möglich. ### Zuordnung der Tour Die Zuordnung erfolgt im [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) sowie in den **Lieferadressen** des Kunden, da diese von der Hauptadresse abweichen können. Touren bzw. Versandarten lassen sich auftragsweise noch einmal modifizieren. ## Versandabwicklung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung Erstellt Paketlabels für kommissionierte Lieferscheine sowie Ladelisten für eigene Touren und Versanddienstleister; Einstieg per QR-Code-Scan. Die **Versandabwicklung** ist im Register **Lager** des Startmenüs über das Icon **Versand** erreichbar. ### Zwei Funktionsbereiche 1. **Ladelisten** erstellen — für eigene Touren und für involvierte Paketdienste 2. **Versandlabels** erstellen — für eine einzelne Sendung ### Einstieg: Lieferschein scannen 1. Der Mitarbeiter scannt den **QR-Code** auf dem Lieferschein, der die Lieferscheinnummer trägt. Der Lieferschein wurde zusammen mit den Produkten bei der Kommissionierung erstellt. 2. Der Versanddialog öffnet sich und zeigt **Nummer des Versandauftrags** und **Lieferadresse des Kunden**. ### Pakete erfassen Für jedes Paket der Sendung wird das **Gewicht** eingegeben, ggf. auch Ladehöhe und weitere Details. Weitere Optionen: - **Versanddienst ändern** über den gleichnamigen Hyperlink — z. B. eine DHL-Sendung auf eigene Auslieferung umstellen oder umgekehrt - Feld **Logistikinfo** — Hinweis für den Fahrer bei besonderen Umständen - **Weitere Lieferscheine** zur aktuellen Sendung hinzufügen, die dann gemeinsam verschickt werden ### Gefahrgut Umfasst eine Sendung [Gefahrgutartikel](/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe), müssen diese gesondert gekennzeichnet und den Paketen zugeordnet werden — das ist **gesetzliche Vorschrift**. Nach Erfassung der Pakete öffnet sich dafür ein Zuordnungsmodul: Dort wird festgelegt, welche Artikel in welcher Menge in welchem Paket liegen. **Alle** Gefahrgutartikel der Sendung müssen zugeordnet sein, erst danach lassen sich die Paketlabels erzeugen. ### Labels erzeugen Details siehe [Paketlabels erstellen](/wiki/30-prozesse/lager-versand/paketlabels-erstellen). Nach Erstellung der Paketlabels ist die Sendung für den Transport registriert und erscheint beim Ausdruck der Ladelisten — für die eigenen Touren oder für die Versanddienstleister. ### Stornierung An dieser Stelle kann ein Versandauftrag noch storniert werden. Je nach Versanddienstleister kann es zusätzlich erforderlich sein, bereits erzeugte Paketlabels **über das Portal des Versanddienstleisters** zu stornieren. ### Verwandte Konzepte * [Versandfreigabe](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe) — vorgelagerte Stufe * [Tourenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) — Konfiguration der Versandschnittstellen * [Versandkostenoptimierung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandkostenoptimierung) ## Versandfreigabe Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand/versandfreigabe Gibt Aufträge für den Versand frei und generiert Picklisten; gruppiert nach Touren und gesteuert über das Freigabedatum aus den Lieferfreigabetagen. Das Modul **Versandfreigabe** im Register **Lager** gibt vorhandene Aufträge für den Versand frei. Dabei fließen Faktoren aus Lagerverwaltung und [Tourenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) zusammen. ### Voraussetzungen aus der Auftragseingabe Bereits bei der [Auftragseingabe](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) wird festgelegt: - ob **Teillieferungen** gelten - ob bestimmte **Lieferfristen** gelten - mit welcher **Tour** oder welchem **Versanddienst** versendet wird Die Tour-/Versanddienst-Information wird normalerweise automatisch aus dem [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) übernommen, lässt sich aber je Auftrag ändern. Ändert sich die Lieferadresse und ist für die neue Adresse eine andere Tour hinterlegt, kann automatisch eine andere Tour gewählt werden. ### Anzeige Angezeigt werden alle für den Versand freigegebenen Aufträge — in der Regel erfolgt die Freigabe bereits bei der Auftragseingabe automatisch. Der Lagermitarbeiter sieht so, welche Aufträge für die Generierung von Picklisten zur Verfügung stehen. #### Gruppierung und Freigabedatum - Aufträge werden **nach Touren gruppiert** angezeigt. - Standardmäßig erscheinen alle Aufträge, die für das ausgewählte **Freigabedatum** zur Kommissionierung anstehen. - Das Freigabedatum entspricht dem Feld **Lieferfreigabetage**, das bei den Touren hinterlegt wird. ### Picklisten erstellen In einer Pickliste lassen sich zusammen kommissionieren: - eine festgelegte **Anzahl von Aufträgen** und/oder - ein bestimmtes **Maximalgewicht** und/oder - eine **Maximalanzahl von Packstücken** Wie Kontor.MED die Pickliste generiert und welche Parameter herangezogen werden, wird in der [Tourenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) konfiguriert. Ablauf: 1. Auf der rechten Seite die entsprechenden Aufträge bzw. Touren auswählen. 2. Je Auftrag wird die **Lieferquote** angezeigt — vollständig oder nur teilweise kommissionierbar. 3. Über den Button **Picklisten erstellen** die Picklisten generieren. 4. Die Picklisten werden über das Kommissionierungsmodul von [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx) abgearbeitet. #### Manuelle Picklistenzuordnung Beliebige Aufträge lassen sich manuell zu einer Pickliste zusammenfassen — sinnvoll in Einzelfällen oder bei **Eilaufträgen**. ### Nach der Generierung Die Aufträge verschwinden aus der Anzeige; die Picklisten werden anschließend im Lagermodul kommissioniert. Siehe [Lagerleitstand](/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand). ## Versandkostenoptimierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/20-fachbereiche/versand/versandkostenoptimierung Funktionen zum Vergleich von Auftragswert und Versandkosten im Einkauf sowie zur automatischen Auswahl des passenden Versanddienstleisters; per Customizing konfiguriert. Kontor.MED verfügt an verschiedenen Stellen über Funktionen, um Versandkosten zu verwalten und zu optimieren. ### Einsatzbereiche | Bereich | Funktion | |---------|----------| | **Einkauf** | Der Auftragswert eines Einkaufsauftrags wird mit den zu erwartenden Versandkosten verglichen. Siehe auch [Lieferantenmodul](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/lieferantenmodul) — dort hinterlegte Versandkosten und Mindestbestellwerte fließen in die [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung) ein. | | **Versand** | Über die bei bestimmten Paketarten oder Gewichten hinterlegten Versandkosten des Spediteurs bzw. Dienstleisters wählt Kontor.MED den passenden Versanddienstleister **automatisch** aus. | ### Konfiguration Die Versandkostenoptimierung wird per [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) so eingestellt, dass sie für die eingesetzten Versanddienstleister und Paketarten optimal funktioniert. ## Prozessbeschreibungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse Arbeitsabläufe und Playbooks, gegliedert wie die [Fachbereiche](/wiki/20-fachbereiche). Jeder Prozess ist zusätzlich aus dem passenden Fachkapitel verlinkt — beide Wege führen hin. ### Bereiche * [Verkauf](/wiki/30-prozesse/verkauf) - Reparatur, Kommissionsauftrag, Streckenrechnung. * [Sprechstundenbedarf](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf) - Die dreistufige SSB-Pipeline plus Rezeptscan. * [Fakturierung](/wiki/30-prozesse/fakturierung) - Storno, Belegkopie, Proforma. * [Lager und Versand](/wiki/30-prozesse/lager-versand) - Bestandsbuchung, Stornierungen, Kommissionierung, Paketlabels. * [Administration](/wiki/30-prozesse/administration) - Mandanten, Grundeinstellungen, Stapeländerung, Belegerfassung. Die Systemeinführung selbst steht unter [Architektur und Einführung](/wiki/00-architektur/kontor.med-im-unternehmen-einfuehren). ## Prozesse — Administration Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration Einrichtungs- und Pflegeaufgaben, überwiegend dem [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) vorbehalten. Zugehörige Module siehe [Technik](/wiki/40-technik). ### Einrichtung * [Mandant anlegen](/wiki/30-prozesse/administration/mandant-anlegen) - Neuen Mandanten auf Basis eines Vorlagemandanten erstellen. * [Mehrwertsteuerklassen und Erlöskonten einrichten](/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten) - MwSt-Klassen je Land, Erlöskonten nach Länderklasse für DATEV. * [Zahlungsarten einstellen](/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen) - Skontierungsoptionen und Zahlungscodes für die E-Rechnung. * [Azure-App für unbeaufsichtigten Mailzugriff einrichten](/wiki/30-prozesse/administration/azure-app-fuer-unbeaufsichtigten-mailzugriff-einrichten) - App-Registrierung für Microsoft Graph. ### Laufender Betrieb * [Stapeländerung von Datensätzen](/wiki/30-prozesse/administration/stapelaenderung-von-datensaetzen) - Mehrere Datensätze gleichzeitig ändern; nur für Administratoren freigeben. * [Belege für das DMS erfassen](/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen) - Scannen, fotografieren oder importieren; Zuordnung erfolgt automatisch. ## Azure-App für unbeaufsichtigten Mailzugriff einrichten Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/azure-app-fuer-unbeaufsichtigten-mailzugriff-einrichten App-Registrierung im Azure Portal mit Microsoft-Graph-Anwendungsberechtigungen und Clientschlüssel; liefert tenantId, clientId und clientSecret. Liefert die drei Werte, die die [E-Mail-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration) für den Microsoft-365-Versand benötigt. Umfeld: Exchange Online / Microsoft Graph. ### 1. App-Registrierung 1. Ins **Azure Portal** gehen. 2. Links im Menü **Microsoft Entra ID** auswählen. 3. Unter **App-Registrierungen** → **Neue Registrierung**. 4. Angaben: - **Name:** z. B. `Mail-Service-App` - **Unterstützte Kontotypen:** „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis" - **Umleitungs-URI:** leer lassen 5. **Registrieren** klicken. Auf der Übersichtsseite: | Feld in Azure | Technische Bezeichnung | |---------------|------------------------| | Anwendungs-ID (Client) | `clientId` | | Verzeichnis-ID (Mandant) | `tenantId` | ### 2. API-Berechtigungen 1. In der App links **API-Berechtigungen**. 2. **Berechtigung hinzufügen** → **Microsoft Graph**. 3. **Anwendungsberechtigungen** auswählen — **nicht** „Delegierte Berechtigungen". 4. Nach „Mail" suchen und wählen: - `Mail.Send` - `Mail.ReadWrite` (oder nur `Mail.Read`, wenn nur gelesen werden soll) 5. **Berechtigungen hinzufügen**. 6. Oben **Administratorzustimmung für \ erteilen** → mit **Ja** bestätigen. ### 3. Geheimen Clientschlüssel erstellen 1. In der App → **Zertifikate & Geheimnisse**. 2. Bereich **Geheime Clientschlüssel** → **Neuer geheimer Clientschlüssel**. 3. Beschreibung und Ablaufzeit wählen → **Hinzufügen**. 4. Den **Wert sofort kopieren** — er ist **nur einmal sichtbar** und ergibt `clientSecret`. ### 4. Zugriff einschränken (empfohlen) Standardmäßig gilt der Zugriff für **alle Postfächer**. Zur Beschränkung auf bestimmte Postfächer im **Exchange Online PowerShell**-Modul mit `New-ApplicationAccessPolicy` eine Richtlinie erstellen, die nur für eine bestimmte Gruppe von Postfächern gilt. ### Ergebnis | Wert | Variable | |------|----------| | Mandanten-ID (Verzeichnis-ID) | `tenantId` | | Anwendungs-ID (Client-ID) | `clientId` | | Geheimer Clientschlüssel | `clientSecret` | ## Belege für das DMS erfassen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen Aus fast jedem Modul Dokumente scannen, fotografieren oder importieren; die Zuordnung zum Datensatz erfolgt automatisch. Aus nahezu allen Bereichen lassen sich zugehörige Belege zum einzelnen Datensatz erfassen und im [DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)) speichern — etwa aus dem [Kundenmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)), dem [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) oder für Produkte, um Produktdatenblätter und Sicherheitsvorschriften einzuscannen. ### Aufruf Im jeweiligen Modul über das Register **Verwaltung** in der Toolleiste, Button **Dokumente scannen**. Das Erfassungsmodul öffnet sich. ### Automatische Zuordnung Die erforderlichen Attribute des Datensatzes — etwa Artikelnummer oder Kundennummer — sind bereits **automatisch zugewiesen**. Es muss nur noch das Dokument erfasst werden; die Verbindung zum Datensatz stellt Kontor.MED selbst her. ### Erfassungsarten - über einen normalen **Scanner**, der eine oder mehrere Seiten einliest - durch **Aufnahme mit einer Kamera** - durch **Dateiimport** ### Mehrseitige Belege Mehrere Seiten lassen sich in einem Beleg zusammenfassen; beim Speichern entsteht daraus eine einzelne **PDF-Datei**. ### Speichern Nach Erfassung aller Seiten auf **Speichern** klicken — die PDF wird im DMS zusammen mit dem Datensatz abgelegt. ## Mandant anlegen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/mandant-anlegen Neuen Mandanten im Administrations- und Backup-Tool auf Basis eines Vorlagemandanten erstellen. Voraussetzung: **Administrationsrechte** und Zugriff auf das [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool). ### Schritte 1. In der Mandantenverwaltung des Administration-Tools als **Vorlage** einen bestehenden Mandanten wählen. 2. Eine der beiden Varianten wählen: - **Neu** — der Mandant wird neu erstellt, mit der gleichen Konfiguration wie der Vorlagemandant (ohne Daten). - **Komplett kopieren** — der Mandant wird inklusive Daten kopiert. 3. Angeben: - **ID** des neuen Mandanten (Kurzname) - **Name** (z. B. Firmenname, frei festlegbar) 4. Auf **Weiter** klicken und abschließend bestätigen. ### Ergebnis Der neue [Mandant](/wiki/90-glossar/mandant) wird erstellt. Beim nächsten Login erscheint er im Dropdown-Menü der Mandantenauswahl. ## Mehrwertsteuerklassen und Erlöskonten einrichten Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten Mehrwertsteuerklassen je Land und die Erlöskontenzuordnung nach Länderklassen (Inland, EU, Non-EU) für die DATEV-Übergabe konfigurieren. Beides liegt in den **Grundeinstellungen des Mandanten**. ### Zugang 1. Über das **Dateimenü** den Button **Grundeinstellungen** wählen. 2. Register **Grundeinstellungen**. Voraussetzung: **Administratorrechte** — andernfalls ist das Dateimenü des Startmenüs gesperrt. Siehe [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator). ### Mehrwertsteuerklassen Über den Hyperlink **Mehrwertsteuerklassen**. Im Standardumfang gibt es drei Klassen: | Klasse | Bedeutung | |--------|-----------| | **Ohne** | Ohne Mehrwertsteuer. | | **Reduziert** | Reduzierter Mehrwertsteuersatz. | | **Voll** | Standardsatz für die allermeisten Produkte. | Je Klasse lässt sich angeben, für welche **Länder** welcher spezifische Satz gilt — die Klasse *Voll* hat in Deutschland laut Quelle den Wert **19 Prozent**, in anderen EU-Ländern gelten andere Sätze. Das ist erforderlich, um beim Verkauf ins EU-Ausland den Satz exakt auszuweisen. Bei Mehrwertsteueränderungen in Deutschland oder EU-Ländern ist die Klasse hier anzupassen. ### Erlöskontenzuordnung Für die Übertragung in eine [DATEV-Buchhaltung](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) über den Hyperlink **Erlösartenzuordnung**. #### Länderklassen | Länderklasse | Beschreibung | |--------------|--------------| | **Inland** | Inland. | | **EU** | EU-Raum mit allen zugehörigen Ländern. | | **Non-EU** | Alle Länder außerhalb der EU. | #### Erlösarten und Konten In der Tabelle wird für jede Länderklasse und Erlösart ein Konto zugeordnet. Normalerweise gibt es nur eine Erlösart (**E01**); zusätzliche Erlösarten lassen sich aber **artikelweise** definieren. Beispielhafte Kontenzuordnung — die tatsächlichen Konten sind aus der eigenen Finanzbuchhaltung zu übernehmen: | Bereich | Beispielkonto | |---------|---------------| | Inland | 8900 | | EU-Erlöse | 8901 | | Non-EU-Erlöse | 8902 | Die Zuordnung bewirkt, dass beim Transfer der Rechnungsdaten das entsprechende Erlöskonto eingetragen wird. Fehlende Zuordnungen fallen beim DATEV-Export in der Vorabprüfung auf. ## Stapeländerung von Datensätzen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/stapelaenderung-von-datensaetzen Mehrere Datensätze gleichzeitig ändern über Mehrfachauswahl und „Wert ändern"; wegen der Tragweite nur für Administratoren freigeben. Müssen Änderungen an einer ganzen Gruppe von Datensätzen vorgenommen werden, wäre die Bearbeitung Datensatz für Datensatz umständlich. Die **Stapeländerung** erledigt das in einem Zug. ### Mehrfachauswahl aktivieren Die Mehrfachauswahl liegt **in der Toolbar ganz oben** oder in der **ganz linken Spalte** der Listenansicht. Nach Aktivierung erscheinen Checkboxen vor den Datensätzen. ### Wert ändern 1. Datensätze über die Checkboxen auswählen. 2. **Rechtsklick** auf die Datenzeile. 3. Im Kontextmenü **auf der gewünschten Spalte** den Eintrag **Wert ändern** wählen. ### Optionen | Option | Beschreibung | |--------|--------------| | **Konstante Werte** | Z. B. eine Textänderung für alle Datensätze. | | **Suchen und Ersetzen** | Ersetzt einen bestimmten Begriff im Text eines Feldes. | | **Numerische Anpassung** | Z. B. einen Preis um einen Auf- oder Abschlag verändern. | ### Sorgfalt und Berechtigungen Preis- und Datenänderungen sind sehr sorgfältig vorzunehmen — es werden viele Daten auf einmal verändert. Die Funktion sollte daher **nur für Administratoren freigegeben** werden; siehe [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung). Änderungen sind über die [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung) im Nachhinein nachvollziehbar. ## Zahlungsarten einstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen Beliebig viele Zahlungsarten im Administrationsmenü hinterlegen; relevant sind Skontierungsoptionen und der Zahlungscode für das E-Rechnungsmodul. ### Zugang 1. Menü **Datei** im Startmenü 2. Button **Grundeinstellungen** 3. Register **Grundeinstellungen** 4. Link zu den **Zahlungsarten** ### Konfiguration Es lassen sich beliebig viele Zahlungsarten hinterlegen. Wichtig sind insbesondere: - die **Skontierungsoptionen** - der **Zahlungscode**, der für das [E-Rechnungsmodul](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)) relevant ist ### Zahlungscodes für die E-Rechnung Die **Payment Means Codes** definieren die Zahlungsart eindeutig — siehe [KontorXRG](/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg): | Zahlungsart | Code | |-------------|------| | SEPA-Überweisung | 58 | | SEPA-Lastschrift | 59 | | Barzahlung | 10 | ## Prozesse — Fakturierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/fakturierung Zugehörige Module siehe [Fachbereich Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung). * [Stornorechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/fakturierung/stornorechnung-erstellen) - Storniert eine Rechnung vollständig; laut Quellenlage nur als Ausnahmefall. * [Belegkopie und Wiederholungsdruck](/wiki/30-prozesse/fakturierung/belegkopie-und-wiederholungsdruck) - Original-PDF versus Neuausgabe im aktuellen Layout. * [Proforma-Rechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/fakturierung/proforma-rechnung-erstellen) - Keine echte Rechnung; für Zoll oder als Rechnungsvorschlag. ## Belegkopie und Wiederholungsdruck Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/fakturierung/belegkopie-und-wiederholungsdruck Zwei ähnliche, aber unterschiedliche Wege, einen gedruckten Beleg erneut auszugeben — Original-PDF versus Neuausgabe im aktuellen Layout. Beide Wege liegen im [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) (**Finanzen → Belegarchiv**, Toolbox-Menü). Sie ähneln sich, haben aber einen entscheidenden Unterschied. ### Belegkopie — das Original **Beleg anzeigen** und **PDF-Duplikat anzeigen** geben die ursprünglich erzeugte PDF-Datei **in ihrer exakt ursprünglichen Form** erneut aus. Bei der Duplikat-Variante erscheint im Titelbereich der Hinweis **„Duplikat“**. *Typischer Fall:* Ein Kunde fordert eine Rechnungskopie an, weil sie auf dem Postweg oder beim E-Mail-Versand verloren gegangen ist. ### Wiederholungsdruck — Neuausgabe **Rechnungswiederholungsdruck** und **Stapelwiederholungsdruck** geben die ursprünglich verarbeiteten Daten im **aktuellen Layout** des Druckformulars erneut aus. *Typischer Fall:* Nachträglich wurden die **Adressdaten** des Kunden geändert und sollen auf der Rechnung korrigiert werden. Der Wiederholungsdruck berücksichtigt die neue Anschrift — das ist oft einfacher, als eine [Stornorechnung](/wiki/30-prozesse/fakturierung/stornorechnung-erstellen) zu schreiben oder eine Gutschrift zu erstellen und neu zu fakturieren. #### Mehrfachauswahl Sind über die Mehrfachauswahl mehrere Vorgänge angewählt, werden **PDF-Dateien in einem Verzeichnis** generiert und können weiterverarbeitet werden. #### Briefpapier-Option Beim Rechnungswiederholungsdruck lässt sich wählen, ob das **Briefpapier hinterlegt** werden soll. Damit lassen sich Dokumente korrigieren, die versehentlich falsch oder auf dem falschen Drucker ausgegeben wurden. ## Proforma-Rechnung erstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/fakturierung/proforma-rechnung-erstellen Keine echte Rechnung — dient der Zollabwicklung oder als Rechnungsvorschlag und löst in Kontor.MED keine Berechnung aus. Erstellt wird die Proforma-Rechnung unter **Verkauf → Aufträge**. ### Eigenschaften | Eigenschaft | Beschreibung | |-------------|--------------| | Keine echte Rechnung | Eine Proforma-Rechnung ist **keine echte Rechnung**. | | Zweck Zoll | Unterstützt die **Zollabwicklung**. | | Zweck Vorschlag | Kann dem Kunden als **Rechnungsvorschlag** geschickt werden. | | Keine Berechnung | Bei der Erstellung erfolgt in Kontor.MED **keine Berechnung**. | ### Wichtig Zum Abschluss der [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) muss zusätzlich eine **reguläre Rechnung** erstellt werden. Erst damit ist die Fakturierung abgeschlossen. ## Stornorechnung erstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/fakturierung/stornorechnung-erstellen Storniert eine Rechnung vollständig und setzt die Positionen auf offen zurück; laut Quellenlage nur als Ausnahmefall direkt nach dem Fehler vorgesehen. Eine **Stornorechnung** storniert eine Rechnung in ihrer **Gesamtheit**. Typischer Anlass: Direkt nach der Fakturierung fällt auf, dass ein Preis falsch gesetzt oder eine Besonderheit übersehen wurde — und die Rechnung wurde dem Kunden **noch nicht zugestellt**. ### Ablauf Aufruf über das [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) im Register **Buchhaltung** des Startmenüs. Dort werden alle erstellten Rechnungen angezeigt und lassen sich filtern. 1. Die zu stornierende Rechnung suchen. 2. Über den Button **„Stornorechnung“** die Stornorechnung erstellen. 3. **Stornogrund** angeben und bestätigen. ### Wirkung Intern wird der **Buchungsvorgang** der zugrunde liegenden Rechnung storniert. Alle berechneten Positionen werden komplett zurückgesetzt: - Die Auftragspositionen stehen wieder im Status **offen** bzw. **geliefert**. - Die Positionen sind im Auftrag wieder verfügbar, **Preise** lassen sich anpassen, Positionen auch **entfernen**. - Anschließend kann die neue Rechnung mit den gewünschten Modifikationen erstellt werden. **Wichtig:** Die fakturierten Positionen sind danach wieder offen. Sie müssen entweder **neu fakturiert** oder **gelöscht** werden, wenn keine Rechnung mehr entstehen soll. ### Anwendbare Belegarten - Rechnungen aus dem Bereich **Praxisbedarf** und **Sachkosten** - **Sprechstundenbedarfsrechnungen** - Theoretisch auch Gutschriften, was aber selten genutzt wird ### Einordnung: wann stattdessen Gutschrift? Die Quellen setzen hier unterschiedliche Akzente. Die ausführlichere Darstellung [1] rät ausdrücklich zur Zurückhaltung: > Die Stornorechnung sollte nur im **Ausnahmefall** verwendet werden und nur **direkt**, nachdem der Fehler aufgefallen ist. Ansonsten sollten **Gutschriften** bzw. **Korrekturrechnungen** erstellt werden. Quelle [2] beschreibt die Stornorechnung dagegen allgemeiner als „in vielen Fällen die Lösung", ohne diese Einschränkung zu nennen. Im Zweifel gilt die engere Auslegung: Storno nur vor Zustellung an den Kunden, danach Gutschrift oder Korrekturrechnung. Für reine Layout- oder Adresskorrekturen ist ohnehin der [Wiederholungsdruck](/wiki/30-prozesse/fakturierung/belegkopie-und-wiederholungsdruck) der einfachere Weg. ## Prozesse — Lager und Versand Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand Zugehörige Module siehe [Lager](/wiki/20-fachbereiche/lager) und [Versand](/wiki/20-fachbereiche/versand). ### Wareneingang * [Wareneingang buchen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx)) - Am Scanner erfassen, Charge/UDI berücksichtigen, auf dem Wareneingangsplatz buchen. * [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx)) - Umbuchen auf den Ziellagerplatz; Bestandsprüfung und Mini-Inventur. * [Wareneingang stornieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) - Fehlerhaft erfasste Positionen beim Verräumen. ### Bestand * [Manuelle Bestandsbuchung](/wiki/30-prozesse/lager-versand/manuelle-bestandsbuchung) - Zu- und Abbuchen über die Buchungsmaske, Umbuchung auf anderes Lager. ### Kommissionierung und Versand * [Pickliste kommissionieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) - Ablauf am Scanner von der Anforderung bis zum Lieferschein. * [Kommissionierungsvorgang stornieren](/wiki/30-prozesse/lager-versand/kommissionierungsvorgang-stornieren) - Einzelne Positionen oder ganze Aufträge im Leitstand. * [Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)) - Unterbrochene Kommissionierungen fortsetzen. * [Paketlabels erstellen](/wiki/30-prozesse/lager-versand/paketlabels-erstellen) - Paketdetails erfassen, Gefahrgut zuordnen, Labels drucken. ## Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX) Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx) Unterbrochene Kommissionierungen in der mobilen App auffinden und fortsetzen. **Geparkte Aufträge** sind Kommissionierungen, die unterbrochen wurden und später fortgesetzt werden sollen. Verwaltet werden sie in [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx), der mobilen Version von Kontor.MED. ### Navigation 1. Start von Kontor MX öffnen 2. Auf **Kommissionierung** gehen 3. Auf den Button **geparkte Aufträge** klicken ### Inhalt der Liste Angezeigt werden alle Aufträge, bei denen die [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung) nicht zu Ende geführt wurde — jeweils mit: - Name des Kunden - Pickliste - Tour - Lieferbarkeit des Auftrags ### Weiterbearbeitung Der Benutzer wählt einen Auftrag bzw. eine Pickliste aus und führt die Kommissionierung zu Ende. ## Kommissionierungsvorgang stornieren Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/kommissionierungsvorgang-stornieren Einzelne Positionen oder ganze Kommissionieraufträge im Leitstand stornieren; gepickter Bestand wird dabei zurückgebucht. Anlass ist typischerweise, dass ein Kunde seinen Auftrag ändern oder komplett zurückziehen möchte, während er sich bereits in der Kommissionierung befindet oder schon gepickt wurde. Durchgeführt wird die Stornierung im [Lagerleitstand](/wiki/20-fachbereiche/lager/lagerleitstand). ### Einzelne Positionen stornieren 1. Den entsprechenden Auftrag im Leitstand heraussuchen. 2. Im Register **Details** die zu stornierende Position auswählen. 3. Auf **Kommissionierung stornieren** klicken. 4. Wurde die Position bereits kommissioniert, muss der **gepickte Lagerbestand wieder zugebucht** werden — auf den ursprünglichen oder einen anderen Lagerort. Die Zubuchung wird über eine entsprechende Auswahl gesteuert. 5. Die Position ist storniert und im ursprünglichen Auftrag wieder verfügbar. #### Danach - Soll die Position **komplett entfallen**, muss sie später auch im eigentlichen Auftrag storniert werden. - Andernfalls lässt sich die Auftragsposition anpassen (z. B. Menge oder Artikelnummer) und für einen neuen Kommissioniervorgang wieder zum Versand freigeben. ### Kompletten Kommissionierauftrag stornieren 1. Im Leitstand den gewünschten Auftrag auswählen. 2. Links auf den Button **Auftrag stornieren** klicken. **Voraussetzung:** Der Auftrag wurde noch **nicht kommissioniert**. Wurden bereits Positionen kommissioniert, müssen diese zuerst einzeln über den Positionsstorno storniert werden — erst danach lässt sich der Auftrag insgesamt stornieren. ### Ergebnis Die Positionen des stornierten Kommissionierauftrags sind im Auftrag wieder verfügbar, frei anpassbar und können erneut für den Versand freigegeben werden. ## Manuelle Bestandsbuchung Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/manuelle-bestandsbuchung Bestände per Buchungsmaske zu- oder abbuchen; Vorzeichen steuert Zugang oder Abgang, Umbuchung auf anderes Lager möglich. Erreichbar aus dem **Artikelstamm** im Register **Lager** oder direkt über das Startmenü, Registerkarte **Lager**. Nach dem Start öffnet sich die **Buchungsmaske**. ### Ablauf 1. **Artikel wählen** — über das Suchfeld oder direkt per **Barcode** scannen. 2. **Lager bzw. Lagerplatz** auswählen. 3. **Menge eingeben** — das Vorzeichen steuert die Richtung: | Vorzeichen | Bedeutung | |------------|-----------| | **positiv** | Warenzugang / Wareneingang | | **negativ** | Manueller Warenabgang / Warenausgang | 4. Bei **chargenpflichtigen** Artikeln zusätzlich die [Charge](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) auswählen. 5. **Buchungstext** frei eingeben. 6. Über den Button **Buchung** ausführen. ### Umbuchung auf anderes Lager Ein Artikel lässt sich auch auf einen anderen Lagerplatz oder in ein anderes Lager umbuchen: 1. Checkmarke **Umbuchung auf anderes Lager** aktivieren. 2. **Ziellager** bzw. **Ziellagerplatz** auswählen. ## Paketlabels erstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/paketlabels-erstellen Paketdetails erfassen, Gefahrgut zuordnen und Labels über den jeweiligen Versanddienstleister erzeugen. Das Modul **Paketlabels** öffnet sich, sobald in der [Versandabwicklung](/wiki/20-fachbereiche/versand/versandabwicklung) ein Lieferschein gescannt wurde. ### Versandauftrag 1. Im Versandmodul wird ein Lieferschein gescannt. 2. Für den Lieferschein wird ein **Versandauftrag** erstellt. 3. Der Versandauftrag besteht aus einem oder mehreren **Paketen**. 4. Nach Öffnen des Moduls erscheint der zugehörige **Versanddienstleister**. ### Versanddienstleister | Transportweg | Beispiel | |--------------|----------| | Eigener Transportdienst | Durchführung einer eigenen Tour | | Eigene Transportlogistik | Transoflex | | Spedition | DAXA | Über die Auswahl des Versanddienstleisters kennt Kontor.MED die Anforderungen an die Paketlabels: Es sendet die Details der erfassten Sendung an den Dienstleister und erhält die fertigen Labels zum Ausdruck. ### Ablauf 1. **Paketdetails erfassen** — Gewicht je Paket, ggf. Ladehöhe und weitere Details. Optional weitere Lieferscheine zur Sendung hinzufügen. 2. **Gefahrgut zuordnen**, falls [Gefahrgutartikel](/wiki/20-fachbereiche/versand/gefahrgut-und-gefahrstoffe) enthalten sind — damit die entsprechenden Gefahrgutaufkleber angebracht werden können. 3. Über **Drucken** bzw. **Anzeigen** die Labels erzeugen. 4. Labels auf die Pakete anbringen. Bei **Eigenversand** (eigene Tour) druckt Kontor.MED interne Labels, die auch zur Kennzeichnung der Ware dienen können. ## Pickliste kommissionieren (Kontor MX) Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx) Schrittweiser Ablauf am Scanner — Pickliste anfordern, Kommissionierwagen wählen, Positionen scannen und buchen, Lieferschein und ggf. Rechnung drucken. Der eigentliche Pickvorgang im Modul [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung) von [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx). ### Ablauf #### 1. Pickliste auswählen Nach **Pickliste anfordern** zeigt das System die verfügbaren Picklisten — je nach Einstellung nach **Touren gruppiert**. Sichtbar sind die Anzahl unterschiedlicher Kunden und Pickpositionen, damit eine passende Pickliste gewählt werden kann. Nach Auswahl erscheint eine Übersicht mit der Pickliste und den zugeordneten Kunden. Über **Starten** beginnt der Vorgang. #### 2. Kommissionierwagen wählen (optional) Je nach Einrichtung ist vor dem Picken der **Kommissionierwagen** auszuwählen oder dessen Barcode zu scannen. Auf dem Wagen werden alle Produkte der Pickliste **kundenübergreifend** gesammelt. Einer Pickliste können auch **mehrere Wagen** zugeordnet werden — bei großen Picklisten kann der Wagen mitten im Vorgang gewechselt werden (Button **Kommissionierwagen** oben). #### 3. Besonderheiten prüfen Kunden- oder auftragsbezogene **Besonderheiten** werden vor dem Picken angezeigt. Detailinfos sind über den Button **Kundeninfo** abrufbar. #### 4. Positionen picken Angezeigt werden **Lagerplatznummer**, **zu pickende Menge**, **Produktbeschreibung** und kundenspezifische Hinweise. Ein Artikel wird durch Scan ausgewählt — üblich sind: * Artikelnummer * **UDI** — enthält auch die **Charge** (dadurch am gebräuchlichsten) * GTIN * PZN Im Browser wählt alternativ ein **Doppelklick** auf die Zeile die Position aus. Über **Buchen** wird die Position gebucht — der Artikel wird vom Lagerbestand abgebucht und ist nun auf dem Kommissionierwagen. Bei chargenpflichtigen Artikeln (siehe [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung)) ist zusätzlich die **Charge** zu bestätigen. Je nach Einstellung schlägt Kontor MX die **älteste Charge** vor oder verlangt sie zwingend. #### 5. Kontextmenü während des Pickens Über das Kontextmenü im oberen Bildschirmbereich sind möglich: * Verzweigung in die [Artikelinfo](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelinfo) eines Artikels * Position als **nicht lieferbar** kennzeichnen * vorgeschlagenen **Lagerplatz** ändern * die **Pickliste parken** — Fortsetzung siehe [Geparkte Aufträge verwalten (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/geparkte-auftraege-verwalten-(kontor-mx)) * die gesamte Kommissionierung **abschließen** — nicht gepickte Positionen werden dabei oft als nicht lieferbar gesetzt #### 6. Abschluss und Druck Nach Abschluss wird der Vorgang geschlossen. Je nach Einstellung: * **Lieferschein wird direkt gedruckt** und an den [Versand](/wiki/20-fachbereiche/versand) übergeben, **oder** * Kontor MX verzweigt in das Modul **Pickliste**, in dem sich die Kommissionierwagen und Aufträge der Pickliste anzeigen lassen und Lieferscheine über **Lieferschein drucken** gesammelt oder auftragsbezogen ausgedruckt werden. Je nach **Kundeneinstellung** wird beim Druck des Lieferscheins zusätzlich die **Rechnung** automatisch mit erzeugt und ins Paket gelegt. Das Modul **Pickliste** ist — sofern aktiviert — auch direkt aus dem Startmenü von Kontor MX LVS über einen eigenen Button erreichbar; die Pickliste kann per Nummer oder über den zugeordneten Kommissionierwagen aufgerufen werden. ## Wareneingang buchen (Kontor MX) Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx) Ablauf am Scanner — offene Wareneingänge auswählen oder neu anlegen, Lieferant/Bestellung wählen, Wareneingangsplatz und Lieferscheinnummer setzen, Positionen scannen und buchen. Erster Schritt des zweistufigen [Wareneingangs](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang) in [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx) — die Erfassung auf dem **Wareneinlagerungsplatz**. ### Ablauf #### 1. Modul öffnen Im Startmenü von Kontor MX auf **Wareneingang** klicken. Existieren **offene Wareneingänge**, öffnet sich eine Liste. Ein offener Wareneingang kann ausgewählt und fortgesetzt werden — sonst weiter mit **Neuer Wareneingang**. #### 2. Bestellung wählen Im Anschluss: * **Lieferant** auswählen, oder * **Bestellnummern** angeben — auch mehrere, wenn sie in einem Lieferschein geliefert werden #### 3. Wareneingangsplatz und Lieferscheinnummer Der **Wareneingangsplatz** ist der Ort, an dem die gelieferte Palette oder das Paket ausgepackt wird und der zunächst als Sammelplatz im Lager fungiert. Eine **Standardauswahl** kann bereits eingetragen sein. Anschließend die **Lieferscheinnummer** vom Lieferschein des Lieferanten eintragen. Mit **Wareneingang starten** beginnt die Buchung. #### 4. Positionen erfassen Die Buchung erfolgt wie bei der Kommissionierung über die **Scan-Funktion**. Erfassbar sind: * **Artikelnummer**, **GTIN**, **UDI** oder andere hinterlegte Suchbegriffe — durch Scan oder manuelle Eingabe * alternativ **Doppelklick** auf die Zeile Bei chargenpflichtigen Artikeln (siehe [Chargenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung)) ist die **Charge** festzulegen. Wurde eine **UDI** gescannt, ist die Charge bereits enthalten und muss nicht zusätzlich eingegeben werden. Nicht gelieferte Artikel verbleiben im **Rückstand** — erfasst werden nur die tatsächlich gelieferten Positionen. #### 5. Buchen Ist der Lieferschein vollständig erfasst, meldet Kontor MX den Abschluss und fragt, ob **gebucht** werden soll. Nach Bestätigung werden die Positionen auf dem Wareneingangsplatz gebucht. Nächster Schritt: [Wareneingang verräumen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx)). ## Wareneingang stornieren (Kontor MX) Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx) Fehlerhaft erfasste Positionen beim Wareneingang verräumen stornieren; die Bestellung landet im Ordner „Wareneingang storniert“. In [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx) lassen sich fehlerhaft erfasste Positionen beim Wareneingang stornieren. Relevant ist das im Modul **Wareneingang verräumen**, in dem Warenbestände vom **Sammelplatz** oder vom **Kommissionierwagen** auf den eigentlichen Lagerplatz verräumt werden. ### Ablauf 1. Die falsche Position in der Liste **selektieren**. 2. Das **Kontextmenü** öffnen (Menü neben dem Refresh-Button). 3. Die Option **„Wareneingang Position stornieren“** anwählen. 4. Die Position wird storniert und aus dem Wareneingang entfernt. ### Auswirkungen | Auswirkung | Beschreibung | |------------|--------------| | Entfernung aus dem Wareneingang | Die Position wird aus dem aktuellen Wareneingang entfernt. | | Abbuchung vom Sammelplatz | Die Position wird vom aktuellen Sammelplatz wieder abgebucht. | | Bestellordner | Die zugrunde liegende [Bestellung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellmodul) wird in den Ordner **„Wareneingang storniert“** gestellt. | Dadurch lässt sich die betroffene Bestellung leicht identifizieren und beim nächsten Wareneingang wiederfinden. ## Wareneingang verräumen (Kontor MX) Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-verraeumen-(kontor-mx) Zweiter Schritt — Artikel vom Wareneinlagerungsplatz auf den Ziellagerplatz umbuchen; Bestandsprüfung und Mini-Inventur unterstützen die permanente Inventur. Zweiter Schritt des zweistufigen [Wareneingangs](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang) in [Kontor MX](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx). Verräumt die zuvor auf dem **Wareneinlagerungsplatz** erfassten Artikel auf ihren **Ziellagerplatz**. ### Ablauf #### 1. Wareneinlagerungsplatz scannen Nach dem Start erscheint ein Eingabefeld — der **Wareneinlagerungsplatz** (WE-Sammelplatz) wird gescannt. Kontor MX zeigt anschließend die Artikel, die aktuell auf diesem Platz liegen. #### 2. Artikel auf den Kommissionierwagen Die Artikel werden vom Sammelplatz **auf einen Kommissionierwagen befördert**, danach mit dem Kommissionierwagen ins Lager gebucht. #### 3. Positionen scannen und Ziellagerplatz bestätigen Für jeden Artikel: * über die **Scan-Funktion** die Position aufrufen * **Ziellagerplatz** ist der **Standardlagerplatz** des Artikels — je nach Konfiguration ist der Platz zu **bestätigen** oder **manuell zu wählen** * Kontor zeigt den **aktuellen Lagerbestand** auf dem Zielplatz und den **Gesamtlagerbestand** des Artikels #### 4. Bestandsprüfung — Beitrag zur permanenten Inventur Die angezeigte Bestandsprüfung erfüllt eine Anforderung der [permanenten Inventur](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur): Der Lagerbestand wird auch **physisch** kontrolliert und die Kontrolle im System verbucht. ##### Mini-Inventur bei Abweichung Passt der Ist- nicht zum Sollbestand auf dem Lagerplatz, kann während des Verräumens eine **Mini-Inventur** auf diesem Platz durchgeführt werden — alle Chargen des Artikels auf dem Platz werden erfasst und die Bestände korrigiert. #### 5. Abschluss Sind alle Artikel auf ihre Ziellagerplätze umgebucht, ist der Wareneingang **abgeschlossen**. ### Verwandte Prozesse * [Wareneingang buchen (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-buchen-(kontor-mx)) — der erste Schritt. * [Wareneingang stornieren (Kontor MX)](/wiki/30-prozesse/lager-versand/wareneingang-stornieren-(kontor-mx)) — für fehlerhaft erfasste Positionen. ## Prozesse — Sprechstundenbedarf Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf Fachlicher Hintergrund siehe [Fachbereich Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf). ### Die drei Stufen 1. [SSB Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung) - Aufträge filtern, Rezeptaufstellungen an die Kunden versenden. 2. [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) - Verteilung auf Kasse, privat oder Sachkosten; Übergabe an die Fakturierung. 3. [SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) - Rezepterhalt bestätigen, Stapeldruck der Rechnungen. ### Begleitend * [SSB-Rezepte scannen und zuordnen](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen) - Vollständigkeitsprüfung vor Auslieferung und Nachweis nach der Abrechnung. * [Faktura zurückstellen](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/faktura-zurueckstellen) - Freigegebene Vorgänge zurück in die Verteilung schieben. ## Faktura zurückstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/faktura-zurueckstellen Bereits zur Faktura freigegebene SSB-Vorgänge wieder in die SSB-Verteilung zurückschieben, etwa nach Fehlern oder für Korrekturen. Vorgänge, die bereits zur Faktura freigegeben wurden und sich im Modul [SSB-Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) befinden, lassen sich zurückstellen — etwa wenn Fehler passiert sind oder nachträglich Korrekturen nötig werden. ### Ablauf Aufruf über **Fakturierung SSB → SSB-Fakturierung**. Dort sind die zu fakturierenden Vorgänge zu sehen. 1. Die Vorgänge auf der linken Seite mit **Checkmarken** auswählen. 2. Über den Button **„Faktura zurückstellen“** die Aufträge zurückstellen. ### Ergebnis Die zurückgestellten Vorgänge erscheinen wieder unter [SSB-Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) und können dort weiterbearbeitet werden. ## SSB Anforderung Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung Erste Stufe der SSB-Abwicklung — zu fakturierende Aufträge filtern und Rezeptaufstellungen an die Kunden versenden. Erste Stufe der [SSB-Abwicklung](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)). Aufruf über Register **Fakturierung SSB** → **SSB Anforderung**. ### Schritte 1. Die Aufträge im Status **Anforderungen** werden aufgelistet. 2. Aufträge nach Bedarf **filtern**. 3. Aus der Auswahl die **Anforderungen erstellen** — für die ausgewählten Aufträge werden **Rezeptanforderungen** bzw. **Rezeptaufstellungen** an die Kunden versendet. Mit diesen Rezeptaufstellungen können die Kunden die Rezepte ausführen und an das Unternehmen zurücksenden. ### Hinweis Dieser Prozess wird **für alle Aufträge** durchgeführt — unabhängig davon, ob die Rezepte später auch selbst gedruckt werden. ### Ergebnis Die Aufträge landen im Modul [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung), wo nach Rücksendung der Rezepte weitergearbeitet wird. ## SSB Fakturierung Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung Letzte Stufe der SSB-Abwicklung — Rezeptvollständigkeit explizit bestätigen und Rechnungen per Stapeldruck erzeugen. Letzte Stufe der [SSB-Abwicklung](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)). Aufruf über Register **Fakturierung SSB** → **SSB-Fakturierung**. Angezeigt werden alle Vorgänge, die für die Rechnungserstellung bereit sind. ### Prüfung der Rezepte Vor der Rechnungserstellung muss geprüft werden, ob für alle Vorgänge die **Rezepte vorliegen** — nur dann können die Rechnungen an die Kasse berechnet werden. Idealerweise ist diese Kontrolle bereits in der [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) erfolgt. Bei Vorgängen mit gescannten Rezepten ist die Spalte **„Rezept erhalten“** entsprechend markiert. ### Rezepterhalt bestätigen Vor der Fakturierung ist der Rezepterhalt explizit zu bestätigen: 1. Alle Rechnungen markieren, für die ein Rezept erhalten wurde — Checkmarken auf der linken Seite setzen. 2. Mit der **rechten Maustaste** in die Spalte **„Rezept erhalten“** klicken. 3. Im Menü die Option **„Rezept erhalten“** wählen. 4. Nach der Bestätigungsabfrage sind alle markierten Vorgänge für die Abrechnung freigegeben. ### Abrechnung per Stapeldruck 1. Auf **„Stapeldruck“** klicken — das Druckmenü öffnet sich. 2. Auf **„Druck starten“** klicken — alle ausgewählten Vorgänge werden fakturiert. ### Ergebnis Nach Abschluss verschwinden die Rechnungen aus der aktiven Bearbeitung im Fakturierungsmodul und sind damit abgeschlossen. ## SSB-Rezepte scannen und zuordnen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen Erhaltene Rezepte scannen, dem Vorgang zuordnen und als Nachweis speichern; dient zugleich der Vollständigkeitsprüfung gegen den Auftrag. Der Rezeptscan verknüpft die vom Arzt eingereichten Rezepte mit dem Vorgang. Er erfüllt zwei Zwecke: **Vollständigkeitskontrolle** vor der Auslieferung und **Nachweisführung** nach der Abrechnung. Durchgeführt wird er in der [SSB-Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung) (Startmenü → **SSB-Fakturierung** → **SSB-Verteilung**). Rezepte lassen sich dem **Auftrag** oder dem **Lieferschein** zuordnen. ### Voraussetzung Zum Zeitpunkt des Scan-Starts sollte bereits ein Rezept **im Scanner eingelegt** sein — der Scanner beginnt sofort zu scannen. Siehe [Scanner-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/scanner). ### Ablauf 1. Den entsprechenden Vorgang auswählen. 2. Mit der **rechten Maustaste** klicken — das Kontextmenü erscheint. 3. Den Menüpunkt **„Rezept scannen“** wählen. 4. Der Scanner startet und scannt das eingelegte Rezept. 5. Nach der ersten Seite können **weitere Seiten** oder **weitere Rezepte** hinzugefügt und gescannt werden. 6. Zum Abschluss auf das Icon **„Dokument speichern“** in der Taskleiste klicken. Das Scanfenster schließt sich, die Rezepte sind dem Vorgang zugeordnet. ### Kontrolle in der Liste Die Zuordnung ist an der Spalte **„Scans“** erkennbar: Sie ist **grün markiert** und zeigt die **Anzahl** der für den Vorgang eingescannten Rezepte. ### Nutzen - **Abgleich mit dem Auftrag** — beim Scannen lässt sich prüfen, ob die Produkte auf dem Rezept mit dem Auftrag übereinstimmen. Die Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit ist **vor der Auslieferung** vorzunehmen. - **Nachweis** — die Scans bleiben gespeichert und belegen auch später noch, welche Rezepte eingereicht wurden, selbst wenn die Originale bereits abgegeben sind. Das macht die Abrechnung transparent und verhindert Fehler. ## SSB Verteilung Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung Zweite Stufe der SSB-Abwicklung — nach Rezepteingang die Verteilung auf Kasse, privat oder Sachkosten korrigieren und an die Fakturierung übergeben. Zweite Stufe der [SSB-Abwicklung](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)). Aufruf über Register **Fakturierung SSB** → **SSB-Verteilung**. ### Zweck Nach Erhalt der Rezepte vom Kunden lassen sich hier Korrekturen an der Verteilung der Produkte vornehmen — etwa wenn ein Kunde SSB-Produkte privat abrechnen möchte und die Verteilung von Kassenabrechnung auf privat umgestellt werden muss. Verteilt werden können sowohl Rezepte, die **vom Kunden eingereicht** wurden, als auch solche, die man **selbst gedruckt** und der Kunde anschließend übergeben hat. ### Ablauf 1. Beim Start des Moduls werden alle Vorgänge aufgelistet. 2. Die Aufträge zu den erhaltenen Rezepten **heraussuchen**. 3. Die betreffenden Vorgänge **markieren**. 4. Optional die [Rezepte scannen](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen), bevor verteilt wird. 5. Die Verteilung über das **Kontextmenü** (rechte Maustaste) buchen. ### Optionen im Kontextmenü | Option | Wirkung | |--------|---------| | Verteilung auf **Kasse 1** | Abrechnung über die erste Krankenkasse. | | Verteilung auf **Kasse 2** | Abrechnung über die zweite Krankenkasse. | | Verteilung auf **privaten Sprechstundenbedarf** | Der Kunde trägt die Kosten privat. | | Verteilung auf **Sachkosten** | Abrechnung als [Sachkosten](/wiki/90-glossar/sachkosten). | | **Verteilung zurücksetzen** | Bereits verteilte Positionen werden wieder als unverteilt markiert. | | **Anforderung zurücksetzen** | Die Positionen werden aus dem Verteilungsmodul entfernt und erscheinen wieder in der [SSB Anforderung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-anforderung). | ### Übergabe an die Fakturierung Verteilte Positionen sind in der Liste mit einem **Häkchen** gekennzeichnet. Über den Button **ganz oben rechts in der Toolbar** werden sie an die Fakturierung übergeben: Sie verschwinden aus der SSB-Verteilung und tauchen in der [SSB Fakturierung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-fakturierung) auf. ## Prozesse — Verkauf Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/verkauf Zugehörige Module siehe [Fachbereich Verkauf](/wiki/20-fachbereiche/verkauf). * [Reparaturauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/reparaturauftrag-abwickeln) - Anlage, Kostenvoranschlag, Kundenfreigabe, Reparatur, Rückversand. * [Kommissionsauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln) - Lieferant liefert direkt an den Kunden; Bestellung, Chargen, Fakturierung. * [Streckenrechnung erstellen](/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen) - Rechnung ohne Warenlieferung, direkt fakturierbar. ## Kommissionsauftrag abwickeln Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln Auftragsart, bei der der Lieferant direkt an den Kunden liefert — Bestellung beim Lieferanten, Lieferregistrierung mit Chargen, Fakturierung. Beim **Kommissionsauftrag** werden die erfassten Artikel **direkt vom Lieferanten an den Kunden** geliefert — es erfolgt keine Lieferung über das eigene Lager. Er wird als eigene Auftragsart bei der Erfassung im [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) angelegt. ### 1. Auftragserfassung und Bestellung beim Lieferanten Nach der normalen Erfassung des Auftrags wird er über den Button **bei Lieferant bestellen** an den Lieferanten übergeben. Sind **mehrere Lieferanten** involviert, weil unterschiedliche Artikel bestellt wurden, werden gleichzeitig **mehrere Bestellungen** erzeugt. In jeder ist der aktuelle Kommissionsauftrag als **Referenzauftrag** eingetragen. ### 2. Lieferung registrieren Nach der Lieferung an den Kunden wird die Lieferung in Kontor.MED **registriert**. Dadurch lassen sich die vom Lieferanten ausgelieferten [Chargen](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) festhalten und nachverfolgen. ### 3. Fakturierung Nach **Quittierung der Lieferung** ist der Auftrag bereit für die Fakturierung und kann über das [Fakturierungsmodul](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) abgerechnet werden. ## Reparaturauftrag abwickeln Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/verkauf/reparaturauftrag-abwickeln Vollständiger Ablauf von der Anlage über Kostenvoranschlag und Kundenfreigabe bis zum Rückversand. Playbook für das Modul [Reparaturaufträge](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/reparaturauftraege). ### 1. Reparaturauftrag anlegen 1. Auftrag anlegen — Kontor.MED vergibt automatisch eine Auftragsnummer mit dem Kürzel **RP**. 2. Kunden auswählen, für den die Reparatur stattfinden soll. 3. Lieferanten auswählen, der die Reparatur durchführt (externer Lieferant oder interne Reparaturabteilung). 4. Optional ein Gerät zuweisen, sofern es bereits in der Geräteverwaltung registriert ist. ### 2. Kostenvoranschlag einholen Bei Reparaturaufträgen ist meist zunächst ein Kostenvoranschlag vom Lieferanten erforderlich. 1. Beschreibung des zu reparierenden Geräts in den **Auftragskopftext** eintragen. 2. Über den Button **Einzeldruck** das Formular *Kostenvoranschlag* anwählen. 3. Checkmarke **KVOR erbeten** setzen — dies wird auf dem Kostenvoranschlag explizit für den Lieferanten vermerkt. Der Auftrag wartet anschließend darauf, dass der Lieferant den Kostenvoranschlag abgibt. ### 3. Kundenfreigabe Sobald der Kostenvoranschlag vorliegt: 1. Kunden über den Kostenvoranschlag informieren. 2. Auftragsbestätigung des Kunden einholen. 3. Im Reparaturauftrag die Flags **KVA erhalten** und **KVA akzeptiert** setzen. 4. Über **Einzeldruck** eine Auftragsbestätigung oder einen Reparaturauftrag an den Kunden senden, um den Auftrag offiziell zu bestätigen. ### 4. Reparatur und Rückversand 1. Das Gerät wird zum Lieferanten eingeschickt und repariert. 2. Kostenartikel bzw. Ersatzteile im Auftrag erfassen. 3. **Versandfreigabe** für den Rückversand auslösen. 4. Mit der Versandfreigabe erscheint automatisch ein **Warenbegleitschein**. 5. Mit dem Warenbegleitschein wird das Produkt im Lager für die Kommissionierung eingelagert. 6. Über den normalen [Kommissioniervorgang](/wiki/30-prozesse/lager-versand/pickliste-kommissionieren-(kontor-mx)) wird das reparierte Gerät kommissioniert und an den Kunden zurückgeschickt. ## Streckenrechnung erstellen Quelle: https://codegarden.de/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen Rechnung ohne Warenlieferung, etwa für Serviceleistungen; nach der Erfassung direkt fakturierbar oder als Einzelrechnung druckbar. Die **Streckenrechnung** ist eine Rechnung, bei der **keine Ware zum Kunden geliefert** wird — etwa Servicerechnungen oder andere immaterielle Güter. Sie ist eine eigene Auftragsart im [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul). ### Erfassung Die Erfassung ist der normalen Auftragserfassung sehr ähnlich. Der entscheidende Unterschied: Nach dem Erfassen ist **keine weitere Interaktion nötig**. Kontor.MED stellt die Streckenrechnung direkt für die [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) bereit. ### Variante: Einzelrechnung ohne Fakturierungsmodul Soll die Streckenrechnung nicht über das Fakturierungsmodul abgerechnet werden: 1. Über den Button **Einzeldruck** das Druckmenü öffnen. 2. Direkt aus dem Auftrag eine Rechnung erzeugen. 3. Der Auftrag ist damit unmittelbar abgeschlossen. ## Technik Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik Anpassung, Administration, Berechtigungen und externe Schnittstellen. ### Bereiche * [Customizing](/wiki/40-technik/customizing) - Programmdesigner, Layout-Designer, Formulare, Grundeinstellungen, Bots. * [Administration](/wiki/40-technik/administration) - Benutzer, Backup, Änderungsverfolgung, Datenimport, DMS. * [Berechtigungen](/wiki/40-technik/berechtigungen) - Administrator, Supervisor, Zugriffsrechteverwaltung. * [Integrationen](/wiki/40-technik/integrationen) - DATEV, KontorXRG, Shopware/Shopify, E-Mail, SmartInbox, ABDATA, Scanner, Todoist, E-Post. Die zugehörigen Einrichtungsabläufe stehen unter [Prozesse — Administration](/wiki/30-prozesse/administration). ## Administration Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration Systemnahe Verwaltungsaufgaben. ### Seiten * [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) - Benutzer, Benutzergruppen, E-Mail-Konten, Passwortsicherheit. * [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool) - Mandantenverwaltung, Datenbank-Backup und -Wiederherstellung. * [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung) - Protokollierung aller Datenänderungen; Schreibberechtigungen je Eingabefeld. * [Datenimport-Tool](/wiki/40-technik/administration/datenimport-tool) - CSV-Import über Profile mit Feldzuordnungen und Transformationen. * [DMS (Dokumentenmanagement)](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)) - Eingebautes DMS plus Schnittstelle zu ECO-DMS. ### Zugehörige Prozesse * [Mandant anlegen](/wiki/30-prozesse/administration/mandant-anlegen) * [Stapeländerung von Datensätzen](/wiki/30-prozesse/administration/stapelaenderung-von-datensaetzen) * [Belege für das DMS erfassen](/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen) ## Administrations- und Backup-Tool Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool Werkzeug für Mandantenverwaltung sowie Erstellung und Wiederherstellung von Datenbank-Backups. Das **Administrations- und Backup-Tool** dient der Mandantenverwaltung sowie der Erstellung und Wiederherstellung von Datenbank-Backups. **Achtung:** Für den Zugriff sind zwingend **Administrationsrechte** erforderlich. Siehe [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator). ### Aufruf Aus dem Startmenü: 1. Bereich **Administration** öffnen 2. Auf den Button **Administration und Backup** klicken Das Modul lässt sich auch über die Kommandozeile aufrufen; der Aufruf aus dem Startmenü ist jedoch am einfachsten. ### Hauptaufgaben 1. **Mandantenverwaltung** — Mandanten anlegen und verwalten 2. **Datenbank-Backup** — Backups erstellen bzw. wiederherstellen ### Mandantenverwaltung [Mandanten](/wiki/90-glossar/mandant) sind im Prinzip Firmen mit komplett getrennten Konfigurationen und Datenbeständen. Bei der Installation wird häufig eine **Demo-Firma** angelegt, mit der sich die Funktionen testen lassen, ohne Live-Daten zu ändern. Alternativ kann der Softwareanbieter einen Testmandanten erstellen. Zum Anlegen siehe [Mandant anlegen](/wiki/30-prozesse/administration/mandant-anlegen). ### Datenbank-Backup und Wiederherstellung Das Tool erstellt und restauriert Datenbank-Backups — nützlich, um Datenstände temporär zu sichern bzw. wiederherzustellen. **Empfehlung:** Zusätzlich eine **automatisierte Serverdatensicherung** einrichten, die Folgendes umfasst: - die Datenbank - die Konfiguration von Kontor.MED - generierte Dateien, z. B. die Dokumentenablage ## Änderungsverfolgung Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung Protokollierung von Datenänderungen und Schreibberechtigungen für Eingabefelder in sämtlichen Modulen. Kontor.MED erlaubt es, **Änderungsverfolgung** und **Schreibberechtigungen** für Eingabefelder zu konfigurieren. So lassen sich unberechtigte Zugriffe vermeiden, Fehler minimieren und Datenänderungen jederzeit nachvollziehen. ### Schreibberechtigungen für Eingabefelder Bei der Konfiguration des Programms wird festgelegt, welche Benutzer für bestimmte Eingabefelder **schreibberechtigt** sind. Vorteile: - Vermeidung unberechtigter Zugriffe - Minimierung potenzieller Fehler bei der Dateneingabe ### Protokollierung Kontor.MED protokolliert Änderungen an Datenfeldern in **sämtlichen Modulen**. Nachvollziehbar ist jeweils: - **wann** ein Datensatz geändert wurde - **welcher Benutzer** die Änderung vorgenommen hat - **welches Feld** betroffen war ### Änderungshistorie aufrufen 1. In der **Toolbar** des Moduls den Button links öffnen 2. Ganz unten im Menü den Link **Änderungshistorie** wählen Angezeigt wird für jedes Feld des aktuellen Datensatzes, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie erfolgte und welches Feld betroffen war. ### Verwandte Konzepte * [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) — Vergabe der Schreibberechtigungen * [Mandantenkonfiguration](/wiki/40-technik/customizing/grundeinstellungen-und-firmenstammdaten) ## Benutzerverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung Anlage und Pflege von Benutzern, Zuordnung zu Benutzergruppen, mehrere E-Mail-Konten je Benutzer sowie Passwortsicherheit und Sperrmechanik. Die Benutzerverwaltung ist dem [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) vorbehalten. **Aufruf:** Startmenü → Bereich **Administration** → Button **Benutzer** ### Name und Benutzergruppen Zentral sind der **Name** des Benutzers und die Zuordnung zu einer oder mehreren **Benutzergruppen**. Es lassen sich beliebige Benutzergruppen definieren. Deren [Zugriffsrechte](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) können gesetzt werden: - bezogen auf einen **einzelnen Benutzer**, oder - bezogen auf die **gesamte Gruppe** Bei der Einrichtung ist daher wichtig festzulegen, in welche Gruppe(n) der Benutzer gehört. ### E-Mail-Konfiguration Jedem Benutzer lassen sich **mehrere E-Mail-Konten** zuordnen: | Kontotyp | Verwendung | |----------|------------| | **Primäres Konto** | Standard bei E-Mail-Dialogen in Kontor.MED. | | **Sekundäre Konten** | Alternativ nutzbar, z. B. das Postfach der eigenen oder einer anderen Abteilung. | Weiterhin einstellbar: **Berechtigungen**, **Benutzersignatur** und die üblichen E-Mail-Einstellungen. Siehe auch [E-Mail-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration). ### Login und Passwortsicherheit Ein neu eingerichteter Benutzer muss beim Login ein **sicheres Passwort** vergeben. | Situation | Folge | |-----------|-------| | Passwort dreimal falsch eingegeben | Benutzer wird **vorübergehend gesperrt**. | | Freischaltung | Durch den **Administrator**. | | Login nach Freischaltung | Der Benutzer muss sich mit seinem **Benutzerkürzel** ein **neues Passwort** vergeben. | ### Verwandte Konzepte * [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) * [Supervisor](/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor) * [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) — Konfigurationsprofil je Benutzer ## Datenimport-Tool Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration/datenimport-tool Importiert CSV-Daten über vorkonfigurierte Import-Profile mit Feldzuordnungen, Berechnungen und Transformationen; reine Administrationsaufgabe. **Aufruf:** Startmenü → **Datei → Daten Import Universal** ### Ablauf 1. Aus den voreingestellten **Import-Profilen** das gewünschte auswählen. 2. **Feldzuordnungen** und ggf. erweiterte Einstellungen prüfen bzw. anpassen. 3. Import durchführen. ### Import-Profil Das Profil legt fest: - in welchen **Datenbestand** von Kontor.MED importiert wird - wie die **Quelldatei** aufgebaut ist ### Dateiformat Unterstützt wird **ausschließlich CSV**. Das **Trennzeichen** der Felder ist festlegbar. ### Feldzuordnungen Verknüpfen die Eingabefelder der CSV-Datei mit den Ausgabefeldern, also den Datenbankfeldern. **Wichtig:** Importiert werden **nur die Spalten, die auch zugeordnet** worden sind. ### Erweiterte Einstellungen Ermöglichen benutzerdefinierte **Berechnungen** und **Transformationen**. ### Administrationsaufgabe Konfiguration und Programmierung eines Import-Profils sind eine **Administrationsaufgabe** und sollten **ausführlich getestet** werden, bevor Benutzer das Profil verwenden. ### Weitere Importwege - direkter Datenimport in den Modulen — siehe [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept), Register *Verwaltung* - programmierbarer Datenimport über das [Synchronisationscenter](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce) - Excel-Rückimport in der [Preisplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/preisplanung) und beim [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem) ## DMS (Dokumentenmanagement) Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement) Eingebautes DMS für interne Zwecke plus integrierte Schnittstelle zu ECO-DMS; weitere Systeme per Customizing anbindbar. Ein DMS digitalisiert Prozesse und ermöglicht einen papierlosen Workflow. Die Verwendung wird in den **Systemeinstellungen** konfiguriert. ### Eingebautes DMS Kontor.MED besitzt standardmäßig ein eigenes DMS. Es ist vom Funktionsumfang jedoch **nur für interne Zwecke** gedacht und kann mit professionellen DMS-Produkten nicht mithalten. ### Schnittstelle zu ECO-DMS Für das bekannte, **revisionsfähige** System **ECO-DMS** existiert eine integrierte Schnittstelle. Über die Systemkonfiguration lässt sich einstellen, dass Kontor.MED statt des eigenen DMS ECO-DMS verwendet. **Wirkung:** Dokumente, die im DMS registriert werden — über die Ausgabe von Belegen oder das Einscannen — wandern automatisch in das angeschlossene ECO-DMS-System. ### Weitere DMS-Systeme Andere DMS-Systeme lassen sich per [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) anbinden. ### Verwaltete Dokumentarten - von Kontor.MED erzeugte PDF-Dateien der Ausgangsbelege - [Eingangsrechnungen](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung) - weitere Dokumentarten Erfassung elektronisch (z. B. als E-Mail) oder in Papierform durch Scannen — siehe [Belegerfassung](/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen). ### Verwandte Konzepte * [Register Buchhaltung](/wiki/20-fachbereiche/buchhaltung/register-buchhaltung) * [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) ## Berechtigungen Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/berechtigungen ### Rollen * [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) - Mandanten und Backups, Grundeinstellungen, Benutzer- und Rechteverwaltung, heikle Funktionen. * [Supervisor](/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor) - Kennzeichnung im Benutzerkonto, die den Administrationsbereich freischaltet. ### Rechteverwaltung * [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) - Lesender und schreibender Zugriff je Benutzer und Gruppe; Löschrechte restriktiv vergeben. Die Anlage von Benutzern und Gruppen erfolgt in der [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung); die Anmeldung beschreibt [Login und Passwortvergabe](/wiki/10-grundlagen/login-und-passwortvergabe). ## Administrator Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator Rolle mit Administrationsrechten — Mandanten und Backups, Grundeinstellungen, Benutzer- und Rechteverwaltung sowie heikle Funktionen wie die Stapeländerung. Die Rolle **Administrator** verfügt über **Administrationsrechte** in Kontor.MED. Technisch wird der Zugang zum Administrationsbereich über das Kennzeichen [Supervisor](/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor) im Benutzerkonto freigeschaltet. ### Vorbehaltene Aufgaben | Bereich | Aufgabe | |---------|---------| | **System** | Zugriff auf das [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool) — Mandantenverwaltung, Datenbank-Backup und -Wiederherstellung. | | **Benutzer** | [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) — Benutzer anlegen, Gruppen zuordnen, gesperrte Konten freischalten. | | **Rechte** | [Zugriffsrechteverwaltung](/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung) — lesenden und schreibenden Zugriff je Benutzer und Gruppe setzen. | | **Grundeinstellungen** | [Mehrwertsteuer und Erlöskonten](/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten), [Zahlungsarten](/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen), [Produktvarianten](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten), [Produktmerkmale](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets)), [Tourenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung) — das Dateimenü ist ohne Administratorrechte gesperrt. | | **Formulare und Reports** | [Formulareinrichtung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) und [Report-Verwaltung](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) inkl. Rechtevergabe je Report. | | **Oberfläche** | Konfiguration von [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) und [Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) für Benutzer, die dazu selbst nicht berechtigt sind. | | **Daten** | [Datenimport-Profile](/wiki/40-technik/administration/datenimport-tool) und [Hilfetexte](/wiki/10-grundlagen/hilfesystem-(tooltipps-und-modulhilfe)) pflegen. | ### Funktionen mit besonderer Sorgfalt Diese Funktionen sollten **ausschließlich** Administratoren offenstehen: - **[Stapeländerung](/wiki/30-prozesse/administration/stapelaenderung-von-datensaetzen)** — verändert viele Datensätze auf einmal. - **Löschberechtigung** — laut Quellenlage restriktiv zu handhaben; für Ausnahmefälle empfiehlt sich ein **eigenes Benutzerkonto** statt einer Rechteerweiterung regulärer Konten. ## Supervisor Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor Kennzeichnung in der Benutzerverwaltung, die Zugang zum Administrationsbereich mit Firmen- und Systemeinstellungen eröffnet. Benutzer, die in der [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) als **Supervisor** gekennzeichnet sind, gelangen in den **Administrationsbereich** von Kontor.MED. Dort werden vorgenommen: - **Firmeneinstellungen** - sämtliche **Systemeinstellungen** Für normale Benutzer sind diese Bereiche gesperrt. ### Programmdesigner Das Register **Modul** in den Programmmodulen — mit Konfiguration, vb.net-Skript und Übersetzung — ist nur sichtbar, wenn der [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) lizenziert **und** der Benutzer als Supervisor angemeldet ist. Siehe [Bedienungskonzept](/wiki/10-grundlagen/bedienungskonzept). ### Abgrenzung Die Quellen verwenden **Supervisor** und **Administrator** teils überlappend. *Supervisor* ist die konkrete Kennzeichnung im Benutzerkonto, die den Administrationsbereich freischaltet; [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) wird eher als Rollenbezeichnung für denjenigen verwendet, der Systemaufgaben wahrnimmt. Ob es sich technisch um dasselbe Kennzeichen handelt, ist aus den Quellen **nicht eindeutig** zu entnehmen. ## Zugriffsrechteverwaltung Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/berechtigungen/zugriffsrechteverwaltung Steuert je Benutzer und Benutzergruppe den lesenden und schreibenden Zugriff auf Module, Funktionen und Auswertungen; Löschrechte sollen restriktiv vergeben werden. Jeder Benutzer hat über sein Benutzerkonto **Zugriffsrechte** konfiguriert. Sie steuern den Zugriff auf die Module sowie auf andere Funktionselemente. ### Aufruf Kontor-Startmenü → Bereich **Administration** → Button **Zugriffsrechte verwalten**. Verwaltet werden die Rechte für **jeden Benutzer** und **alle Benutzergruppen**; **lesender** und **schreibender** Zugriff sind separat konfigurierbar. ### Wirkung | Bereich | Wirkung | |---------|---------| | **Module** | Nach dem Einloggen werden nur die Module angezeigt, auf die der Benutzer zugriffsberechtigt ist. | | **Auswertungen** | Auch hier lassen sich Rechte detailliert einstellen — in der [Reportgalerie](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) erscheinen nur die zugänglichen Reports. | | **Administrationsbereich** | Nur für als [Supervisor](/wiki/40-technik/berechtigungen/supervisor) gekennzeichnete Benutzer; für normale Benutzer gesperrt. | ### Löschberechtigung Hier soll der Administrator besonders **restriktiv** vorgehen: - Das Löschen von Datensätzen ist in der Regel **unerwünscht**. - Es sollte nur in **Sonderfällen** erlaubt werden. - Um Löschen in Ausnahmefällen dennoch zu ermöglichen, sollte ein **spezielles Benutzerkonto** mit dieser Berechtigung eingerichtet werden — statt sie regulären Konten zu geben. ### Weitere rechtegesteuerte Funktionen Über die Zugriffsrechte bzw. die [Benutzerverwaltung](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung) werden unter anderem gesteuert: * Konfiguration von [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins) durch den Benutzer selbst * Speichern von [Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) * Schreibberechtigung für einzelne Eingabefelder — siehe [Änderungsverfolgung](/wiki/40-technik/administration/aenderungsverfolgung) * Freigabe der [Stapeländerung](/wiki/30-prozesse/administration/stapelaenderung-von-datensaetzen), die nur Administratoren erhalten sollte * Freischaltung für [KI-Funktionen](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports) und Datenpools ## Customizing Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing Kontor.MED lässt sich auf drei Ebenen anpassen — visuell, über Formulare und Reports, und per Programmierung. Alle Anpassungen bleiben releasefähig. ### Seiten * [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) - Die drei Ebenen im Überblick; Releasefähigkeit, Anpassung im laufenden Betrieb. * [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) - Zusatzmodul für tiefgreifende Änderungen bis hin zu neuen Modulen; .NET mit C# und VB.NET. * [Formulareinrichtung und -steuerung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) - Belegart, Nummernkreis, Archivierung, Verbuchung, Briefpapiere, E-Mail-Templates. * [Grundeinstellungen und Firmenstammdaten](/wiki/40-technik/customizing/grundeinstellungen-und-firmenstammdaten) - Firmen- und Steuerdaten, Auftragsarten, Nummernkreise, Lager, Preislisten, Artikel- und Kundengruppen. * [Hilfe-Autorentool](/wiki/40-technik/customizing/hilfe-autorentool) - Erstellung von Hilfedokumenten mit Projekten, Diktat, KI-Bots und JSON-Import. * [Bot-Konfiguration](/wiki/40-technik/customizing/bot-konfiguration) - Definition, wie die KI eine Aufgabe erledigt; ein Bot je Benutzer. ### Verwandte Konzepte * [Report Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) - Gehört technisch zum Programmdesigner, liegt bei den Auswertungen. * [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) - Die erste Customizing-Ebene aus Anwendersicht. ## Bot-Konfiguration Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/bot-konfiguration Definition, wie die KI eine bestimmte Aufgabe erledigt — Systemeinstellungen und KI-Modell; je Benutzer existiert nur ein Bot. Ein **Bot** basiert auf einer **Definition**, wie die KI eine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat. ### Bestandteile | Bestandteil | Beschreibung | |-------------|--------------| | **Grundvoraussetzungen / Systemeinstellungen** | Mit welchen Rahmenbedingungen die KI die Aufgabe bewältigt. | | **KI-Modell** | Welches Modell zur Lösung der Aufgabe verwendet wird. | ### Eine Bot-Instanz pro Benutzer **Jeder Benutzer hat nur einen Bot.** ### Einsatzorte * [KI-gestützte Analysen](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/ki-gestuetzte-analysen-und-reports) — der **Bot Kontordatenbank-Experte** erstellt KI-Reports * [Hilfe-Autorentool](/wiki/40-technik/customizing/hilfe-autorentool) — Bots überarbeiten diktierte Texte und generieren Tags und Kategorien > **Hinweis zur Quellenlage:** Die Quelle beschreibt die Bot-Konfiguration nur knapp und nennt weder den Aufrufweg noch das Verhältnis zur „Botverwaltung", die im Hilfe-Autorentool erwähnt wird. Beides wäre zu klären. ## Customizing Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/customizing Anpassung von Kontor.MED auf drei Ebenen — visueller Layout-Designer, Formulare und Reports, sowie Programmierung in VB.NET/C#; alle Anpassungen bleiben releasefähig. Ein ERP-System soll die unternehmensspezifischen Prozesse möglichst exakt abbilden — das ist Voraussetzung für hohe **Effizienz** und **Benutzerzufriedenheit**. In Kontor.MED lassen sich sämtliche Module über den [Programmdesigner](/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner) anpassen, und zwar auf drei Ebenen mit steigendem Kenntnisanspruch. ### Ebene 1: Layout-Designer Die offensichtlichste Ebene — hier wird festgelegt, welche Felder ein Benutzer auf seinem Bildschirm sieht: - ganze **Gruppen von Feldern verschieben** - Gruppen **komplett ausblenden** — erhöht Übersicht und Benutzerfreundlichkeit wesentlich - **Gruppierung** und **Sortierung** von Listenspalten - **Filterung** von Daten Alles erfolgt **visuell** und ist mit **keinerlei Programmierung** verbunden. #### Individuelle und abteilungsweite Profile Diese Anpassungen kann der einzelne Benutzer im laufenden Betrieb vornehmen und in seinem eigenen Profil speichern — andere Benutzer sind davon zunächst nicht betroffen. Über das Konzept der **Benutzerprofile** lassen sich Bildschirmeinstellungen aber auch für Gruppen verwenden, etwa für alle Benutzer einer Abteilung. Siehe [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts). ### Ebene 2: Druckformulare, Reports und Statistiken Anpassung von Druckformularen, [Reports](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-verwaltung) und eingebauten Statistiken — ebenfalls über den Programmdesigner, aber mit weitergehenden Kenntnissen. Da der [Report-Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) ein sehr mächtiges Tool ist, verlangt er Kenntnisse über die **Datenbank** und über **Report Design** im Allgemeinen. Für Auswertungen und Dashboards ist Vertrautheit mit den Zusammenhängen in der Datenbank wünschenswert, um effiziente Abfragen zu erstellen. ### Ebene 3: Programmierung Die spezialisierteste Stufe: Programmierung der Module auf Basis von **Microsoft Visual Basic .NET** oder **C# .NET**. Diese Kenntnisse bringen die meisten Anwender nicht mit; es lohnt sich dennoch oft, sie sich anzueignen — benötigt werden sie vor allem in der **Einführungsphase**. #### Releasefähigkeit Programmanpassungen erfolgen in den **einzelnen Modulen** und sind **nicht Teil des Programmreleases**. Daraus folgt: - Anpassungen lassen sich bei einem einzelnen Anwender realisieren, ohne Änderungen am **Hauptrelease** oder **Programmkern**. - Die Anpassungen bleiben **releasefähig** und funktionieren auch nach einem Update des Programmkerns weiter. - Anpassungen sind wirklich **individuell** — andere Kunden sind nicht involviert. ### Anpassungen im laufenden Betrieb Programmänderungen sind auch möglich, während die Benutzer arbeiten. In der Praxis erfolgt das per **Remote-Zugriff**: Support-Mitarbeiter des Softwareunternehmens werden freigeschaltet und nehmen die Anpassungen vor — in der Regel **ohne** dass die Anwender gestört werden. ## Formulareinrichtung und -steuerung Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung Formularmanager für Layout, Belegart, Nummernkreis, Archivierung und Verbuchung; steuert auch Briefpapiere, Übersetzungen und E-Mail-Templates. Kontor.MED bietet Formulare wie Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, verschiedene Angebotsformulare, Gutschriften und weitere. Sie lassen sich im Layout ändern, neu erstellen, ausgeben, archivieren und verbuchen. ### Zugang Die Konfiguration ist eine **Administrationsaufgabe**: 1. **Dateimenü** des Startmenüs 2. Button **Grundeinstellungen** 3. Register **Formulare** ### Bereiche | Bereich | Zweck | |---------|-------| | **Formularmanager** | Haupttool — Überblick über alle eingerichteten Formulare und ihre Einstellungen, etwa für Verkauf, Bestellungen im Einkauf oder Reklamationen. | | **Briefpapiere** | Layouts (Briefbögen), einsetzbar als **Hintergrund** oder **Wasserzeichen**. | | **Übersetzung der Formularfelder** | Übersetzt Begriffe wie *Artikelbezeichnung* oder *Verkaufspreis*; bei mehrsprachigem System werden Formulare automatisch in der Landessprache des Kunden bzw. Lieferanten ausgegeben. | | **E-Mail-Texte** | Mehrsprachige E-Mail-Texte und Templates. | ### Wichtige Felder | Feld | Bedeutung | |------|-----------| | **Belegart** | Kennung, unter der das Formular im [Belegarchiv](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/belegarchiv) abgelegt wird — z. B. **AB** = Auftragsbestätigung, **RG** = Rechnung. | | **Nummernkreis** | Quelle der eindeutigen Belegnummer. | | **Dokumentenarchivierung** | Flags, ob [ZUGFeRD oder X-Rechnung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)) zur PDF-Datei angelegt werden. | | **Verbuchung** | Konfiguration der Verbuchung — sollte idealerweise **nur bei der Einrichtung** erfolgen und im laufenden Betrieb nur in Sonderfällen geändert werden. | ### Druckausgabe und E-Mail-Versand - unterschiedliche **Drucker** für Ausgabe und Kopien - für E-Mail: Templates für **Betreff**, **Vorlage** und den eigentlichen **Text** Für webbasierten Briefversand siehe [E-Post](/wiki/40-technik/integrationen/e-post-versand). ### Feld Verwendung Steuert, in welchen Bereichen ein Formular zur Verfügung steht: | Wert | Bedeutung | |------|-----------| | **A** | Aufträge | | **B** | Bestellwesen | | **R** | Konfigurationen | Über die [Ordnereinstellung](/wiki/10-grundlagen/ordner-system) lässt sich zusätzlich festlegen, ob Formulare in einem bestimmten Ordner von Vorgängen sichtbar sind. ### Layout und Dateiname Das Layout wird über den Button **Formular Layout** bzw. **Report** im [Report Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) bearbeitet. Das Formular ist immer unter dem Namen der **Belegart** gespeichert — das Formular für die Auftragsbestätigung heißt also **AB**. ### Erweiterungen und Workflows Über die Konfiguration der Verbindungsmöglichkeiten lassen sich **Workflows** realisieren, die durch Ausgabe oder Druck eines Formulars ausgelöst werden. ## Grundeinstellungen und Firmenstammdaten Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/grundeinstellungen-und-firmenstammdaten Administrationsbereich mit den grundlegendsten Einstellungen — Firmen- und Steuerdaten, Auftragsarten, Nummernkreise, Lager, Preislisten, Artikel- und Kundengruppen. Hier werden die **grundlegendsten Einstellungen** vorgenommen — sie müssen **vor der Inbetriebnahme** eingerichtet und getestet werden. Siehe [Kontor.MED im Unternehmen einführen](/wiki/00-architektur/kontor.med-im-unternehmen-einfuehren). ### Zugang Startmenü → Menü **Datei** → Button **Grundeinstellungen** Voraussetzung sind [Administratorrechte](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator); ohne sie ist das Dateimenü gesperrt. ### Bereich Stammdaten Allgemeine Angaben zum Unternehmen: - **Anschrift** des Unternehmens - **Steuerliche Daten** — Steuernummer, Umsatzsteuer-ID-Nummer, Standard-Mehrwertsteuersatz - **Bankverbindungsdaten** für die SEPA-Abwicklung - **SEPA-Gläubiger-ID** — auch von [KontorXRG](/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg) für Lastschriftverfahren benötigt ### Auftragsarten Im Register **Grundeinstellungen**. Die Auftragsarten steuern das [Auftragsmodul](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) und den daraus folgenden Workflow: - Standardauftrag - Webauftrag - [Kommissionsauftrag](/wiki/30-prozesse/verkauf/kommissionsauftrag-abwickeln) - [Streckenrechnung](/wiki/30-prozesse/verkauf/streckenrechnung-erstellen) Je Auftragsart hinterlegbar: - die zu verwendenden **Nummernkreise** - die **Standardformulare**, die verwendet werden sollen — siehe [Formulareinrichtung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) ### Weitere Grundeinstellungen Ebenfalls hier definierbar: | Bereich | Inhalt | |---------|--------| | [Zahlungsarten](/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen) | Skontierungsoptionen und Zahlungscodes. | | [Ordner](/wiki/10-grundlagen/ordner-system) | Ordner der Vorgangsverwaltung. | | **Nummernkreise** | Quelle der Belegnummern. | | **Lager** | Unterschiedliche Lager, relevant für die [Bestellplanung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/bestellplanung). | | **Währungen** und **Einheiten** | Grunddaten. | Weiter im selben Bereich: [Mehrwertsteuerklassen und Erlöskonten](/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten), [Variantenkonfiguration](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktvarianten), [Merkmalsets](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets)) und [Versandarten/Touren](/wiki/20-fachbereiche/versand/tourenverwaltung). ### Preislisten Anlegbar für den Bereich **Verkauf** und den Bereich **Einkauf** — siehe [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem). ### Artikel Zweistufiges Gruppensystem aus **Artikelgruppe 1** und **Artikelgruppe 2**. Zusätzlich lassen sich **Artikelkategorien** anlegen — ein beliebig verästelbarer Kategoriebaum. Für den Onlineverkauf siehe [Produktdatenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktdatenverwaltung-fuer-e-commerce). ### Kunden Anlegbar sind **Kundengruppen** (Basis der Listenpreise im [Preissystem](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem)), **Adresstypen** und unterschiedliche **Branchen**. ## Hilfe-Autorentool Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/hilfe-autorentool Werkzeug zur Erstellung von Hilfedokumenten — Projekte, Diktat per Audio Recorder mit Bot-Nachbearbeitung, JSON-Import und Export als KI-Datenbasis. > **Abgrenzung:** Die Quelle [1] trägt den Titel „Funktion des Hilfesystems und seine Werkzeuge", beschreibt aber ein **Autoren- und Dokumentenverwaltungswerkzeug** — mit Projekten, Diktatfunktion, KI-Bots und Export für externe KI-Systeme. Das ist etwas anderes als die in [Hilfesystem](/wiki/10-grundlagen/hilfesystem-(tooltipps-und-modulhilfe)) beschriebenen Tooltipps und Modultexte für Endanwender. Wie beide Werkzeuge zusammenhängen — ob dieses Tool die Inhalte für jenes erzeugt und wer darauf Zugriff hat — geht aus den vorliegenden Quellen **nicht hervor** und wäre zu klären. ### Toolleiste und Projekte **Projekte** sind abgeschlossene Datenbereiche; beliebig viele sind anlegbar. Sie dienen dazu: - Themen logisch zu strukturieren - Dokumente hin und her zu kopieren - temporäre Projekte für Ideensammlungen anzulegen und nach und nach in die richtigen Projekte zu überführen Über die Mehrfachauswahl in der Dokumentenliste lassen sich Dokumente **kopieren**, **verschieben** und **löschen**. Der Button **Aktualisieren** liest die Dokumente eines Projektordners neu ein — sinnvoll etwa bei einem Ordner **Inbox**, in den automatisiert neue Dateien eingespielt werden. ### Neues Dokument: Audio Recorder Über **Neues Dokument** öffnet sich der **Audio Recorder**, in dem ein Text eingesprochen wird. Der Rohtext wird über einen **Bot** in eine bereinigte Form überführt. Der Bot lässt sich durch Anweisungen steuern: - Tonalität der Sprache festlegen - Behandlung bestimmter Fremdwörter - besondere Behandlung bestimmter Wörter im Text Gespeichert wird mit **Titel** und **Kurzbeschreibung**, damit die Information später in der Übersichtsliste wiederzufinden ist. Über **Bearbeiten** lässt sich ein bestehendes Dokument neu einsprechen, ergänzen oder durch einen anderen Bot umwandeln. ### Import und Export | Funktion | Zweck | |----------|-------| | **Exportieren** | Exportiert ausgewählte Dokumente in eine **Textdatei** — nutzbar als Datenbasis für eine KI, etwa ein Custom GPT von OpenAI oder ein Quelldokument für Googles NotebookLM. | | **JSON importieren** | Übernimmt ein bereits formatiertes JSON aus der Zwischenablage direkt als einzelne Dokumente. | Typischer JSON-Ablauf: Einen längeren Text durch eine KI überarbeiten lassen, die daraus einzelne Dokumente im JSON-Format erstellt (z. B. zehn aus einem langen Text), und diese gesammelt importieren. ### Layout | Button | Wirkung | |--------|---------| | **Layout speichern** | Speichert die aktuelle Darstellung (Spalten, Anordnung, bedingte Formatierung) für den nächsten Programmstart. | | **Layout entfernen** | Setzt auf die Standardeinstellung zurück — nützlich, wenn man sich bei der Gestaltung vertan hat. | ### Live- und Test-Konfiguration Zwei Konfigurationen, umschaltbar über den Button oben. Die aktive wird im Hauptfenster unten angezeigt — mit **Namen** (entspricht dem Dokumentenarchiv) und aktiviertem **Service**. Für das Live-System gilt: Die **Service-Adresse** ist fest; die **Kennung/ID** für das Dokumentenarchiv wird bei der Einrichtung zugeteilt. #### Credentials für lokale KI Normalerweise werden Texte über die **servermäßig hinterlegte KI** überarbeitet. Alternativ ist eine **lokale KI** möglich — dann lässt sich das Modell selbst wählen, und man hat mehr Kontrolle über den zugehenden Text. Für die verwendeten APIs sind Zugangsdaten zu hinterlegen. ### Bots Der Button **Bots** führt zur Konfiguration der KI-Bots, hauptsächlich zum **Überarbeiten von Texten** und **Generieren von Tags und Kategorien**. Zugriff und Anpassung erfolgen in der [Botverwaltung](/wiki/40-technik/customizing/bot-konfiguration). ### Hauptfenster Zeigt die Übersicht aller Dokumente sowie unten die **Summe der Wörter** und die **Anzahl der Dokumente** — als Fortschrittsanzeige für das bearbeitete Thema. ## Programmdesigner Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/customizing/programmdesigner Zusatzmodul für tiefgreifendes Customizing aller Module bis hin zu neuen Modulen; basiert auf .NET mit C# und VB.NET, Anpassungen bleiben releasefähig. Der **Programmdesigner** ist ein Zusatzmodul für komfortables und effizientes [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing). ### Zweck - tiefgreifende Änderungen **aller** in Kontor.MED enthaltenen Module - Customizing auf komfortable und effiziente Art - Erstellung **komplett neuer Module**, die den Funktionsumfang erweitern ### Technische Grundlage Kontor.MED basiert auf **Microsoft .NET**. Je Modul kann konfiguriert und programmiert werden mit: - **C#** - **VB.NET** ### Einsatz durch den Hersteller In der Regel setzt der Softwarehersteller den Programmdesigner ein und schaltet ihn per **Fernwartung** frei, um online Anpassungen vorzunehmen. - Anpassungen sind auch im **laufenden Betrieb** möglich - Anpassungen bleiben nach einem Softwarewechsel **releasefähig** ### Hinweis zur Nutzung Der Programmdesigner sollte nur von Anwendern eingesetzt werden, die über **gute System- und ggf. Programmierkenntnisse** verfügen. ### Enthaltene Werkzeuge * [Report Designer](/wiki/20-fachbereiche/auswertungen/report-designer) — Gestaltung aller Ausgabeformulare * **Layout-Designer** — visuelle Gestaltung der Programmmodule, siehe [Customizing](/wiki/40-technik/customizing/customizing) und [Benutzerspezifische Layouts](/wiki/10-grundlagen/benutzerspezifische-layouts) ## Integrationen Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen Externe Schnittstellen von Kontor.MED. ### Buchhaltung und Rechnungen * [DATEV-Schnittstelle](/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport)) - Übergabe von Buchungssätzen und Beleg-PDFs an DATEV-kompatible Systeme. * [KontorXRG](/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg) - Erstellung, Validierung und automatisierter Versand von E-Rechnungen. * [E-Post-Versand](/wiki/40-technik/integrationen/e-post-versand) - Webbasierter Briefversand über Druckertreiber oder den internen Treiber „Custom". ### E-Commerce * [E-Commerce-Plattformen](/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify)) - Shopware und Shopify; Auftragsimport vollautomatisch. ### Kommunikation * [E-Mail-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration) - Versand über SMTP-Server oder Microsoft-365-App. * [Kontor SmartInbox](/wiki/40-technik/integrationen/kontor-smartinbox) - Eingehende E-Mails per KI oder X-Rechnung in Aufträge und Eingangsrechnungen überführen. * [Todoist](/wiki/40-technik/integrationen/todoist) - Externe Aufgabenverwaltung, mit Kunden verknüpft. ### Stammdaten und Hardware * [ABDATA-Modul](/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog)) - ABDA-Katalog mit ca. 750.000 PZN-Artikeln, 14-tägig aktualisiert. * [Scanner](/wiki/40-technik/integrationen/scanner) - Dokumentenscanner inkl. NAPS2 und Barcodescanner für Kontor MX. ### Zugehörige Prozesse * [Azure-App für unbeaufsichtigten Mailzugriff einrichten](/wiki/30-prozesse/administration/azure-app-fuer-unbeaufsichtigten-mailzugriff-einrichten) ## ABDATA-Modul (ABDA-Katalog) Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/abdata-modul-(abda-katalog) Abo-Modul mit Zugriff auf den ABDATA-Katalog (ca. 750.000 PZN-Artikel, 14-tägig aktualisiert); aktualisiert SSB-Preise vollautomatisch. Das **ABDATA-Modul** (auch **ABDA-Modul**) gibt Zugriff auf den **ABDATA-Katalog** — sämtliche Produkte, die eine **PZN** haben. ### Katalogumfang - ca. **750.000 Artikel** - kontinuierlich erweitert - **alle zwei Wochen aktualisiert** ### Nutzen bei Sprechstundenbedarf Besonders wichtig für Unternehmen, die mit [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)) arbeiten: Die Preise der SSB-Artikel werden **vollautomatisch aktualisiert**. Damit werden **falsche Abrechnungspreise** und **Preiskorrekturen durch die Kasse** vermieden. Die so eingespielten Preisänderungen laufen in die automatische [Preishistorie](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/preissystem). ### Suchfunktion für Herstellersortimente Über die Suchfunktion lässt sich auf **Produktsortimente von Medizinprodukteherstellern** zugreifen. Auf einen Blick sichtbar: - ob der Artikel im **eigenen Sortiment bereits vorhanden** ist - ob es sich lohnt, ihn ins eigene Sortiment aufzunehmen Für Einkaufsmitarbeiter dient der Katalog außerdem dem Überblick, welche Produkte es in einem Bereich gibt, welche Lieferanten sie anbieten und ob es **Preiserhöhungen** gab. ### Bezugsmodell Das Modul ist als **Abonnement** erhältlich. ### Aufruf Im [Startmenü](/wiki/10-grundlagen/startmenue) über das Register **Einkauf**, Eintrag *Abdata-Katalog*. ## DATEV-Schnittstelle (Buchhaltungsexport) Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/datev-schnittstelle-(buchhaltungsexport) Übergibt Buchungssätze und Beleg-PDFs aus Fakturierung und Eingangsrechnungen an DATEV-kompatible Finanzbuchhaltungssysteme. Kontor.MED stellt keine eigene Finanzbuchhaltung bereit. Buchhaltungsdaten aus der [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung) und aus [Eingangsrechnungen](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung) werden stattdessen an externe Systeme übergeben. Zugang: Startmenü → Bereich **Buchhaltung** → Button **Dateiexport Buchhaltung** (DATEV-Export Buchhaltung). ### Kompatibilität Das **DATEV-Format** ist in Deutschland weit verbreitet und wird nicht nur von DATEV selbst, sondern von fast allen gängigen Finanzbuchhaltungssystemen verwendet. Das Übertragungsprofil lässt sich flexibel anpassen — auch für Systeme ohne natives DATEV-Format. ### Einrichtung Vor dem ersten Transfer ist einzurichten: - **Berater-** bzw. **Mandantennummer** aus DATEV in Kontor.MED konfigurieren - Die [Zuordnung der Erlöskonten](/wiki/30-prozesse/administration/mehrwertsteuerklassen-und-erloeskonten-einrichten) vorbereiten ### Ablauf des Exports 1. Zu exportierenden **Zeitraum** auswählen. 2. **Exportmodus** wählen: Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung. 3. Optional: Export von **PDF-Dateien** aktivieren. 4. Anzeigebereich aktualisieren und Übersicht prüfen. 5. Über **Exportieren** den Export durchführen. #### Prüfung vor dem Export Nach dem Aktualisieren zeigt der Anzeigebereich, wie viele Rechnungen im gewählten Zeitraum angefallen sind. **Unstimmigkeiten — etwa nicht zugeordnete Erlöskonten — sind hier sofort sichtbar** und lassen sich vor dem Export noch in Kontor.MED korrigieren. #### ZUGFeRD In den PDF-Dateien können bereits [E-Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)) enthalten sein. Über die PDF-Datei wird dann auch die elektronische Rechnung an DATEV weitergegeben. ### Ergebnis Kontor.MED erstellt: - ein **Buchungsprotokoll** — ausdruckbar oder ins [DMS](/wiki/40-technik/administration/dms-(dokumentenmanagement)) übernehmbar - die zugehörigen **Dateien** zum Import ins Finanzbuchhaltungssystem ## E-Commerce-Plattformen (Shopware, Shopify) Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/e-commerce-plattformen-(shopware-shopify) Integrierte Schnittstellen zu Shopware und Shopify für Produktdaten, Bestände und Preise; Auftragsimport läuft vollautomatisch über das Synchronisationscenter. Kontor.MED bietet integrierte, automatische Schnittstellen zu gängigen E-Commerce-Plattformen — insbesondere **Shopware** und **Shopify**. ### Shopware #### Von Kontor.MED nach Shopware Übermittelt werden unter anderem: - Produktdaten - Lagerbestände - Preise, ggf. Sonderpreise für Kunden - Produktbilder - alle Artikelbeschreibungen - Dokumente - Bestellstatus - Trackingdaten für Sendungen Über die [Merkmalsverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/produktmerkmale-(merkmalsets)) lassen sich zusätzlich **erweiterte Produkteigenschaften** — etwa technische Daten — an Shopware weitergeben und dort darstellen. #### Von Shopware nach Kontor.MED Der Transfer der **Auftragsdaten vollautomatisch**: Aufträge werden über das [Synchronisationscenter](/wiki/20-fachbereiche/e-commerce/e-commerce) automatisch eingelesen und stehen damit immer aktuell zur Verfügung. ### Shopify Für die international sehr verbreitete Plattform **Shopify** steht ebenfalls eine automatische Schnittstelle bereit. Anbindbar sind unter anderem: - Produktdaten - Lagerbestände - Preise - Produkteigenschaften Das Einlesen der Auftragsdaten erfolgt auch hier **vollautomatisch**. ## E-Mail-Konfiguration Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration Zwei Versandmethoden — SMTP-Server oder Microsoft-365-App; Konfiguration in den Systemeinstellungen, Verknüpfung mit den Benutzerkonten. Die E-Mail-Konfiguration nimmt der [Administrator](/wiki/40-technik/berechtigungen/administrator) vor. **Zugang:** Startmenü → **Datei** → **Systemeinstellungen** → Register **Kommunikation** ### Versandmethoden | Methode | Voraussetzung | |---------|---------------| | **SMTP-Server** | Beliebiger SMTP-Zugang. | | **Microsoft 365 App** | Vorhandener Microsoft-365-Account. | ### SMTP Auf dem Register für **ausgehende Post** lassen sich ein oder mehrere SMTP-Server hinterlegen. Pflichtangaben je Server: - Name des SMTP-Servers - Serveradresse - Login-Daten - Port - SSL-Typ Anschließend stehen die Server zur Verknüpfung mit den einzelnen Benutzerkonten bereit — die Verknüpfung erfolgt in den [Benutzereinstellungen](/wiki/40-technik/administration/benutzerverwaltung), wo die Postfächer der Benutzer konfiguriert werden. ### Microsoft 365 Erforderliche Zugangsdaten: - **Mandanten-ID** - **Client-ID** - **Secret** Diese stammen aus der Einrichtung der App in der Microsoft-365-Azure-Verwaltung — siehe [App für unbeaufsichtigten Mailzugriff](/wiki/30-prozesse/administration/azure-app-fuer-unbeaufsichtigten-mailzugriff-einrichten). Die Zugangsdaten lassen sich direkt im Konfigurationsfenster **testen**. #### Als Standard-E-Mail-Client Über die Checkbox **„als Standard-E-Mail-Client verwenden"** wird die Microsoft-365-App standardmäßig zum Versenden verwendet. Damit wird die Zuordnung des SMTP-Servers im Benutzerkonto **überschrieben**. ### Verwandte Konzepte * [Kontor SmartInbox](/wiki/40-technik/integrationen/kontor-smartinbox) — überwacht eingehende Postfächer * [KontorXRG](/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg) — nutzt SMTP oder Microsoft 365 für den Rechnungsversand ## E-Post-Versand Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/e-post-versand Webbasierter Briefversand über Druckertreiber oder den internen Treiber „Custom“, der die PDF an ein frei gestaltbares Skript übergibt. Neben Druckausgabe und E-Mail-Versand unterstützt Kontor.MED den Versand von Belegen per **E-Post**. Vergleichbare webbasierte Briefversand-Services existieren ebenfalls. Der Nutzen: Sie sparen **Frankierungsarbeit** und machen die Abwicklung störungsärmer. ### Zwei Wege #### 1. Druckertreiber Der Druckertreiber für den E-Post-Versand wird schlicht als **Ausgabedrucker** angewählt. #### 2. Interner Treiber „Custom“ Als Ausgabemedium wird der interne Treiber **Custom** gewählt. Dann versendet Kontor.MED die PDF-Datei bei der Belegausgabe **nicht direkt** an Drucker oder E-Mail — stattdessen übernimmt ein **Custom-Skript** die Verarbeitung. Das bietet sehr hohe Flexibilität, da das Skript die PDF-Datei in nahezu beliebiger Form an einen Empfänger oder Server senden kann. Der Weg ist damit nicht auf E-Post beschränkt, sondern die allgemeine Erweiterungsstelle für eigene Ausgabekanäle. ### Verwandte Konzepte * [Formulareinrichtung](/wiki/40-technik/customizing/formulareinrichtung-und-steuerung) — Steuerung der Belegausgabe ## Kontor SmartInbox Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/kontor-smartinbox Zusatzmodul, das überwachte Postfächer ausliest und eingehende E-Mails per KI oder X-Rechnung in Aufträge bzw. Eingangsrechnungen überführt. **Kontor SmartInbox** ist ein Zusatzmodul zur **automatischen Dokumentenerfassung aus E-Mails**. Eingehende E-Mails werden direkt nach Kontor.MED übernommen — das spart bei der Erfassung von Aufträgen und Eingangsrechnungen erheblich Zeit. ### Unterstützte Dokumentarten | Dokumentart | Beschreibung | |-------------|--------------| | **Kundenaufträge** (Customer Orders) | Bestellungen/Aufträge von Kunden. | | **Eingangsrechnungen** (Supplier Invoices) | Rechnungen eingehender Lieferungen. | ### Überwachte Postfächer Konfigurierbar sind **eines oder mehrere** Postfächer der Typen: - **IMAP-Postfächer** - **Microsoft 365-Postfächer** Siehe [E-Mail-Konfiguration](/wiki/40-technik/integrationen/e-mail-konfiguration). ### KI-gestützte Erkennung Die KI liest aus den eingehenden Dokumenten unter anderem aus: - **Absenderdaten** (Kunden- oder Lieferantenadresse) - **Lieferadresse** - **Bestellnummern** - **bestellte Artikel** Abgelegt werden anschließend die E-Mail selbst, die enthaltene PDF-Datei sowie der erzeugte [Auftrag](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/auftragsmodul) bzw. die [Eingangsrechnung](/wiki/20-fachbereiche/einkauf/eingangsrechnung). ### Sonderfall X-Rechnung und ZUGFeRD Bei Eingangsrechnungen erkennt Kontor.MED automatisch auch [X-Rechnungen und ZUGFeRD-PDFs](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)). In diesem Fall erfolgt **keine** KI-Erkennung — stattdessen wird das strukturierte X-Rechnungsdokument ausgewertet. E-Mail und PDF werden ebenfalls gespeichert, und die enthaltenen Daten werden soweit möglich in die Eingangsrechnung übernommen. Der strukturierte Weg ist damit dem KI-Weg vorgezogen, wo er verfügbar ist. ## KontorXRG Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/kontorxrg Erweiterung für Erstellung, Validierung und automatisierten Versand von E-Rechnungen in ZUGFeRD und X-Rechnung, inkl. Windows-Aufgabenplaner und Sicherheitsmodus. **KontorXRG** ist eine Erweiterung für Kontor.MED, die bei Erstellung, Validierung und Versand von [E-Rechnungen](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/e-rechnung-(zugferd-x-rechnung)) unterstützt. > **Zeitbezug der Quelle:** Die Quelle nennt das Jahr **2025** als Zeitpunkt, ab dem der digitale Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen verpflichtend wird — sie ist also vor diesem Stichtag entstanden. Der aktuelle regulatorische Stand sollte gesondert geprüft werden. ### Funktionen | Funktion | Details | |----------|---------| | **Erstellung** | Formate **ZUGFeRD** (PDF mit eingebetteten XML-Daten) und **X-Rechnung** (XML mit allen buchhaltungsrelevanten Daten). | | **Versand** | Automatisiert per **SMTP-Server** oder **Microsoft 365** mit Azure-Integration. | | **Export und Validierung** | E-Rechnungen exportieren und validieren, um Fehler früh zu erkennen — z. B. mit **PortInvoice**. | | **Automatisierung** | Zeitgesteuerter Versand und Export über den **Windows-Aufgabenplaner**. | | **Konfiguration** | Mandantenbasierte Rechnungsverarbeitung, Formatauswahl, **Sicherheitsmodus** für Testversand. | ### Voraussetzungen | Anforderung | Details | |-------------|---------| | ERP-System | **Kontor.MED** als Datenquelle für Rechnungen | | Betriebssystem | **Windows** | | E-Mail-Versand | **SMTP** oder **Microsoft 365** | #### Erforderliche Stammdaten - **IBAN** für Zahlungsinformationen - **SEPA-Gläubiger-ID** für Lastschriftverfahren - **Payment Means Codes** — siehe [Zahlungsarten einstellen](/wiki/30-prozesse/administration/zahlungsarten-einstellen) ### Ablauf 1. **Konfiguration** — E-Mail-Versand einrichten (SMTP oder Microsoft 365), E-Rechnungsformat wählen, Abrufzeitraum festlegen, optional Sicherheitsmodus aktivieren. 2. **Erstellung** — Rechnungsdaten aus Kontor.MED werden ins gewählte Format konvertiert, gesammelt oder einzeln. 3. **Export und Validierung** — Speicherung als PDF/XML, Prüfung mit einem Validierungstool; Fehler korrigieren und erneut erstellen. 4. **Versand** — per E-Mail an die Kunden. Der **Sicherheitsmodus** sendet zunächst an eine interne Adresse. 5. **Automatisierter Versand** (optional) — geplante Aufgabe im Windows-Aufgabenplaner. Nach Versand werden Rechnungen als **„verwendet“** markiert, um doppelte Bearbeitung zu vermeiden. ## Scanner Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/scanner Dokumentenscanner für Rezepte und Belege — inkl. NAPS2 für erweiterte Einstellungen — sowie Barcodescanner für Kontor MX im HID-Modus. Kontor.MED nutzt zwei unterschiedliche Scannerarten, die getrennt zu konfigurieren sind. ### Dokumentenscanner Kommt zum Einsatz, wenn [Rezepte](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-rezepte-scannen-und-zuordnen) eingescannt werden müssen oder Kundenaufträge per Fax bzw. als Dokument eingehen. Geeignet sind **Flachbett-Scanner** und **Scanner mit Mehrfach-Einzug**. Der Scanner lässt sich so einstellen, dass eine oder mehrere Seiten automatisch gescannt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden — etwa zum Kundenauftrag, als Auftragsbestätigung oder als eingescanntes Rezept. Siehe [Belegerfassung](/wiki/30-prozesse/administration/belege-fuer-das-dms-erfassen). #### Erweiterte Scan-Einstellungen mit NAPS2 Reichen die Standardeinstellungen des Kontor-Scannertools nicht aus — etwa bei **Farbtiefe**, **Kontrast** oder weiteren Parametern —, lässt sich ein Open-Source-Scannertool integrieren: 1. In den **Scannereinstellungen** die entsprechende **Kommandozeile** für das Tool konfigurieren. 2. Kontor.MED verwendet sie beim Scannen automatisch. Üblich ist dafür **NAPS2**, ein frei im Internet verfügbares Open-Source-Tool. ### Barcodescanner für Kontor MX [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx) unterstützt: - **Laser Barcodescanner** — in der Regel Android-Geräte mit Laserscanner für **1D- und 2D-Barcodes** - **Bluetooth Scanner** — per Bluetooth oder USB-Kabel am PC #### Barcodes im Medizinbereich 1D- und 2D-Barcodes sind im Medizinbereich verbreitet — als IAN Barcodes, in Gaten Scannern und als **Data Matrix Code** bei der Verwendung von [UDIs](/wiki/20-fachbereiche/lager/chargenverwaltung) (Unique Device Identifiers). #### Konfiguration als Tastatureingabegerät Kontor MX interpretiert die vom Scanner erfassten Zeichen als **Tastatureingabe**. Der Scanner muss deshalb als **Tastatureingabegerät** konfiguriert sein — vielfach **HID** (Human Interface Device) genannt. Das geschieht: - in einer vom Hersteller bereitgestellten **Android-App**, oder - in den **Windows-Systemeinstellungen** für den Scanner **Wichtig:** Der Scanner muss nach dem Code zusätzlich einen **Zeilenumbruch** senden — daran erkennt Kontor MX das Ende der Eingabe und kann den Code auswerten. ## Todoist Quelle: https://codegarden.de/wiki/40-technik/integrationen/todoist Externe Aufgabenverwaltung als Alternative zur internen; Todoist-Projekte werden dauerhaft mit Kunden in der Kundenverwaltung verknüpft. Neben der internen [Aufgabenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/organisation/aufgabenverwaltung) lässt sich die Aufgabenorganisation auch über **Todoist** abbilden — weit verbreitet, einfach zu bedienen und kostengünstig. ### Voraussetzung Das **Todoist-Add-in für Kontor.MED** muss installiert sein. ### Einrichtung 1. **Projekt in Todoist anlegen** — für den Kunden, dessen Aufgaben abgebildet werden sollen; z. B. mit dem Firmennamen beschriftet. 2. **Add-in aktivieren** — in Kontor.MED im Modul [Kundenverwaltung](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) das Todoist-Add-in einblenden. 3. **Verknüpfen** — auf den entsprechenden Kunden navigieren und über den **Link-Button** die Verbindung zum aktuell in Todoist aktivierten Projekt herstellen. Die Verbindung wird **dauerhaft gespeichert**. ### Arbeiten mit Aufgaben Beide Richtungen sind möglich: - über **Todoist** Aufgaben erfassen, abarbeiten und erledigen - in Kontor.MED das Add-in einblenden, dort auf Aufgaben zugreifen, sie bearbeiten und neue Aufgaben für Todoist anlegen ## Glossar Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar Begriffe und Abkürzungen rund um Kontor.MED und das Praxisumfeld. * [Add-in](/wiki/90-glossar/add-in) - Erweiterung, die zusätzliche Funktionen in Module oder das Startmenü integriert. * [Direktfaktura](/wiki/90-glossar/direktfaktura) - Rechnung wird direkt beim Lieferschein erstellt statt zeitversetzt. * [Kontor MX](/wiki/90-glossar/kontor-mx) - Mobile Version von Kontor.MED für Kommissionierung und Lagerabläufe. * [Kostenvoranschlag (KVA / KVOR)](/wiki/90-glossar/kostenvoranschlag-(kva-kvor)) - Kostenschätzung des Lieferanten für eine Reparatur. * [Mandant](/wiki/90-glossar/mandant) - Firma mit getrennter Konfiguration und eigenem Datenbestand. * [Sachkosten](/wiki/90-glossar/sachkosten) - Abrechnungsweg neben Kasse und privatem Sprechstundenbedarf. * [Sprechstundenbedarf (SSB)](/wiki/90-glossar/sprechstundenbedarf-(ssb)) - Für mehrere Patienten verwendbare Produkte der Arztpraxis. ## Add-in Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/add-in Kleines Zusatztool, das der Benutzer an unterschiedlichen Stellen in Kontor.MED einblenden kann. Ein **Add-in** ist ein kleines Zusatztool innerhalb von Kontor.MED, das an unterschiedlichen Stellen im Programm platziert werden kann, um dort eine Spezialaufgabe zu erledigen — z. B. Notizen, Aufgabenliste oder Report-Galerie. Details und Bedienung siehe [Add-ins](/wiki/10-grundlagen/add-ins). ## Direktfaktura Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/direktfaktura Kundeneinstellung, bei der die Rechnung direkt beim Lieferschein erstellt wird statt zeitversetzt über das Fakturierungsmodul. Die **Direktfaktura** (Direktfakturierung) ist eine im [Kundenstamm](/wiki/20-fachbereiche/verkauf/kundenmodul-(crm)) markierbare Einstellung. Der Kunde wird damit **nicht** in den normalen Fakturierungsprozess übernommen: Die Rechnung entsteht **direkt bei Erstellung des Lieferscheins** und kann mit ins Paket gelegt werden. Ablauf siehe [Fakturierung](/wiki/20-fachbereiche/fakturierung/fakturierung#direktfakturierung). ## Kontor MX Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/kontor-mx Web-Applikation, die als Lagerverwaltungssystem an Kontor.MED angebunden ist; über Desktop- oder mobilen Browser erreichbar. **Kontor MX** ist eine **Web-Applikation**, die in direkter Verbindung mit Kontor.MED steht. Sie läuft auf einem Server im Unternehmen und ist über den **Desktop- oder mobilen Browser** erreichbar — im Lager typischerweise auf Scannern und Tablets. Buchungen erfolgen in **Echtzeit** in die Kontor.MED-Datenbank. Fachlicher Fokus ist der Lagerbereich: [Kommissionierung](/wiki/20-fachbereiche/lager/kommissionierung), [Wareneingang](/wiki/20-fachbereiche/lager/wareneingang), [Artikelinfo](/wiki/20-fachbereiche/lager/artikelinfo) und die [Permanente Inventur](/wiki/20-fachbereiche/lager/inventur). Vollbild: [Kontor MX (Modul)](/wiki/20-fachbereiche/lager/kontor-mx). ## Kostenvoranschlag (KVA / KVOR) Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/kostenvoranschlag-(kva-kvor) Vom Lieferanten erbetene Kostenschätzung für eine Reparatur; im Auftrag über die Flags KVOR erbeten, KVA erhalten und KVA akzeptiert geführt. Der **Kostenvoranschlag** ist die vom Lieferanten erbetene Kostenschätzung für eine Reparatur. In Kontor.MED begegnen zwei Kürzel: | Kürzel | Bedeutung | |--------|-----------| | **KVOR** | Kennzeichnung auf dem gedruckten Formular, dass ein Kostenvoranschlag erbeten wird (Checkmarke *KVOR erbeten*). | | **KVA** | Der Kostenvoranschlag selbst — geführt über die Flags *KVA erhalten* und *KVA akzeptiert*. | Ablauf siehe [Reparaturauftrag abwickeln](/wiki/30-prozesse/verkauf/reparaturauftrag-abwickeln). ## Mandant Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/mandant Firma mit komplett getrennter Konfiguration und eigenem Datenbestand innerhalb einer Kontor.MED-Installation. Ein **Mandant** ist im Prinzip eine Firma mit komplett getrennter Konfiguration und eigenem Datenbestand. Eine Kontor.MED-Installation kann mehrere Mandanten enthalten; die Auswahl erfolgt beim Login über ein Dropdown-Menü. Häufig wird bei der Installation eine **Demo-Firma** als Mandant angelegt, um Funktionen ohne Änderung an Live-Daten zu testen. Verwaltet werden Mandanten im [Administrations- und Backup-Tool](/wiki/40-technik/administration/administrations-und-backup-tool); zum Anlegen siehe [Mandant anlegen](/wiki/30-prozesse/administration/mandant-anlegen). ## Sachkosten Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/sachkosten Abrechnungsweg für Artikel, die nicht über die Kasse, sondern gesondert berechnet werden; in der SSB-Verteilung als eigene Verteilungsoption geführt. **Sachkosten** sind in Kontor.MED einer der Abrechnungswege neben der Kassenabrechnung und dem privaten Sprechstundenbedarf. Sie treten auf, wenn ein Kunde (eine Arztpraxis) Artikel bezieht, die eigentlich zum [Sprechstundenbedarf](/wiki/90-glossar/sprechstundenbedarf-(ssb)) gehören, die aber nicht über die Kasse laufen. Erfassung erfolgt bei der Auftragseingabe — auch über **feste Verknüpfungen**, die bestimmte Kunden-/Artikelkombinationen automatisch als Sachkosten vorschlagen — oder nachträglich in der [SSB Verteilung](/wiki/30-prozesse/sprechstundenbedarf/ssb-verteilung). ## Sprechstundenbedarf (SSB) Quelle: https://codegarden.de/wiki/90-glossar/sprechstundenbedarf-(ssb) In der Arztpraxis für mehrere Patienten verwendbare Produkte; per Sprechstundenbedarfsverordnung der kassenärztlichen Verbände geregelt. **Sprechstundenbedarf (SSB)** bezeichnet Produkte, die in der Arztpraxis verwendet werden und für **mehrere Patienten** einsetzbar sind — z. B. Verbandstoffe oder bestimmte Notfallmedikamente. Welche Produkte dazuzählen, ist in der **Sprechstundenbedarfsverordnung** der einzelnen **kassenärztlichen Verbände** geregelt. Die Praxis fordert sie per **Rezept** beim Lieferanten an; abgerechnet wird über die Krankenkasse oder eine Abrechnungsstelle. Abwicklung in Kontor.MED siehe [Sprechstundenbedarf](/wiki/20-fachbereiche/sprechstundenbedarf/sprechstundenbedarf-(ssb)). --- # Häufige Fragen Quelle: https://codegarden.de/faq ## Chargenverwaltung ### Wie wird mit Rückrufen von Chargen umgegangen? Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Diese Nachverfolgbarkeit ist relevant, um betroffene Chargen bei Rückrufen gezielt identifizieren und nachverfolgen zu können. ### Werden Chargen in der Inventur berücksichtigt? Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei. Die Chargeninformation des jeweiligen Artikels wird ebenfalls erfasst und ist jederzeit einsehbar, was auf eine Berücksichtigung bei der Inventur hindeutet. ### Können Chargeninformationen auch im Reportwesen verwendet werden? Ja, die Chargeninformation wird im Modul Warenbewegungen erfasst und ist jederzeit einsehbar. Im Chargenmodul besteht die Option, Labels zu drucken. Mit dem Kontor MED Label Designer können die entsprechenden Labels gestaltet werden, sodass auch UDIs als Barcode auf den Labels angezeigt werden können. Diese Chargeninformationen können somit im Reportwesen für Dokumente und Labels verwendet werden. ### Wie funktioniert die Lagerbuchung bei Chargenartikeln? Bei chargenpflichtigen Artikeln ist es bei der manuellen Bestandsbuchung erforderlich, die Charge des Artikels auszuwählen. Beim Wareneingang sowie beim Warenausgang chargenpflichtiger Artikel ist die entsprechende Charge zuzuordnen. ### Wo werden Chargen im System erfasst? Chargen werden im System beim Wareneingang chargenpflichtiger Artikel eindeutig registriert. Dies ist eine zwingende Anforderung für Artikel mit zugeordnetem Chargentyp. ### Wie erfolgt die Rückverfolgbarkeit von Chargen? Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation des jeweiligen Artikels, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Dies ist relevant, um jede Charge vom Wareneingang bis zum Warenausgang nachvollziehen zu können. ### Wie werden abgelaufene Chargen identifiziert? In der Chargenverwaltung oder entsprechenden Reports können Filterkriterien gesetzt werden, um bereits abgelaufene oder bald verfallende Chargen zu Identifizieren ### Wie unterstützt Kontor MED die Chargenverwaltung? Das Chargenmodul spielt eine entscheidende Rolle in einem ERP-System für die Medizinproduktbranche, da die Verwaltung von Chargen von großer Bedeutung ist. Der Zugang erfolgt entweder über die Artikelverwaltung im Register Lager oder direkt über das Startmenü im gleichen Register. Innerhalb des Chargenmoduls können alle vorhandenen Chargen eingesehen und überwacht werden. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern, Verfallsdaten und gegebenenfalls Produktionsdaten hinterlegt. Zudem ermöglicht das Register Warenbewegung, den Zeitpunkt zu verfolgen, an dem die Charge ins Lager gelangt ist. Es besteht auch die Möglichkeit, gesperrte Chargen wieder freizugeben. Darüber hinaus bietet das Chargenmodul die Option, Labels zu drucken, wobei der Kontor MED Label Designer auch UDIs als Barcode auf den Labels anzeigen kann. In Kontor MED sind alle chargenpflichtigen Artikel im Artikelstamm entsprechend gekennzeichnet. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. ### Können mehrere Chargen eines Artikels gleichzeitig verwaltet werden? Das Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern und Verfallsdaten hinterlegt. Der häufigste Chargentyp, CH01, umfasst sowohl das Charge- als auch das Verfallsdatum. Dies impliziert, dass mehrere Chargen eines Artikels im System parallel verwaltet werden können. ### Werden Chargen beim Versand berücksichtigt? Ja, bei chargenpflichtigen Artikeln ist es erforderlich, beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Dies wird im Modul Warenbewegungen protokolliert und somit nachvollziehbar. Bei der Erstellung von Paketlabels ist gegebenenfalls die Zuordnung der Gefahrgutartikel zu den einzelnen Paketen notwendig, wozu auch Chargeninformationen gehören können. ## CRM ### Wie funktioniert das Notizen-Add-in im Kundenmodul? Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die in verschiedenen Modulen, insbesondere im Kundenstamm, von großem Nutzen ist. Es ermöglicht den Benutzern, beliebig viele Notizen zu einem bestimmten Datensatz zu erfassen und zu verwalten. Die Notizen werden automatisch mit wichtigen Informationen versehen, darunter der Benutzername, das Datum der Erstellung sowie der eigentliche Notiztext. Diese Funktionalität ermöglicht es den Benutzern, jederzeit nachzuvollziehen, welche Informationen zuletzt zu einem Kunden hinterlegt wurden. ### Wie trägt das CRM zur besseren Kundenkommunikation bei? Das Notizen-Add-in erleichtert die interne Kommunikation und verbessert die Nachverfolgbarkeit von Kundeninteraktionen. Im Kundenmodul sind Kontaktdaten für direkte E-Mail-Kommunikation verfügbar. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben zur Koordination kundenbezogener Tätigkeiten. Der B2B-Shop ermöglicht einen personalisierten Zugang für Kunden, was die Bestellabwicklung vereinfacht und verbessert. ### Wie lassen sich kundenbezogene Dokumente verwalten? Das Modul DMS oder Dokumentenmanagement ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten PDF-Dateien der Ausgangsbelege, sondern es können auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Kontor verfügt neben dem eigenen integrierten DMS auch über eine Schnittstelle zu einer spezialisierten DMS-Software (EcoDMS). Dokumente können direkt mit Kunden verknüpft werden. ### Welche CRM-Funktionen bietet Kontor MED? Kontor MED bietet eine zentrale Kundenverwaltung im Modul Kunden, wo Stammdaten, Verkaufshistorie, Dokumente, individuelle Konditionen, Sortimente und Preise verwaltet werden können. Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die im Kundenstamm und bei Aufträgen genutzt werden kann, um beliebig viele Notizen zu erfassen und zu verwalten. Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben, die Kunden zugewiesen werden können. Das Modul DMS (Dokumentenmanagement) ermöglicht die elektronische Verwaltung kundenbezogener Dokumente. Das Lesezeichen-Add-in stellt eine nützliche Funktionalität zur Verfügung, um häufig verwendete oder besonders wichtige Datensätze wie Kunden zu kennzeichnen und schnell wiederzufinden. ### Können Kundenkontakte und Ansprechpartner im System gepflegt werden? Ja, im Modul Kunden können neben der Rechnungsanschrift auch mehrere Ansprechpartner mit Kontaktdaten erfasst werden. Über die Adressfelder ist eine direkte Navigation oder Kontaktaufnahme per E-Mail sowie die Anzeige auf einer Landkarte möglich. ### Können kundenspezifische Preislisten hinterlegt werden? Ja, im Preissystem in Kontor MED können auf der untersten Stufe Standardpreise pro Artikel hinterlegt werden, wobei bis zu fünf Standardpreise eingegeben werden können. Die nächste Stufe sind die Gruppenpreise, bei denen verschiedene Kunden zu Kundengruppen zusammengefasst und für jede Gruppe eine gemeinsame Preisliste erstellt werden kann. Darüber hinaus gibt es die Sonderpreise, die individuelle Preisvereinbarungen für bestimmte Artikel und Kunden darstellen. Im Kundenmodul sind alle für den Kunden geltenden Konditionen, einschließlich der Preisliste, im Register Konditionen hinterlegt. Sonderpreise und Rabatte sind im entsprechenden Register zu finden. ### Ist eine zentrale Übersicht aller kundenrelevanten Informationen möglich? Ja, im Modul Kunden werden im Register Information alle Vorgänge, die zu diesem Kunden gehören, angezeigt. Belege können per Rechtsklick geöffnet werden, um die entsprechenden PDF-Dateien einzusehen. Das Register Umsatzhistorie zeigt die letzten Umsätze. Das Register Legende zeigt das bestellte Produktsortiment. Das Register Auftragsstatus zeigt den Status offener Aufträge. Es gibt ein Register für Reklamationen und ein Register für Rechnungen sowie ein Register für Umsatzstatistik. ### Wie hilft die Aufgabenverwaltung im Umgang mit Kunden? Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben. Innerhalb jedes Moduls, wie beispielsweise dem Kundenmodul, können Benutzer Aufgaben erstellen, diese mit Terminen versehen und bestimmten Benutzern zuweisen. Durch einen Klick auf den Button Aufgabe öffnet sich das Aufgabenfenster, in dem der Benutzer einen Termin eingeben und den Bearbeiter auswählen kann. Nach dem Speichern wird die Aufgabe dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen, der sie in seiner Aufgabenliste sieht. Dies erleichtert die Koordination von Aufgaben und die Nachverfolgung kundenbezogener Tätigkeiten. ### Wo finde ich alle Notizen zu einem Kunden? Alle erstellten Notizen, auch zu einem Kunden, werden zentral gespeichert und sind über das Modul Notizen im Bereich Verkauf abrufbar. Dort haben die Benutzer die Möglichkeit, sämtliche Notizen systemübergreifend einzusehen und zu filtern, was es ihnen ermöglicht, schnell einen Überblick über die relevanten Ereignisse zu erhalten. ## Dokumentenverwaltung ### Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung? Kontor verfügt neben dem eigenen integrierten DMS auch über eine Schnittstelle zu einer spezialisierten DMS-Software (EcoDMS). Dies ist ein revisionsfähiges DMS-System, das nahtlos mit Kontor verbunden werden kann und Ihrem Unternehmen den Weg zum papierlosen Büro ermöglicht. Durch die Systemkonfiguration kann festgelegt werden, dass anstelle des internen DMS das ECO-DMS verwendet wird. ### Können Dokumente exportiert oder weitergeleitet werden? Ja, über das Modul Belegarchiv kann die erstellte PDF-Datei bei Bedarf als E-Mail versendet werden. Beim Stapelwiederholungsdruck im Belegarchiv können PDF-Dateien für ausgewählte Vorgänge in einem Verzeichnis generiert werden, sodass diese anschließend weiterverarbeitet oder exportiert werden können. Auch der Versand per E-Post ist möglich, wobei die PDF-Datei an einen entsprechenden Service gesendet werden kann. ### Welche Dateitypen können in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden? In der Dokumentenverwaltung können von Kontor erzeugte PDF-Dateien der Ausgangsbelege gespeichert werden. Auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten können erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Dokumente können per Dateiimport hinzugefügt werden. Es ist möglich, in einem einzelnen Beleg mehrere Seiten zusammenzufassen, die dann beim Speichern in einer einzelnen PDF-Datei zusammengefasst werden. ### Was ist die Dokumentenverwaltung in Kontor MED? Die Dokumentenverwaltung in Kontor MED wird durch das Modul DMS (Dokumentenmanagement) und das Belegarchiv realisiert. Das Belegarchiv speichert automatisch alle von Kontor erzeugten Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen als PDF-Datei. Das Modul DMS ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten Belege, sondern auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten, die elektronisch oder gescannt erfasst werden können. ### Können eingescannte Dokumente gespeichert werden? Ja, eingescannte Dokumente können in Kontor MED gespeichert werden. Bei der Belegerfassung für DMS kann ein Dokument durch einen ganz normalen Scanner, der dann eine oder mehrere Seiten einliest, erfasst werden. Auch die Aufnahme mit einer Kamera oder ein Dateiimport sind möglich. Eingescannte Rezepte können beispielsweise der SSB-Verteilung im Modul SSB-Verteilung zugeordnet werden und werden dann mit dem Vorgang verknüpft. ### Wie werden Dokumente mit Datensätzen verknüpft? Belege werden im Belegarchiv automatisch zu jedem Vorgang abgelegt. Bei der Belegerfassung für DMS aus einem Programmmodul heraus, z.B. aus dem Kunden- oder Auftragsmodul oder für Produkte, werden bereits durch Kontor MED die erforderlichen Attribute des Datensatzes, wie etwa die Artikelnummer oder die Kundennummer, automatisch zugewiesen. Das zu erfassende Dokument wird dann von Kontor MED automatisch mit dem jeweiligen Datensatz verbunden und zusammen mit diesem im Dokumentenmanagementsystem abgespeichert. ### Wie erfolgt der Zugriff auf archivierte Dokumente? Über das Modul Belegarchiv kann jederzeit eingesehen werden, welche Belege erstellt wurden. Die erstellte PDF-Datei kann auch nachträglich angezeigt werden. Bei der Belegerfassung werden Dokumente mit dem jeweiligen Datensatz verbunden und zusammen mit diesem im DMS abgespeichert, wodurch der Zugriff auf archivierte Dokumente über den zugehörigen Datensatz möglich ist. ## E-Commerce ### Wie erfolgt die Verwaltung mehrerer Vertriebskanäle? Kontor MED umfasst eine umfangreiche Produktdatenverwaltung, die es ermöglicht, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies kann zum Beispiel der eigene Webshop sein, es können aber auch Marktplätze oder gängige Shoplösungen für die Medizinproduktebranche sein. ### Können kundenindividuelle Sortimente im Webshop angezeigt werden? Ja, im integrierten B2B-Shop von Kontor MED besteht die Möglichkeit, ein kundenspezifisches Artikelsortiment zu hinterlegen, das im Shop angeboten werden kann. Hier können auch kundenspezifische Kategorien für die Artikel definiert werden, sowie Verpackungseinheiten, Bezeichnungen und Konditionen, die für den Kunden im B2B-Shop gelten. Dadurch erhalten Kunden einen personalisierten Zugang, der nur ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet. ### Welche Vorteile bietet die E-Commerce-integration mit Kontor MED? Die E-Commerce-Integration mit Kontor MED ermöglicht es, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies schließt den eigenen Webshop, Marktplätze und den integrierten B2B-Shop ein. Der B2B-Shop hat den Vorteil, dass dort kundenspezifische Produktsortimente gepflegt werden können, wodurch Kunden einen personalisierten Zugang erhalten, der ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet. Der B2B-Shop ist für eine besonders schnelle und einfache Abwicklung konzipiert. Die Anbindung anderer Plattformen wie Shopware und Shopify ermöglicht die nahtlose, vollautomatisierte Anbindung von Produktdaten, Lagerbeständen und Preisen. ### Welche Daten können mit dem Webshop synchronisiert werden? Mit E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify können die in Kontor verwalteten Produkte direkt angebunden werden. Dies umfasst den Austausch von Produktdaten, Lagerbeständen, Preisen, gegebenenfalls auch Sonderpreisen für Kunden, Produktbildern sowie sämtlichen Artikelbeschreibungen. Zusätzlich erlaubt die Merkmalsverwaltung die Übertragung erweiterter Produkteigenschaften, wie technische Daten. Dokumente, Bestellstatus und Trackingdaten für Sendungen können ebenfalls von Kontor MED übermittelt werden. ### Ist eine Anzeige des Versandstatus im Shop möglich? Ja, über die Integration können Trackingdaten für Sendungen von Kontor MED an Plattformen wie Shopware oder Shopify übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden. ### Können Staffelpreise und Rabatte im Webshop abgebildet werden? Ja, für B2B-Artikel können kundenspezifische Konditionen hinterlegt werden, die im Shop gelten. Das Preissystem von Kontor MED ist mehrstufig und ermöglicht die Hinterlegung von Standardpreisen, Gruppenpreisen und Sonderpreisen. In den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. Auch Rabattkonditionen können angelegt werden und beeinflussen die Nettopreisliste, die im Kundenmodul eingesehen werden kann. ### Wie funktioniert die Anbindung eines Onlineshops? Die Anbindung eines Onlineshops wie Shopware oder Shopify erfolgt über das Synchronisationscenter von Kontor MED. Dieses hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Import von Aufträgen oder der Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen, wie dem eigenen Webshop oder den Portalen von Lieferanten und Kunden. ### Wie wird sichergestellt, dass die Daten aktuell sind? Das Synchronisationscenter hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED vollautomatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen. ### Wie werden Webshop-Bestellungen im ERP verarbeitet? Auftragsdaten aus E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify werden vollautomatisch aus dem Shop zu Kontor MED transferiert. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED automatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden können. ### Welche E-Commerce-Plattformen können mit Kontor MED verbunden werden? Kontor MED unterstützt Schnittstellen zu Shopware und Shopify. Darüber hinaus bietet Kontor MED auch einen eigenen B2B-Shop. ## Einführung ### Welche Vorbereitung ist für die Einführung notwendig? Für die Einführung von Kontor MED ist eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration sollte sorgfältig überprüft werden. ### Was passiert nach der Schulung? Nach der erfolgreichen Simulation des Live-Gangs in einem vorherigen Testlauf und wenn keine Probleme mehr bestehen, kann ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden. Dabei können beispielsweise Aufträge oder Bestellungen aus Kontor MED parallel mit dem alten System generiert werden, um die Ergebnisse zu vergleichen. ### Wie wird geprüft, ob die Daten korrekt übernommen wurden? Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind und ob möglicherweise noch Verbesserungen im Prozess der Datenmigration vorgenommen werden können. Dieser Testprozess sollte so lange wiederholt werden, bis keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert. Beim Parallelbetrieb können die Ergebnisse, die in beiden Systemen erzielt werden, miteinander verglichen werden. ### Werden Schulungen für Mitarbeiter angeboten? Ja, je nach Anforderung werden auf Wunsch vorab Schulungen angeboten, die den Benutzern einen leichten Einstieg in Kontor MED oder auch Umstieg vom bestehenden System ermöglicht. ### Können Daten aus unserem Altsystem in das neue ERP-System übernommen werden? Ja, eine Datenübernahme aus Ihrem bisherigen System ist in der Regel problemlos möglich. Neben gängiger Standardsoftware wie Microsoft Dynamics, Orgamax verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Migration komplexer Daten aus branchenspezifischen Systemen wie medtec, B-Med oder Kumavision. Auch anspruchsvolle Inhalte wie offene Aufträge oder Bestellungen inklusive aller zugehörigen Zusatzinformationen (z. B. Positionsdetails, Lieferhinweise oder Chargenangaben) können automatisiert und strukturiert übernommen werden. So stellen wir sicher, dass Sie ohne Datenverluste auf dem neuen System weiterarbeiten können. ### Wie läuft die Einführung von Kontor MED in einem Unternehmen ab? Die Einführung von Kontor MED stellt ein bedeutendes Thema dar, bei dem eine sorgfältige Vorbereitung von entscheidender Bedeutung ist, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem, die im Vorfeld auch getestet werden sollte. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Bei der Einführung ist es unerlässlich, einen vorherigen Testlauf durchzuführen, der möglichst umfangreich ist und der den Live-Gang simuliert. Erst wenn keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert, kann auch ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden. ### Was passiert, wenn nach dem Go-live Probleme auftreten? Der Support für Kunden von Kontor MED wird direkt durch den Hersteller bereitgestellt. Kunden, die über einen Supportvertrag verfügen, haben die Möglichkeit, jederzeit einen Supportmitarbeiter zu kontaktieren. Dieser Mitarbeiter kann sich dann mit dem Kundensystem verbinden und die aufgetretenen Probleme in kurzer Zeit analysieren und schnell beheben. ### Wie erfolgt die Datenmigration aus dem Altsystem? Die Datenmigration aus dem Vorsystem (Altsystem) in Kontor MED stellt einen zentralen Aspekt der Einführung dar. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind. Die Datenmigration kann in der Regel auf Knopfdruck erfolgen, was bedeutet, dass dies ohne großen Zeitaufwand möglich ist, und der Zeitpunkt für den Umstieg ist in der Regel flexibel. ### Wie lange dauert eine typische Einführung von Kontor MED? Die Dauer der Einführung von den ersten Gesprächen bis hin zum Go-Live kann je nach Umfang der Datenübernahme, Anpassungsbedarf und Auslastung im Betrieb stark variieren. Eine realistische Einführungszeit bei durchschnittlichem Arbeitsaufwand und geringen Verzögerungen liegt bei etwa 3-6 Monaten. ## Einkauf ### Ist der Abgleich mit dem Lager automatisiert? Ja, aus dem Modul Bestellungen kann auch direkt ein Wareneingang angestoßen werden, was über den Button Wareneingang im linken Bereich geschieht. Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung kann diese den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Manuelle Bestandsbuchungen ermöglichen ebenfalls die Erfassung von Wareneingang oder Warenausgang. ### Können Bestellungen manuell und automatisch erstellt werden? Ja, Bestellungen können im Modul Bestellungen manuell erfasst werden, ähnlich wie ein Auftrag. Dabei kann der entsprechende Lieferant ausgewählt, Konditionen und Texte eingegeben und Artikel hinzugefügt werden. Nach der Eingabe besteht die Möglichkeit, die Bestellung direkt per E-Mail an den Lieferanten zu senden. In der Praxis wird das Bestellmodul und die Bestellungen hauptsächlich durch automatische Bestellvorschläge aus der Bestellplanung gefüllt. ### Wie erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen? Im Modul Eingangsrechnungen, das im Register Einkauf zu finden ist, können neue Eingangsrechnungen erfasst werden. Nach dem Öffnen des Moduls und Klick auf den Button Neu wird der Lieferant ausgewählt und relevante Daten aus dem Beleg übernommen (Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsbedingungen, Nettobetrag). Zusatzkosten können registriert werden. Über den Button Positionenzuordnung können die Eingangsrechnung den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Nach der Zuordnung kann die Preisprüfung durchgeführt werden, wobei Kontor MED die Preise mit denen des Lieferanten vergleicht und gegebenenfalls der durchschnittliche Einkaufspreis neu errechnet wird. Die Eingangsrechnung kann dann im Kontor MED übernommen werden. ### Können Lieferanten mit spezifischen Artikelnummern hinterlegt werden? Im Modul Lieferanten kann das Sortiment des Lieferanten eingesehen werden, sodass die Artikel, die von diesem Lieferanten geliefert werden, sowie die geltenden Konditionen für diese Artikel eingesehen werden können. ### Welche Module umfasst der Bereich Einkauf in Kontor MED? Die Einkaufsabteilung in Kontor MED umfasst verschiedene Module. Dazu gehören das Modul Bestellungen, in dem alle Bestellvorgänge erfasst sind. Das Modul ABDA Katalog ist ein Sondermodul für Produkte mit PZN. Das Modul Neue Bestellplanung dient zur Erstellung einer neuen Bestellplanung. Im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten und deren Konditionen. Eingangsrechnungen können hier erfasst und zugeordnet werden. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf können Sonderkonditionen und Staffelpreise für Lieferanten hinterlegt werden. Das Modul Preisplanung ermöglicht die Planung neuer Einkaufspreise und Verkaufspreise. Auch das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf zu finden. ### Gibt es eine Verwaltung für Lieferantenkonditionen? Ja, im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten, deren Sortiment und die Einkaufskonditionen, einschließlich der Eingabe von Versandkosten und Versandkostenbereichen. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf gibt es die Möglichkeit, Sonderkonditionen und Staffelpreise für unterschiedliche Lieferanten zu hinterlegen. Zu jeder Preisinformation können Gültigkeitsinformationen hinterlegt werden, also der Zeitraum, in dem der jeweilige Einkaufspreis gültig ist. Für jeden Artikel können so beliebig viele Sonderpreise hinterlegt werden. ### Wie werden Rückstände im Einkauf behandelt? Das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf des Startmenüs zu finden. Es dient dazu, dem Benutzer einen umfassenden Überblick über die offenen Bestellpositionen zu verschaffen und die Einhaltung der Liefertermine durch die Lieferanten zu überwachen. Nutzer können die offenen Bestellungen nach Lieferant oder Liefertermin sortieren und gegebenenfalls Bestellmahnungen versenden. Besonderheiten oder Lieferengpässe seitens des Lieferanten können vermerkt werden. Die Erstellung von Bestellmahnungen erfolgt durch eine Mehrfachauswahl der relevanten Lieferanten und Bestellpositionen, die dann per E-Mail verschickt werden. ### Wie funktioniert die Bestellplanung in Kontor MED? Die Bestellplanung wird über das Modul Neue Bestellplanung gestartet. Nach dem Öffnen müssen zunächst die Parameter festgelegt werden, wie das Lager und optional einer oder mehrere Lieferanten. Der Modus für die Bestellplanung kann festgelegt werden (Standardlieferant oder günstigster EKA). Optional kann der kalkulatorische Bestellbedarf berücksichtigt werden, indem der mittlere Verbrauch und der voraussichtliche Verbrauch für eine bestimmte Anzahl von Tagen berechnet wird. Aus diesen Daten ermittelt Kontor Bestellvorschläge, die vom Einkaufsmitarbeiter geprüft und in Bestellungen überführt werden können. ### Werden Aufträge automatisch mit Bestellungen abgeglichen? Die intelligente Bestellplanung in Kontor fasst Bedarfe aller Aufträge zusammen und berücksichtigt eventuelle Mindestbestände und prognostizierte Verbräuche. Für Kommissionsbestellungen, welche vom Lieferanten direkt an den Kunden versandt werden, biete Kontor eine spezielle Auftragsart, die aus dem Auftrag automatisch die Bestellung erzeugt, kundenspezifische Informationen wie Seriennummern, Bestellvarianten überträgt und die Chargenerfassung auch für solche Vorgänge ermöglicht. ### Wie funktioniert die Preisplanung? Die Preisplanung im Modul Preisplanung dient dazu, Preisänderungen flexibel einzuplanen. Nach dem Anlegen einer neuen Preisplanung wird der entsprechende Lieferant ausgewählt und eine Information zum Grund der Preisänderung eingestellt. Artikel können manuell hinzugefügt oder per Import aus einer Excel-Datei übernommen werden. Kontor MED zeigt an, wie sich die Preisänderung auswirkt, einschließlich des alten Einkaufs- (EK) und Verkaufspreises (VK) sowie der neuen Marge. Verkaufspreise können angepasst und die Preise anschließend aktiviert werden, sodass die Preisänderungen automatisch zum entsprechenden Zeitpunkt eingespielt werden. ## Lager ### Wie wird die Inventur im System durchgeführt? Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei. ### Welche Möglichkeiten zur Lagerplatzverwaltung gibt es? Das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung der Lagerplätze im Kontor. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind. Über die manuelle Bestandsbuchung kann ein Artikel auf einen anderen Lagerplatz oder in ein anderes Lager umgebucht werden. ### Unterstützt das System eine mehrstufige Lagerstruktur? Ja, das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung von Lagerplätzen. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind. ### Wie unterstützt Kontor MED die Lagerverwaltung? Kontor MED unterstützt die Lagerverwaltung durch verschiedene Module im Register Lager des Startmenüs. Dazu gehören das Modul Artikel, in dem Chargen verwaltet werden können. Das Modul Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Das Modul Manuelle Bestandsbuchung ermöglicht die Erfassung von Wareneingängen, Warenausgängen und Umbuchungen. Das Modul Warenbewegungen bietet einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels. Das Modul Lagerleitstand dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. Im Modul Versandfreigabe werden Aufträge für den Versand freigegeben. Die Stornierung von Wareneingängen ist in der mobilen App Kontor MX integriert. ### Gibt es eine Rückstandsverwaltung für das Lager? Ja, im Dispositionsmodul, das einen Überblick über die Lagersituation bietet, können über die Rückstände in der Menüleiste Engpassartikel gefiltert werden. Dies sind Artikel, die zwar im Lager vorhanden sind, jedoch nicht in ausreichender Menge zur Erfüllung der offenen Aufträge bereitgestellt werden können. ### Können Lagerbewegungen nachträglich korrigiert werden? Stornierungen von Wareneingangspositionen sind in der mobilen App Kontor MX integriert und buchen die Position vom aktuellen Sammelplatz ab. Stornierungen von Kommissionierungsvorgängen sind ebenfalls möglich und können sich entweder auf einzelne Positionen oder den gesamten Vorgang beziehen, wobei der gepickte Lagerbestand gegebenenfalls auf den ursprünglichen oder einen anderen Lagerort umgebucht wird. ### Wie erfolgt die Lageranbindung an andere Module? Die Lagerverwaltung ist in die Prozesse anderer Module integriert. Aus dem Modul Bestellungen kann direkt ein Wareneingang angestoßen werden. Die Bestellplanung ermittelt Bedarf basierend auf dem aktuellen Lagerbestand und Kundenreservierungen. Kommissionierungsvorgänge basieren auf freigegebenen Aufträgen aus dem Modul Versandfreigabe. Das Dispositionsmodul zeigt Lager-, Auftrags- und Bestellbestände für eine umfassende Übersicht. ### Wie werden Artikel mit Seriennummern oder Chargen im Lager behandelt? Chargenpflichtige Artikel sind im Artikelstamm im Feld Chargentyp entsprechend gekennzeichnet. Der Chargentyp eines Artikels bestimmt, wie die Chargenverwaltung erfolgt. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Chargeninformationen, wie Chargennummern und Verfallsdaten, werden im Chargenmodul verwaltet und sind im Warenbewegungsmodul lückenlos protokolliert. ### Kann ich Lagerbewegungen dokumentieren? Ja, das Modul Warenbewegungen ist im Kontor MED Startmenü unter dem Register Lager zu finden. Die Hauptaufgabe des Moduls Warenbewegungen besteht darin, einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels zu bieten. Kontor MED protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. ### Wie funktioniert die Bestandspflege in Kontor MED? Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Manuelle Bestandsbuchungen können über das Modul Manuelle Bestandsbuchung als positiver Wareneingang oder negativer Warenausgang erfasst werden. Inventurbuchungen sind ebenfalls im Warenbewegungsmodul dokumentiert. Bei chargenpflichtigen Artikeln ist die Charge auszuwählen. Stornierungen von Wareneingangspositionen in der mobilen App Kontor MX buchen die Position vom aktuellen Sammelplatz ab. ## Sprechstundenbedarf ### Ist eine Aufteilung nach Krankenkassen möglich? Im Modul SSB-Verteilung, das nach Erhalt der Rezepte vom Kunden genutzt wird, können Korrekturen an der Verteilung der Produkte vorgenommen werden. Über das Kontextmenü, das durch einen Rechtsklick aufgerufen wird, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie Verteilung auf Kasse 1, Verteilung auf Kasse 2, Verteilung auf privaten Sprechstundenbedarf sowie Verteilung auf Sachkosten. ### Können Rezepte digital im System hinterlegt werden? Ja, die Möglichkeit, Rezepte für Sprechstundenbedarfsaufträge zu scannen, wird durch Kontor MED bereitgestellt. Bei einem Sprechstundenauftrag können die erhaltenen Rezepte entweder dem Auftrag oder dem Lieferschein zugeordnet werden. Diese Scans werden dann mit dem entsprechenden Auftrag oder Lieferschein verknüpft, was es ermöglicht, sie auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder abzurufen. Die Scans der Rezepte werden in Kontor MED gespeichert und dienen als Nachweis. Zudem können die Scans während der Bearbeitung als Kontrollmittel verwendet werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Rezepte im Vergleich zum Auftrag zu überprüfen. ### Wie erfolgt die Archivierung der SSB-Vorgänge? Kontor speichert automatisch alle Belege, wie zum Beispiel Rechnungen, in einem Belegarchiv als PDF-Datei. Das Modul DMS (Dokumentenmanagement) ermöglicht die elektronische Verwaltung von Dokumenten, die entweder elektronisch oder als gescannte Papierdokumente erfasst werden. Durch Integration mit EcoDMS ist ein revisionsfähiges DMS-System anbindbar, das nahtlos mit Kontor verbunden werden kann. ### Wie wird der Bedarf in Kontor MED erfasst? Die Abwicklung von Sprechstundenbedarf beginnt mit der SSB Anforderung. In diesem ersten Schritt wählen wir die Aufträge aus, die fakturiert werden sollen, und versenden die entsprechenden Rezeptanforderungen oder Rezeptaufstellungen an die Kunden. ### Wie erfolgt die Abrechnung des Sprechstundenbedarfs? Die SSB-Fakturierung mit Kontor MED stellt den abschließenden Schritt in der Abwicklung des Sprechstundenbedarfs (SSB) dar. Dieser Prozess wird im Modul SSB-Fakturierung durchgeführt, das im Startmenü von Kontor unter dem Register Fakturierung SSB zugänglich ist. Nach dem Öffnen des Moduls werden alle Vorgänge angezeigt, die zur Rechnungserstellung bereitstehen. Es ist von großer Bedeutung, vor der Erstellung der Rechnungen zu überprüfen, ob für sämtliche Vorgänge die erforderlichen Rezepte vorliegen. Für alle Vorgänge, bei denen die Rezepte bereits gescannt wurden, ist die Spalte Rezept erhalten entsprechend markiert. Um die Abrechnung freizugeben, markieren Sie alle Rechnungen, für die Sie ein Rezept erhalten haben, und wählen im Kontextmenü die Option Rezept erhalten. Die Abrechnung erfolgt dann über den Button Stapeldruck. Nach dem Klick auf diesen Button öffnet sich das Druckmenü, und durch einen weiteren Klick auf Druck starten werden alle ausgewählten Vorgänge fakturiert. ### Können SSB-Daten statistisch ausgewertet werden? Ja, Kontor MED bietet detaillierte Möglichkeiten, die verschiedenen Status von Sprechstundenbedarf abzubilden und zu analysieren. So sind Auswertungen zu Beständen, gelieferten Mengen und Werten, Umsätzen in verschiedenen Dimensionen (Artikel, Kunden, Vertreter und weitere) tabellarisch wie grafisch möglich und unterstützen sie optimal, Verkauf und Abrechnung von SSB gezielt zu messen und steuern. ### Wie wird sichergestellt, dass nur SSB-fähige Artikel verwendet werden? Die Sprechstundenbedarfsverordnung, die von den einzelnen kassenärztlichen Verbänden herausgegeben wird, legt präzise fest, welche Produkte als Sprechstundenbedarf anerkannt werden. Unternehmen, die das ABDATA Modul nutzen, haben Zugriff auf den ABDA-Katalog, der Artikel mit PZN umfasst und die automatische Aktualisierung von Preisen für Sprechstundenbedarfsartikel unterstützt. Im Modul Kundenartikeldetails kann festgelegt werden, ob ein Artikel für den Kunden als Sprechstundenbedarf eingestellt wird. ### Was passiert nach der Erfassung der Anforderung? Nach der Anforderung werden die Aufträge im Modul SSB Verteilung abgelegt. Aus diesem Modul heraus können dann die Rezepte, die vom Kunden eingereicht wurden, sowie die Rezepte, die selbst gedruckt und dann vom Kunden übergeben wurden, verteilt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Rezepte zu scannen, bevor die Verteilung erfolgt. Im Anschluss daran können die Aufträge fakturiert werden. ### Welche Module bietet Kontor MED für den Sprechstundenbedarf? Für die Abwicklung von Sprechstundenbedarf im Kontor MED navigieren wir zum Menü Fakturierung SSB im Kontor Startmenü, wo wir auf drei wesentliche Punkte stoßen: die SSB Anforderung, die SSB Verteilung und die SSB Fakturierung. ## Systemaufbau ### Gibt es eine zentrale Rechteverwaltung? Benutzerzugriffsrechte in Kontor MED sind entscheidend für die Sicherheit und Funktionalität des Systems. Jeder Benutzer, der sich in Kontor MED einloggt, hat spezifische Zugriffsrechte, die über sein Benutzerkonto konfiguriert werden. Diese Rechte steuern den Zugang zu verschiedenen Kontor-Modulen sowie zu anderen Funktionselementen innerhalb der Software. Die Benutzereinstellungen sorgen dafür, dass nach dem Einloggen lediglich die Module angezeigt werden, für die der Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Dies gilt auch für Auswertungen, bei denen die Zugriffsrechte ebenfalls detailliert eingestellt werden können, sodass in der Reportgalerie nur die Reports sichtbar sind, auf die der Benutzer zugreifen darf. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt über das Kontor Startmenü im Bereich Administration, wo durch einen Klick auf den Button Zugriffsrechte verwalten die Rechte für jeden Benutzer und alle Benutzergruppen angepasst werden können. Dabei kann der lesende und schreibende Zugriff separat konfiguriert werden. Besonders wichtig ist das Thema Löschberechtigung. ### Welche Vorteile bietet der modulare Systemaufbau? Der modulare Aufbau von Kontor bietet eine einheitliche Bedienung für alle Module. Dies hat den Vorteil, dass die Grundfunktionen nur einmal erlernt werden müssen und überall gleich funktionieren. ### Wie ist die Benutzeroberfläche in Kontor MED strukturiert? Alle Module in Kontor MED weisen einen einheitlichen Aufbau auf, was den Vorteil einer einheitlichen Bedienung bietet. Oben befindet sich die Toolbar mit Schaltflächen zur Datenbearbeitung und das Register Verwaltung, das seltener genutzte Befehle enthält. Das Register Modul ist für Benutzer mit Programmierlizenzen sichtbar. Die häufigsten Schaltflächen im Register Bearbeiten ermöglichen das Einfügen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen von Datensätzen. Zudem gibt es Schaltflächen für die Aufgabenverwaltung, Listensichtumschaltung, Reports und Mehrfachauswahl. Das Suchfeld ermöglicht gezielte Datensatzsuche. In der Suchliste können Datensätze sortiert und gefiltert werden. Der Filterbereich erlaubt Unterscheidungen, z.B. zwischen aktiven und inaktiven Kunden. In der Detailansicht werden spezifische Informationen angezeigt, einschließlich Dokumenten, Texten und Konditionen. ### Welche Rolle spielen Add-ins im Systemaufbau von Kontor MED? Add-ins sind spezielle Erweiterungen für Kontor MED, die dazu dienen, zusätzliche Funktionen in bestehende Programm-Module oder das Startmenü zu integrieren. Diese Erweiterungen ermöglichen es den Benutzern, die Module individuell anzupassen und sie durch zusätzliche Werkzeuge zu erweitern. Die Verwaltung der Add-ins erfolgt über das Puzzleteil-Symbol, das sich in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Moduls befindet. Nach der Aktivierung eines Add-ins ist es möglich, dieses an einer bestimmten Position im Modul zu platzieren. Sobald die Konfiguration des Moduls gespeichert wird, bleibt die Position des aktivierten Add-ins auch für zukünftige Sitzungen erhalten. ### Ist Kontor MED mandantenfähig? Ja, das Administrations- und Backup-Tool von Kontor MED ermöglicht es, Mandanten zu erstellen. Mandanten repräsentieren Unternehmen, die jeweils über separate Konfigurationen und Datenbestände verfügen. Bei der Installation von Kontor MED wird häufig eine Demo-Firma eingerichtet, die es ermöglicht, die Funktionen des Systems zu testen. Innerhalb der Mandantenverwaltung des Administration-Tools haben Sie die Möglichkeit, einen bestehenden Mandanten als Vorlage auszuwählen und einen neuen Mandanten mit der gleichen Konfiguration zu erstellen oder den Mandanten vollständig zu kopieren, einschließlich aller Daten. Für die Erstellung eines neuen Mandanten müssen Sie eine ID und einen Namen eingeben. ### Wie erfolgt die Navigation innerhalb des Systems? Die Navigation erfolgt zentral über das Startmenü. In den einzelnen Programmmodulen befindet sich oben die Toolbar mit Schaltflächen und Registern. Das Suchfeld im Modul ermöglicht es, gezielt nach Datensätzen zu suchen und die Ergebnisse durch Eingabe von Suchbegriffen zu filtern. ### Was ist die Volltextsuche im Startmenü? Das Suchfeld im Modul ermöglicht es, gezielt nach Datensätzen zu suchen und die Ergebnisse durch Eingabe von Suchbegriffen zu filtern. ### Wie ist der grundlegende Aufbau von Kontor MED gestaltet? Kontor MED basiert auf einem modularen Systemaufbau, bei dem jede Abteilung, wie z.B. Verkauf oder Einkauf, eigene Module nutzt. Diese Module bieten eine einheitliche Bedienung. Die Systemarchitektur basiert auf der Datenbank Microsoft SQL Server und die Installation erfolgt in der Regel on-premise auf einem eigenen Server des Unternehmens. Alternativ kann Kontor MED auch in einer Private Cloud installiert werden. Der Zugriff der Benutzer kann auf verschiedene Arten erfolgen, der Standardweg ist das private LAN des Unternehmens, wobei die Arbeitsstationen, die Windows-Rechner sind, direkt mit dem Kontor MED Server verbunden sind. Die Clients verwenden als Betriebssystem Windows 10, Windows 11 oder höher. Auf dem Server kann als Betriebssystem Windows Server ab 2019 eingesetzt werden. Alternativ ist der Betrieb auch über einen Remote-Zugriff, also einen Terminal Server, von anderen Betriebssystemen wie z.B. macOS möglich. Der Zugriff aus dem Home Office oder von anderen Standorten ist ebenfalls leicht zu realisieren, indem ein VPN bereitgestellt wird. ### Können Benutzer ihre Oberfläche individuell anpassen? Ja, Benutzer können ihre Ansicht anpassen und diese Einstellungen speichern, um beim nächsten Programmstart die gleiche Konfiguration zu erhalten. Geänderte Listen- oder Formularansichten, die mit dem Kontor MED Layout Designer erstellt wurden, können im System abgespeichert werden. Dies geschieht über das Dateimenü und den Menüpunkt Speichern, wobei ein Konfigurationsprofil ausgewählt wird. Konfigurationsprofile können entweder benutzerspezifisch oder für mehrere Benutzer gemeinsam genutzt werden. Das Layout umfasst viele Bildschirmkomponenten, einschließlich der Listenansicht und der Auswahl von Feldern. Individuelle Benutzerprofile ermöglichen persönliche Anpassungen. ### Wie werden Reports in das System integriert? Reports sind über die Report-Verwaltung zugänglich und nach Rubriken sortiert. Zu den in Kontor MED vorhandenen Reporttypen gehören Auswertungen, Schnellreports, Diagramme sowie Formulare wie Rechnungen oder Lieferscheine. Dashboards sind ein weiterer Reporttyp, der grafisch verschiedene Auswertungsbereiche auf einem Bildschirm zusammenfasst. Schnellreports werden als Excel-Tabelle generiert und zeichnen sich durch einfache Einrichtung und Verwendung aus. Pivot-Tabellen oder Pivot-Charts stellen Daten in einer Pivot-Tabelle mit zugehörigem Diagramm dar. Reports können direkt aus den Modulen über die Toolbar und das Report-Icon gestartet werden, wobei sich die Datensatzauswahl direkt auf die im Modul ausgewählten Datensätze bezieht. Die Report-Galerie im Startmenü ermöglicht ebenfalls den direkten Zugriff auf freigeschaltete Reports. ## Verkauf ### Können kundenindividuelle Preise hinterlegt werden? Ja, im Preissystem in Kontor MED können kundenspezifische Sonderpreise hinterlegt werden, die höchste Priorität haben. Im Modul Listen und Sonderpreise im Bereich Verkauf können Listeneinträge für Kundengruppen verwaltet werden, mit Preisen, Gültigkeitszeiträumen und Mengenstaffeln. Das Modul Rabattkonditionen ermöglicht die Definition kundenindividueller Rabattkonditionen für Warengruppen. Alle Preise können mit Gültigkeitszeiträumen versehen werden, und in den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. ### Welche Verkaufsfunktionen bietet Kontor MED? Der Bereich Verkauf in Kontor MED bietet eine Vielzahl essenzieller Module. Das Modul Angebote dient der Erstellung und Verwaltung von Angeboten. Das Modul Aufträge ist zentral für die Erfassung und Verwaltung neuer und bestehender Aufträge, einschließlich Kommissionsaufträgen und Streckenrechnungen. Im Modul Kunden erfolgt die zentrale Verwaltung aller kundenbezogenen Informationen. Das Dispositionsmodul bietet eine Bestands- und Reservierungsübersicht. Das Modul Rückstände listet alle noch nicht gelieferten Auftragspositionen auf. Listen und Sonderpreise sowie Rabattkonditionen verwalten Preislisten, Sonderpreise und Rabatte. Die Fakturierung wird durch die Module Fakturierung SSB, Fakturierung PB, Fakturierung starten und Rechnungen abgewickelt, wobei auch Direktfaktura und Stornorechnungen möglich sind. Zusätzlich gibt es Module für die Geräteverwaltung und Reparaturaufträge. ### Wie wird mit Rückständen umgegangen? Das Modul Rückstände im Register Verkauf bietet einen umfassenden Überblick über die offenen Aufträge, indem es alle noch nicht gelieferten Auftragspositionen auflistet. Dies ermöglicht es, Kunden frühzeitig über potenzielle Lieferengpässe zu informieren und gegebenenfalls die Liefertermine anzupassen. ### Wie werden kundenspezifische Sonderkonditionen verwaltet? Im Modul Listen und Sonderpreise im Bereich Verkauf können Listeneinträge für Kundengruppen verwaltet werden. Sonderpreise können individuelle Preisvereinbarungen für bestimmte Artikel und Kunden darstellen. Diese haben die höchste Priorität und werden zuerst berücksichtigt. Alle Preise können mit Gültigkeitszeiträumen versehen werden, und in den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. Im Modul Rabattkonditionen können Rabattgruppen für Kunden definiert werden. Jeder Kunde kann für unterschiedliche Warengruppen individuelle Rabattkonditionen erhalten. ### Wie werden Angebote erstellt? Die Erfassung eines Angebots erfolgt im Angebotsmodul. Zunächst vergibt Kontor MED automatisch eine neue Angebotsnummer. Anschließend kann ein Kunde ausgewählt und ins Angebot übernommen werden. Zudem besteht die Möglichkeit, einen individuellen Kopf- oder Fußtext einzugeben, wobei auch Textbausteine verwendet werden können. Bei der Erfassung der Positionen ist es möglich, auf die Kundenhistorie zuzugreifen. Es können mehrere Produkte gleichzeitig erfasst und als Alternativ- oder Optionalpositionen festgelegt und in Gruppen unterteilt werden. Bilder können zugeordnet werden. Während der Angebotserfassung kann die Marge überprüft und die Preise der Produkte aktualisiert werden. Sonderpreise für Kunden können ebenfalls hinterlegt werden. Nach der Erfassung kann das Angebot per E-Mail an den Kunden gesendet werden. ### Können Seriennummern- oder Chargenpflichtige Artikel im Verkauf verarbeitet werden? Ja, bei chargenpflichtigen Artikeln ist es erforderlich, beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation des jeweiligen Artikels, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist, die im Verkaufsprozess relevant ist. ### Unterstützt das System die automatische Generierung von Auftragsbestätigungen? Ja, nach der Erfassung eines Auftrags im Modul Aufträge kann eine Auftragsbestätigung automatisch versendet werden. Dies kann auch im Kundenstamm hinterlegt werden. ### Gibt es eine Funktion zur Disposition offener Aufträge? Ja, das Dispositionsmodul ermöglicht eine umfassende Bestands- und Reservierungsübersicht im Bereich Verkauf. Verkäufer sehen auf einen Blick, wie viele Artikel auf Lager sind, welche bereits reserviert wurden und welche Mengen vom Einkauf nachbestellt wurden. Engpassartikel können gefiltert werden, das sind Artikel, die zwar im Lager vorhanden sind, jedoch nicht in ausreichender Menge zur Erfüllung der offenen Aufträge bereitgestellt werden können. Für diese Artikel besteht die Möglichkeit, den verfügbaren Lagerbestand auf die Kunden zu verteilen, die diese Artikel bestellt haben. ### Wie erfolgt die Freigabe zur Fakturierung? Alle zur Fakturierung fälligen Lieferungen werden im Modul Fakturierung starten entweder auf Einzelrechnungen oder auf Sammelrechnungen zusammengefasst. In diesem Modul können die Vorgänge eingesehen und nach Abrechnungsintervall gefiltert werden, bevor sie zum Erstellen der Rechnungen übergeben werden. Im Modul Fakturierung können zu fakturierende Vorgänge gefiltert, ausgewählt und an das Rechnungsmodul übergeben werden, wo die Abrechnungen erstellt werden. Die Freigabe erfolgt basierend auf den im Kundenstamm hinterlegten Abrechnungskennzeichen oder durch Auswahl der zu berechnenden Positionen. ### Wie funktioniert die Auftragserfassung? Die Auftragserfassung erfolgt im Modul Aufträge. Nach dem Öffnen des Moduls werden die aktiven Aufträge angezeigt, und der Benutzer hat die Möglichkeit, auf diese zuzugreifen oder einen neuen Auftrag zu erfassen. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags kann der Benutzer zunächst die Auftragsart auswählen. Neben dem normalen Auftrag stehen auch Kommissionsaufträge, Streckenrechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen zur Verfügung. Nach der Auswahl der Auftragsart wird der Kunde über das Feld Kundennummer erfasst. Sobald der Kunde gefunden ist, werden die Konditionen aus dem Kundenstamm übernommen, die gegebenenfalls angepasst werden können. Anschließend öffnet sich das Fenster zur Artikelpositionserfassung, in dem die entsprechenden Artikel eingegeben werden können. Die Suche berücksichtigt zunächst die Historie des Kunden, kann aber auch auf den Gesamtartikelstamm zugreifen. Während der Auftragseingabe werden alle relevanten Artikeldaten, einschließlich der Marge des Auftrags, direkt angezeigt. Nach der Erfassung kann eine Auftragsbestätigung automatisch versendet werden oder der Auftrag ist bereit für die Versandfreigabe. ## Versand ### Werden die Lagerbestände beim Versand automatisch aktualisiert? Beim Versand chargenpflichtiger Artikel ist es erforderlich, die entsprechende Charge beim Warenausgang zuzuordnen. Dies wird im Modul Warenbewegungen protokolliert. Der Prozess der Versandabwicklung, beginnend mit dem Scannen des Lieferscheins, führt zur Generierung von Paketlabels und Ladelisten, was impliziert, dass die Bestandsbuchungen entsprechend erfolgen und der Bestand im Lager aktualisiert wird. ### Was ist das Modul Versandfreigabe? Das Modul Versandfreigabe ist ein wichtiger Bestandteil des Systems und befindet sich im Register Lager des Kontor MED Startmenüs. Die Hauptaufgabe dieses Moduls besteht darin, die vorhandenen Aufträge für den Versand freizugeben, sodass diese effizient bearbeitet werden können. Im Modul Versandfreigabe hat der Lagermitarbeiter die Möglichkeit zu sehen, welche Aufträge momentan zur Generierung von Picklisten zur Verfügung stehen. Für ein bestimmtes Freigabedatum werden standardmäßig alle Aufträge angezeigt, deren Lieferfreigabetag dem Freigabedatum entsprechen. Der Versandmitarbeiter kann entscheiden, welche Aufträge er freigeben möchte und aus diesen Picklisten erstellen möchte. ### Werden Trackingdaten in Kontor MED verwaltet? Ja, über die Integration mit E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify können Trackingdaten für Sendungen von Kontor MED übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden. ### Wie werden Versanddokumente erstellt? Im Modul Versandabwicklung werden Paketlabels für den jeweiligen Versanddienstleister generiert und Ladelisten sowohl für die eigenen Touren als auch für die Versanddienstleister erstellt. Wenn Aufträge Gefahrgut enthalten, hat dies zur Folge, dass bei der Erstellung des Lieferscheins gleichzeitig ein Beiblatt ausgedruckt wird, welches speziell die Gefahrstoffe ausweist. Des Weiteren wird beim Transport von Gefahrgut auf der Ladeliste, die von Kontor MED erstellt wird, das Gefahrgut separat ausgewiesen. ### Wie erfolgt die Verbindung zu Versanddienstleistern? In der Tourenverwaltung kann die Versandschnittstelle, die für diese Tour verwendet werden soll, angegeben werden. Bei Touren von Versanddienstleistern oder Spediteuren kann die entsprechende Versandschnittstelle der Tour zugeordnet werden. Dies ermöglicht, dass bei der Generierung von Versandlabels für die entsprechende Sendung mit der Tour die Versandlabels über den jeweiligen Versanddienstleister (z.B. DHL, DPD, Transoflex, UPS, GLS, DAXA) zugeordnet werden können. Im Modul Versandabwicklung sendet das System die Details der erfassten Sendung an den jeweiligen Versanddienstleister und erhält im Gegenzug die fertigen Paketlabels, die dann von Kontor MED ausgedruckt werden. ### Wie unterstützt Kontor MED den Versandprozess? Kontor MED unterstützt den Versandprozess durch mehrere Module im Register Lager. Das Modul Versandfreigabe dient dazu, die vorhandenen Aufträge für den Versand freizugeben. Das Modul Lagerleitstand dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. Das Modul Versandabwicklung hat die Hauptaufgabe, für die kommissionierten Lieferscheine Paketlabels zu generieren und Ladelisten sowohl für die eigenen Touren als auch für die Versanddienstleister zu erstellen. ### Wie wird der Leitstand zur Versandsteuerung verwendet? Das Modul Lagerleitstand ist im Register Lager im Kontor Startmenü integriert und dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. In diesem Modul werden die laufenden Vorgänge mit ihrem jeweiligen Status angezeigt, was den Lagermitarbeitern ermöglicht, Einblick in diese Vorgänge zu nehmen und sie aktiv zu beeinflussen. Beispielsweise können die verschiedenen Picklisten eingesehen werden, die eine Zusammenfassung eines oder mehrerer Aufträge darstellen, die gemeinsam kommissioniert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Lieferscheine nachzudrucken und Vorgänge zu stornieren oder zu pausieren. Diese Vorgänge können bestimmten Terminals zugeordnet werden. ### Ist eine Teillieferung möglich? Ja, bei der Auftragseingabe kann festgelegt werden, ob für den entsprechenden Auftrag Teillieferungen gelten. Im Modul Versandfreigabe wird für jeden Auftrag die Lieferquote angezeigt, sodass sichtbar ist, ob der Auftrag vollständig kommissionierbar ist oder nur teilweise. ### Können Kunden über den Versandstatus informiert werden? Trackingdaten für Sendungen können von Kontor MED an E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden. ### Wie werden Gefahrgutartikel im Versand behandelt? Gefahrgut und Gefahrstoffe müssen im Artikelstamm mit ihren spezifischen Merkmalen als solche gekennzeichnet werden. Wenn in Kontor MED Aufträge erfasst werden, die Gefahrgut enthalten, wird bei der Erstellung des Lieferscheins gleichzeitig ein Beiblatt ausgedruckt, welches speziell die Gefahrstoffe ausweist. Des Weiteren wird beim Transport von Gefahrgut auf der Ladeliste das Gefahrgut separat ausgewiesen. Bei der Erstellung von Paketlabels im Modul Versandabwicklung ist es notwendig, Gefahrgutartikel den einzelnen Paketen zuzuordnen, damit die entsprechenden Gefahrgutaufkleber für den Versand angebracht werden können. Dies ist eine gesetzliche Anforderung.