Für wen ist ab wann die E-Rechnung verpflichtend?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung wird schrittweise mit Übergangsfristen umgesetzt:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen im B2B-Bereich sicherstellen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten ab diesem Datum Übergangsregelungen bis 2027:
Bis Ende 2026: Neben E-Rechnungen sind weiterhin Papierrechnungen und einfache elektronische Formate (z. B. PDF) erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro können noch Papierrechnungen verwenden. Größere Unternehmen dürfen EDI-Rechnungen nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 2028: Alle inländischen Unternehmen müssen ausschließlich E-Rechnungen nach dem EU-Standard (EN 16931) ausstellen.
Wichtig zu beachten ist, das bereits ab 01.01.2025 elektronisch ausgestellte Rechnungen Vorrang gegenüber der "Papierrechnung" haben. Dies bedeutet, wenn eine E-Rechnung parallel zur klassischen ausgestellt wird, die Daten wie Rechnungsbetrag der elektronischen Variante maßgeblich für den Empfänger sind.
Validierung
Die Validierung von E-Rechnungen ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen und technischen Standards, wie der EU-Norm EN 16931, entsprechen. Dabei werden die strukturellen und inhaltlichen Elemente der E-Rechnung geprüft, etwa die korrekte Syntax und die Vollständigkeit der Pflichtangaben.
Die Validierung verhindert Fehler in der Übermittlung, erleichtert die automatisierte Verarbeitung und gewährleistet die steuerrechtliche Korrektheit. Sie ist ein zentraler Schritt, um die Rechtssicherheit und Effizienz in der digitalen Rechnungsabwicklung zu gewährleisten.
Damit ihre digitale Rechnungsstellung reibungslos läuft und die übermittelten Daten sowohl beim Empfänger wie auch dem Finanzamt akzeptiert werden, sollten ihre elektronischen Rechnungen validiert sein. Besonders zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen sollten Sie prüfen, ob ihre Geschäftsprozesse und technischen Gegebenheiten, insbesondere die Software zur Erzeugung die Anforderungen erfüllen.
Kostenlose Tools zur Validierung
https://www.portinvoice.com (max. 10 Prüfungen pro Tag)
https://validator.invoice-portal.de (nur XML-Validierung)
Visualisierung
Die Visualisierung von E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, die Inhalte einer elektronischen Rechnung wieder in einem für Menschen benutzerfreundlich lesbaren Format darzustellen.