Question 1

Wie wird mit Rückrufen von Chargen umgegangen?

Accepted Answer

Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Diese Nachverfolgbarkeit ist relevant, um betroffene Chargen bei Rückrufen gezielt identifizieren und nachverfolgen zu können.

Question 2

Werden Chargen in der Inventur berücksichtigt?

Accepted Answer

Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei. Die Chargeninformation des jeweiligen Artikels wird ebenfalls erfasst und ist jederzeit einsehbar, was auf eine Berücksichtigung bei der Inventur hindeutet.

Question 3

Können Chargeninformationen auch im Reportwesen verwendet werden?

Accepted Answer

Ja, die Chargeninformation wird im Modul Warenbewegungen erfasst und ist jederzeit einsehbar. Im Chargenmodul besteht die Option, Labels zu drucken. Mit dem Kontor MED Label Designer können die entsprechenden Labels gestaltet werden, sodass auch UDIs als Barcode auf den Labels angezeigt werden können. Diese Chargeninformationen können somit im Reportwesen für Dokumente und Labels verwendet werden.

Question 4

Wie funktioniert die Lagerbuchung bei Chargenartikeln?

Accepted Answer

Bei chargenpflichtigen Artikeln ist es bei der manuellen Bestandsbuchung erforderlich, die Charge des Artikels auszuwählen. Beim Wareneingang sowie beim Warenausgang chargenpflichtiger Artikel ist die entsprechende Charge zuzuordnen.

Question 5

Wo werden Chargen im System erfasst?

Accepted Answer

Chargen werden im System beim Wareneingang chargenpflichtiger Artikel eindeutig registriert. Dies ist eine zwingende Anforderung für Artikel mit zugeordnetem Chargentyp.

Question 6

Wie erfolgt die Rückverfolgbarkeit von Chargen?

Accepted Answer

Das Modul Warenbewegungen protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager und erfasst dabei die Chargeninformation des jeweiligen Artikels, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Dies ist relevant, um jede Charge vom Wareneingang bis zum Warenausgang nachvollziehen zu können.

Question 7

Wie werden abgelaufene Chargen identifiziert?

Accepted Answer

In der Chargenverwaltung oder entsprechenden Reports können Filterkriterien gesetzt werden, um bereits abgelaufene oder bald verfallende Chargen zu Identifizieren

Question 8

Wie unterstützt Kontor MED die Chargenverwaltung?

Accepted Answer

Das Chargenmodul spielt eine entscheidende Rolle in einem ERP-System für die Medizinproduktbranche, da die Verwaltung von Chargen von großer Bedeutung ist. Der Zugang erfolgt entweder über die Artikelverwaltung im Register Lager oder direkt über das Startmenü im gleichen Register. Innerhalb des Chargenmoduls können alle vorhandenen Chargen eingesehen und überwacht werden. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern, Verfallsdaten und gegebenenfalls Produktionsdaten hinterlegt. Zudem ermöglicht das Register Warenbewegung, den Zeitpunkt zu verfolgen, an dem die Charge ins Lager gelangt ist. Es besteht auch die Möglichkeit, gesperrte Chargen wieder freizugeben. Darüber hinaus bietet das Chargenmodul die Option, Labels zu drucken, wobei der Kontor MED Label Designer auch UDIs als Barcode auf den Labels anzeigen kann. In Kontor MED sind alle chargenpflichtigen Artikel im Artikelstamm entsprechend gekennzeichnet. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen.

Question 9

Können mehrere Chargen eines Artikels gleichzeitig verwaltet werden?

Accepted Answer

Das Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Für jede Charge sind Informationen wie Chargennummern und Verfallsdaten hinterlegt. Der häufigste Chargentyp, CH01, umfasst sowohl das Charge- als auch das Verfallsdatum. Dies impliziert, dass mehrere Chargen eines Artikels im System parallel verwaltet werden können.

Question 10

Werden Chargen beim Versand berücksichtigt?

Accepted Answer

Ja, bei chargenpflichtigen Artikeln ist es erforderlich, beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Dies wird im Modul Warenbewegungen protokolliert und somit nachvollziehbar. Bei der Erstellung von Paketlabels ist gegebenenfalls die Zuordnung der Gefahrgutartikel zu den einzelnen Paketen notwendig, wozu auch Chargeninformationen gehören können.

Question 11

Wie funktioniert das Notizen-Add-in im Kundenmodul?

Accepted Answer

Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die in verschiedenen Modulen, insbesondere im Kundenstamm, von großem Nutzen ist. Es ermöglicht den Benutzern, beliebig viele Notizen zu einem bestimmten Datensatz zu erfassen und zu verwalten. Die Notizen werden automatisch mit wichtigen Informationen versehen, darunter der Benutzername, das Datum der Erstellung sowie der eigentliche Notiztext. Diese Funktionalität ermöglicht es den Benutzern, jederzeit nachzuvollziehen, welche Informationen zuletzt zu einem Kunden hinterlegt wurden.

Question 12

Wie trägt das CRM zur besseren Kundenkommunikation bei?

Accepted Answer

Das Notizen-Add-in erleichtert die interne Kommunikation und verbessert die Nachverfolgbarkeit von Kundeninteraktionen. Im Kundenmodul sind Kontaktdaten für direkte E-Mail-Kommunikation verfügbar. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben zur Koordination kundenbezogener Tätigkeiten. Der B2B-Shop ermöglicht einen personalisierten Zugang für Kunden, was die Bestellabwicklung vereinfacht und verbessert.

Question 13

Wie lassen sich kundenbezogene Dokumente verwalten?

Accepted Answer

Das Modul DMS oder Dokumentenmanagement ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten PDF-Dateien der Ausgangsbelege, sondern es können auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Kontor verfügt neben dem eigenen integrierten DMS auch über eine Schnittstelle zu einer spezialisierten DMS-Software (EcoDMS). Dokumente können direkt mit Kunden verknüpft werden.

Question 14

Welche CRM-Funktionen bietet Kontor MED?

Accepted Answer

Kontor MED bietet eine zentrale Kundenverwaltung im Modul Kunden, wo Stammdaten, Verkaufshistorie, Dokumente, individuelle Konditionen, Sortimente und Preise verwaltet werden können. Das Notizen-Add-in stellt eine leistungsfähige Programmerweiterung dar, die im Kundenstamm und bei Aufträgen genutzt werden kann, um beliebig viele Notizen zu erfassen und zu verwalten. Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben, die Kunden zugewiesen werden können. Das Modul DMS (Dokumentenmanagement) ermöglicht die elektronische Verwaltung kundenbezogener Dokumente. Das Lesezeichen-Add-in stellt eine nützliche Funktionalität zur Verfügung, um häufig verwendete oder besonders wichtige Datensätze wie Kunden zu kennzeichnen und schnell wiederzufinden.

Question 15

Können Kundenkontakte und Ansprechpartner im System gepflegt werden?

Accepted Answer

Ja, im Modul Kunden können neben der Rechnungsanschrift auch mehrere Ansprechpartner mit Kontaktdaten erfasst werden. Über die Adressfelder ist eine direkte Navigation oder Kontaktaufnahme per E-Mail sowie die Anzeige auf einer Landkarte möglich.

Question 16

Können kundenspezifische Preislisten hinterlegt werden?

Accepted Answer

Ja, im Preissystem in Kontor MED können auf der untersten Stufe Standardpreise pro Artikel hinterlegt werden, wobei bis zu fünf Standardpreise eingegeben werden können. Die nächste Stufe sind die Gruppenpreise, bei denen verschiedene Kunden zu Kundengruppen zusammengefasst und für jede Gruppe eine gemeinsame Preisliste erstellt werden kann. Darüber hinaus gibt es die Sonderpreise, die individuelle Preisvereinbarungen für bestimmte Artikel und Kunden darstellen. Im Kundenmodul sind alle für den Kunden geltenden Konditionen, einschließlich der Preisliste, im Register Konditionen hinterlegt. Sonderpreise und Rabatte sind im entsprechenden Register zu finden.

Question 17

Ist eine zentrale Übersicht aller kundenrelevanten Informationen möglich?

Accepted Answer

Ja, im Modul Kunden werden im Register Information alle Vorgänge, die zu diesem Kunden gehören, angezeigt. Belege können per Rechtsklick geöffnet werden, um die entsprechenden PDF-Dateien einzusehen. Das Register Umsatzhistorie zeigt die letzten Umsätze. Das Register Legende zeigt das bestellte Produktsortiment. Das Register Auftragsstatus zeigt den Status offener Aufträge. Es gibt ein Register für Reklamationen und ein Register für Rechnungen sowie ein Register für Umsatzstatistik.

Question 18

Wie hilft die Aufgabenverwaltung im Umgang mit Kunden?

Accepted Answer

Die Aufgabenverwaltung in Kontor MED bietet eine integrierte Funktion zur effizienten Verwaltung von Aufgaben. Innerhalb jedes Moduls, wie beispielsweise dem Kundenmodul, können Benutzer Aufgaben erstellen, diese mit Terminen versehen und bestimmten Benutzern zuweisen. Durch einen Klick auf den Button Aufgabe öffnet sich das Aufgabenfenster, in dem der Benutzer einen Termin eingeben und den Bearbeiter auswählen kann. Nach dem Speichern wird die Aufgabe dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen, der sie in seiner Aufgabenliste sieht. Dies erleichtert die Koordination von Aufgaben und die Nachverfolgung kundenbezogener Tätigkeiten.

Question 19

Wo finde ich alle Notizen zu einem Kunden?

Accepted Answer

Alle erstellten Notizen, auch zu einem Kunden, werden zentral gespeichert und sind über das Modul Notizen im Bereich Verkauf abrufbar. Dort haben die Benutzer die Möglichkeit, sämtliche Notizen systemübergreifend einzusehen und zu filtern, was es ihnen ermöglicht, schnell einen Überblick über die relevanten Ereignisse zu erhalten.

Question 20

Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung?

Accepted Answer

Kontor verfügt neben dem eigenen integrierten DMS auch über eine Schnittstelle zu einer spezialisierten DMS-Software (EcoDMS). Dies ist ein revisionsfähiges DMS-System, das nahtlos mit Kontor verbunden werden kann und Ihrem Unternehmen den Weg zum papierlosen Büro ermöglicht. Durch die Systemkonfiguration kann festgelegt werden, dass anstelle des internen DMS das ECO-DMS verwendet wird.

Question 21

Können Dokumente exportiert oder weitergeleitet werden?

Accepted Answer

Ja, über das Modul Belegarchiv kann die erstellte PDF-Datei bei Bedarf als E-Mail versendet werden. Beim Stapelwiederholungsdruck im Belegarchiv können PDF-Dateien für ausgewählte Vorgänge in einem Verzeichnis generiert werden, sodass diese anschließend weiterverarbeitet oder exportiert werden können. Auch der Versand per E-Post ist möglich, wobei die PDF-Datei an einen entsprechenden Service gesendet werden kann.

Question 22

Welche Dateitypen können in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden?

Accepted Answer

In der Dokumentenverwaltung können von Kontor erzeugte PDF-Dateien der Ausgangsbelege gespeichert werden. Auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten können erfasst werden, entweder elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, oder in Papierform, wobei der Beleg gescannt werden muss. Dokumente können per Dateiimport hinzugefügt werden. Es ist möglich, in einem einzelnen Beleg mehrere Seiten zusammenzufassen, die dann beim Speichern in einer einzelnen PDF-Datei zusammengefasst werden.

Question 23

Was ist die Dokumentenverwaltung in Kontor MED?

Accepted Answer

Die Dokumentenverwaltung in Kontor MED wird durch das Modul DMS (Dokumentenmanagement) und das Belegarchiv realisiert. Das Belegarchiv speichert automatisch alle von Kontor erzeugten Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen als PDF-Datei. Das Modul DMS ermöglicht es, unterschiedliche Arten von Dokumenten elektronisch zu verwalten. Dies sind nicht nur die von Kontor erzeugten Belege, sondern auch Eingangsrechnungen und viele weitere Dokumentarten, die elektronisch oder gescannt erfasst werden können.

Question 24

Können eingescannte Dokumente gespeichert werden?

Accepted Answer

Ja, eingescannte Dokumente können in Kontor MED gespeichert werden. Bei der Belegerfassung für DMS kann ein Dokument durch einen ganz normalen Scanner, der dann eine oder mehrere Seiten einliest, erfasst werden. Auch die Aufnahme mit einer Kamera oder ein Dateiimport sind möglich. Eingescannte Rezepte können beispielsweise der SSB-Verteilung im Modul SSB-Verteilung zugeordnet werden und werden dann mit dem Vorgang verknüpft.

Question 25

Wie werden Dokumente mit Datensätzen verknüpft?

Accepted Answer

Belege werden im Belegarchiv automatisch zu jedem Vorgang abgelegt. Bei der Belegerfassung für DMS aus einem Programmmodul heraus, z.B. aus dem Kunden- oder Auftragsmodul oder für Produkte, werden bereits durch Kontor MED die erforderlichen Attribute des Datensatzes, wie etwa die Artikelnummer oder die Kundennummer, automatisch zugewiesen. Das zu erfassende Dokument wird dann von Kontor MED automatisch mit dem jeweiligen Datensatz verbunden und zusammen mit diesem im Dokumentenmanagementsystem abgespeichert.

Question 26

Wie erfolgt der Zugriff auf archivierte Dokumente?

Accepted Answer

Über das Modul Belegarchiv kann jederzeit eingesehen werden, welche Belege erstellt wurden. Die erstellte PDF-Datei kann auch nachträglich angezeigt werden. Bei der Belegerfassung werden Dokumente mit dem jeweiligen Datensatz verbunden und zusammen mit diesem im DMS abgespeichert, wodurch der Zugriff auf archivierte Dokumente über den zugehörigen Datensatz möglich ist.

Question 27

Wie erfolgt die Verwaltung mehrerer Vertriebskanäle?

Accepted Answer

Kontor MED umfasst eine umfangreiche Produktdatenverwaltung, die es ermöglicht, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies kann zum Beispiel der eigene Webshop sein, es können aber auch Marktplätze oder gängige Shoplösungen für die Medizinproduktebranche sein.

Question 28

Können kundenindividuelle Sortimente im Webshop angezeigt werden?

Accepted Answer

Ja, im integrierten B2B-Shop von Kontor MED besteht die Möglichkeit, ein kundenspezifisches Artikelsortiment zu hinterlegen, das im Shop angeboten werden kann. Hier können auch kundenspezifische Kategorien für die Artikel definiert werden, sowie Verpackungseinheiten, Bezeichnungen und Konditionen, die für den Kunden im B2B-Shop gelten. Dadurch erhalten Kunden einen personalisierten Zugang, der nur ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet.

Question 29

Welche Vorteile bietet die E-Commerce-integration mit Kontor MED?

Accepted Answer

Die E-Commerce-Integration mit Kontor MED ermöglicht es, aus einer einzigen Datenbasis Daten in unterschiedliche E-Commerce-Plattformen auszuspielen. Dies schließt den eigenen Webshop, Marktplätze und den integrierten B2B-Shop ein. Der B2B-Shop hat den Vorteil, dass dort kundenspezifische Produktsortimente gepflegt werden können, wodurch Kunden einen personalisierten Zugang erhalten, der ihr Produktsortiment mit speziell ausgehandelten Preisen und Konditionen beinhaltet. Der B2B-Shop ist für eine besonders schnelle und einfache Abwicklung konzipiert. Die Anbindung anderer Plattformen wie Shopware und Shopify ermöglicht die nahtlose, vollautomatisierte Anbindung von Produktdaten, Lagerbeständen und Preisen.

Question 30

Welche Daten können mit dem Webshop synchronisiert werden?

Accepted Answer

Mit E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify können die in Kontor verwalteten Produkte direkt angebunden werden. Dies umfasst den Austausch von Produktdaten, Lagerbeständen, Preisen, gegebenenfalls auch Sonderpreisen für Kunden, Produktbildern sowie sämtlichen Artikelbeschreibungen. Zusätzlich erlaubt die Merkmalsverwaltung die Übertragung erweiterter Produkteigenschaften, wie technische Daten. Dokumente, Bestellstatus und Trackingdaten für Sendungen können ebenfalls von Kontor MED übermittelt werden.

Question 31

Ist eine Anzeige des Versandstatus im Shop möglich?

Accepted Answer

Ja, über die Integration können Trackingdaten für Sendungen von Kontor MED an Plattformen wie Shopware oder Shopify übermittelt werden. Im Kontor MED B2B-Shop steht eine umfangreiche Bestellübersicht zur Verfügung, die stets den aktuellen Status der Bestellungen anzeigt und auch Tracking-Daten des Versanddienstleisters umfasst. Dadurch kann ein Web-Tracking durch den Kunden durchgeführt werden.

Question 32

Können Staffelpreise und Rabatte im Webshop abgebildet werden?

Accepted Answer

Ja, für B2B-Artikel können kundenspezifische Konditionen hinterlegt werden, die im Shop gelten. Das Preissystem von Kontor MED ist mehrstufig und ermöglicht die Hinterlegung von Standardpreisen, Gruppenpreisen und Sonderpreisen. In den einzelnen Stufen können Staffelpreise hinterlegt werden. Auch Rabattkonditionen können angelegt werden und beeinflussen die Nettopreisliste, die im Kundenmodul eingesehen werden kann.

Question 33

Wie funktioniert die Anbindung eines Onlineshops?

Accepted Answer

Die Anbindung eines Onlineshops wie Shopware oder Shopify erfolgt über das Synchronisationscenter von Kontor MED. Dieses hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Import von Aufträgen oder der Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen, wie dem eigenen Webshop oder den Portalen von Lieferanten und Kunden.

Question 34

Wie wird sichergestellt, dass die Daten aktuell sind?

Accepted Answer

Das Synchronisationscenter hat die Aufgabe, zeitgesteuert verschiedene Aufgaben abzuarbeiten, darunter den Datenaustausch mit E-Commerce-Systemen. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED vollautomatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen.

Question 35

Wie werden Webshop-Bestellungen im ERP verarbeitet?

Accepted Answer

Auftragsdaten aus E-Commerce-Plattformen wie Shopware oder Shopify werden vollautomatisch aus dem Shop zu Kontor MED transferiert. Aufträge werden über das Synchronisationscenter von Kontor MED automatisch eingelesen, sodass sie stets aktuell zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden können.

Question 36

Welche E-Commerce-Plattformen können mit Kontor MED verbunden werden?

Accepted Answer

Kontor MED unterstützt Schnittstellen zu Shopware und Shopify. Darüber hinaus bietet Kontor MED auch einen eigenen B2B-Shop.

Question 37

Welche Vorbereitung ist für die Einführung notwendig?

Accepted Answer

Für die Einführung von Kontor MED ist eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration sollte sorgfältig überprüft werden.

Question 38

Was passiert nach der Schulung?

Accepted Answer

Nach der erfolgreichen Simulation des Live-Gangs in einem vorherigen Testlauf und wenn keine Probleme mehr bestehen, kann ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden. Dabei können beispielsweise Aufträge oder Bestellungen aus Kontor MED parallel mit dem alten System generiert werden, um die Ergebnisse zu vergleichen.

Question 39

Wie wird geprüft, ob die Daten korrekt übernommen wurden?

Accepted Answer

Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind und ob möglicherweise noch Verbesserungen im Prozess der Datenmigration vorgenommen werden können. Dieser Testprozess sollte so lange wiederholt werden, bis keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert. Beim Parallelbetrieb können die Ergebnisse, die in beiden Systemen erzielt werden, miteinander verglichen werden.

Question 40

Werden Schulungen für Mitarbeiter angeboten?

Accepted Answer

Ja, je nach Anforderung werden auf Wunsch vorab Schulungen angeboten, die den Benutzern einen leichten Einstieg in Kontor MED oder auch Umstieg vom bestehenden System ermöglicht.

Question 41

Können Daten aus unserem Altsystem in das neue ERP-System übernommen werden?

Accepted Answer

Ja, eine Datenübernahme aus Ihrem bisherigen System ist in der Regel problemlos möglich. Neben gängiger Standardsoftware wie Microsoft Dynamics, Orgamax verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Migration komplexer Daten aus branchenspezifischen Systemen wie medtec, B-Med oder Kumavision.

Auch anspruchsvolle Inhalte wie offene Aufträge oder Bestellungen inklusive aller zugehörigen Zusatzinformationen (z. B. Positionsdetails, Lieferhinweise oder Chargenangaben) können automatisiert und strukturiert übernommen werden. So stellen wir sicher, dass Sie ohne Datenverluste auf dem neuen System weiterarbeiten können.

Question 42

Wie läuft die Einführung von Kontor MED in einem Unternehmen ab?

Accepted Answer

Die Einführung von Kontor MED stellt ein bedeutendes Thema dar, bei dem eine sorgfältige Vorbereitung von entscheidender Bedeutung ist, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein zentraler Aspekt dabei ist die gründliche Analyse des Themas der Datenmigration aus dem Vorsystem, die im Vorfeld auch getestet werden sollte. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Bei der Einführung ist es unerlässlich, einen vorherigen Testlauf durchzuführen, der möglichst umfangreich ist und der den Live-Gang simuliert. Erst wenn keine Probleme mehr bestehen und alles einwandfrei funktioniert, kann auch ein Parallelbetrieb zum bisherigen System durchgeführt werden.

Question 43

Was passiert, wenn nach dem Go-live Probleme auftreten?

Accepted Answer

Der Support für Kunden von Kontor MED wird direkt durch den Hersteller bereitgestellt. Kunden, die über einen Supportvertrag verfügen, haben die Möglichkeit, jederzeit einen Supportmitarbeiter zu kontaktieren. Dieser Mitarbeiter kann sich dann mit dem Kundensystem verbinden und die aufgetretenen Probleme in kurzer Zeit analysieren und schnell beheben.

Question 44

Wie erfolgt die Datenmigration aus dem Altsystem?

Accepted Answer

Die Datenmigration aus dem Vorsystem (Altsystem) in Kontor MED stellt einen zentralen Aspekt der Einführung dar. Es ist von großer Wichtigkeit, alle Bereiche, aus denen Daten aus dem Altsystem übernommen werden müssen, genau aufzulisten. Das Ergebnis der Datenmigration vom Altsystem in Kontor MED sollte sorgfältig überprüft werden, um festzustellen, ob die Daten korrekt übernommen worden sind. Die Datenmigration kann in der Regel auf Knopfdruck erfolgen, was bedeutet, dass dies ohne großen Zeitaufwand möglich ist, und der Zeitpunkt für den Umstieg ist in der Regel flexibel.

Question 45

Wie lange dauert eine typische Einführung von Kontor MED?

Accepted Answer

Die Dauer der Einführung von den ersten Gesprächen bis hin zum Go-Live kann je nach Umfang der Datenübernahme, Anpassungsbedarf und Auslastung im Betrieb stark variieren. Eine realistische Einführungszeit bei durchschnittlichem Arbeitsaufwand und geringen Verzögerungen liegt bei etwa 3-6 Monaten.

Question 46

Ist der Abgleich mit dem Lager automatisiert?

Accepted Answer

Ja, aus dem Modul Bestellungen kann auch direkt ein Wareneingang angestoßen werden, was über den Button Wareneingang im linken Bereich geschieht. Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung kann diese den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Manuelle Bestandsbuchungen ermöglichen ebenfalls die Erfassung von Wareneingang oder Warenausgang.

Question 47

Können Bestellungen manuell und automatisch erstellt werden?

Accepted Answer

Ja, Bestellungen können im Modul Bestellungen manuell erfasst werden, ähnlich wie ein Auftrag. Dabei kann der entsprechende Lieferant ausgewählt, Konditionen und Texte eingegeben und Artikel hinzugefügt werden. Nach der Eingabe besteht die Möglichkeit, die Bestellung direkt per E-Mail an den Lieferanten zu senden. In der Praxis wird das Bestellmodul und die Bestellungen hauptsächlich durch automatische Bestellvorschläge aus der Bestellplanung gefüllt.

Question 48

Wie erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?

Accepted Answer

Im Modul Eingangsrechnungen, das im Register Einkauf zu finden ist, können neue Eingangsrechnungen erfasst werden. Nach dem Öffnen des Moduls und Klick auf den Button Neu wird der Lieferant ausgewählt und relevante Daten aus dem Beleg übernommen (Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsbedingungen, Nettobetrag). Zusatzkosten können registriert werden. Über den Button Positionenzuordnung können die Eingangsrechnung den vom Lieferanten gelieferten Positionen zugeordnet werden. Nach der Zuordnung kann die Preisprüfung durchgeführt werden, wobei Kontor MED die Preise mit denen des Lieferanten vergleicht und gegebenenfalls der durchschnittliche Einkaufspreis neu errechnet wird. Die Eingangsrechnung kann dann im Kontor MED übernommen werden.

Question 49

Können Lieferanten mit spezifischen Artikelnummern hinterlegt werden?

Accepted Answer

Im Modul Lieferanten kann das Sortiment des Lieferanten eingesehen werden, sodass die Artikel, die von diesem Lieferanten geliefert werden, sowie die geltenden Konditionen für diese Artikel eingesehen werden können.

Question 50

Welche Module umfasst der Bereich Einkauf in Kontor MED?

Accepted Answer

Die Einkaufsabteilung in Kontor MED umfasst verschiedene Module. Dazu gehören das Modul Bestellungen, in dem alle Bestellvorgänge erfasst sind. Das Modul ABDA Katalog ist ein Sondermodul für Produkte mit PZN. Das Modul Neue Bestellplanung dient zur Erstellung einer neuen Bestellplanung. Im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten und deren Konditionen. Eingangsrechnungen können hier erfasst und zugeordnet werden. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf können Sonderkonditionen und Staffelpreise für Lieferanten hinterlegt werden. Das Modul Preisplanung ermöglicht die Planung neuer Einkaufspreise und Verkaufspreise. Auch das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf zu finden.

Question 51

Gibt es eine Verwaltung für Lieferantenkonditionen?

Accepted Answer

Ja, im Modul Lieferanten erfolgt die Verwaltung der Lieferanten, deren Sortiment und die Einkaufskonditionen, einschließlich der Eingabe von Versandkosten und Versandkostenbereichen. Im Modul Listen- und Sonderpreise Einkauf gibt es die Möglichkeit, Sonderkonditionen und Staffelpreise für unterschiedliche Lieferanten zu hinterlegen. Zu jeder Preisinformation können Gültigkeitsinformationen hinterlegt werden, also der Zeitraum, in dem der jeweilige Einkaufspreis gültig ist. Für jeden Artikel können so beliebig viele Sonderpreise hinterlegt werden.

Question 52

Wie werden Rückstände im Einkauf behandelt?

Accepted Answer

Das Rückstandsmodul für offene Bestellungen ist im Register Einkauf des Startmenüs zu finden. Es dient dazu, dem Benutzer einen umfassenden Überblick über die offenen Bestellpositionen zu verschaffen und die Einhaltung der Liefertermine durch die Lieferanten zu überwachen. Nutzer können die offenen Bestellungen nach Lieferant oder Liefertermin sortieren und gegebenenfalls Bestellmahnungen versenden. Besonderheiten oder Lieferengpässe seitens des Lieferanten können vermerkt werden. Die Erstellung von Bestellmahnungen erfolgt durch eine Mehrfachauswahl der relevanten Lieferanten und Bestellpositionen, die dann per E-Mail verschickt werden.

Question 53

Wie funktioniert die Bestellplanung in Kontor MED?

Accepted Answer

Die Bestellplanung wird über das Modul Neue Bestellplanung gestartet. Nach dem Öffnen müssen zunächst die Parameter festgelegt werden, wie das Lager und optional einer oder mehrere Lieferanten. Der Modus für die Bestellplanung kann festgelegt werden (Standardlieferant oder günstigster EKA). Optional kann der kalkulatorische Bestellbedarf berücksichtigt werden, indem der mittlere Verbrauch und der voraussichtliche Verbrauch für eine bestimmte Anzahl von Tagen berechnet wird. Aus diesen Daten ermittelt Kontor Bestellvorschläge, die vom Einkaufsmitarbeiter geprüft und in Bestellungen überführt werden können.

Question 54

Werden Aufträge automatisch mit Bestellungen abgeglichen?

Accepted Answer

Die intelligente Bestellplanung in Kontor fasst Bedarfe aller Aufträge zusammen und berücksichtigt eventuelle Mindestbestände und prognostizierte Verbräuche. Für Kommissionsbestellungen, welche vom  Lieferanten direkt an den Kunden versandt werden, biete Kontor eine spezielle Auftragsart, die aus dem Auftrag automatisch die Bestellung erzeugt, kundenspezifische Informationen  wie Seriennummern, Bestellvarianten überträgt und die Chargenerfassung auch für solche Vorgänge ermöglicht.

Question 55

Wie funktioniert die Preisplanung?

Accepted Answer

Die Preisplanung im Modul Preisplanung dient dazu, Preisänderungen flexibel einzuplanen. Nach dem Anlegen einer neuen Preisplanung wird der entsprechende Lieferant ausgewählt und eine Information zum Grund der Preisänderung eingestellt. Artikel können manuell hinzugefügt oder per Import aus einer Excel-Datei übernommen werden. Kontor MED zeigt an, wie sich die Preisänderung auswirkt, einschließlich des alten Einkaufs- (EK) und Verkaufspreises (VK) sowie der neuen Marge. Verkaufspreise können angepasst und die Preise anschließend aktiviert werden, sodass die Preisänderungen automatisch zum entsprechenden Zeitpunkt eingespielt werden.

Question 56

Wie wird die Inventur im System durchgeführt?

Accepted Answer

Inventurbuchungen, die im Rahmen einer Jahresinventur oder einer laufenden Inventur vorgenommen wurden, sind im Warenbewegungsmodul dokumentiert und tragen zur Kontrolle der Warenbuchungen bei.

Question 57

Welche Möglichkeiten zur Lagerplatzverwaltung gibt es?

Accepted Answer

Das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung der Lagerplätze im Kontor. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind. Über die manuelle Bestandsbuchung kann ein Artikel auf einen anderen Lagerplatz oder in ein anderes Lager umgebucht werden.

Question 58

Unterstützt das System eine mehrstufige Lagerstruktur?

Accepted Answer

Ja, das Modul Lagerleitstand ermöglicht die Verwaltung von Lagerplätzen. Kontor MED kann beliebig viele Lagerplätze pro Artikel verwalten, die nach Gängen, Ebenen und Fächern strukturiert sind.

Question 59

Wie unterstützt Kontor MED die Lagerverwaltung?

Accepted Answer

Kontor MED unterstützt die Lagerverwaltung durch verschiedene Module im Register Lager des Startmenüs. Dazu gehören das Modul Artikel, in dem Chargen verwaltet werden können. Das Modul Chargenmodul ermöglicht die Einsicht und Überwachung aller vorhandenen Chargen. Das Modul Manuelle Bestandsbuchung ermöglicht die Erfassung von Wareneingängen, Warenausgängen und Umbuchungen. Das Modul Warenbewegungen bietet einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels. Das Modul Lagerleitstand dient als zentrale Schaltstelle für alle Kommissionierungsvorgänge sowie Versandaufträge im Lager. Im Modul Versandfreigabe werden Aufträge für den Versand freigegeben. Die Stornierung von Wareneingängen ist in der mobilen App Kontor MX integriert.

Question 60

Gibt es eine Rückstandsverwaltung für das Lager?

Accepted Answer

Ja, im Dispositionsmodul, das einen Überblick über die Lagersituation bietet, können über die Rückstände in der Menüleiste Engpassartikel gefiltert werden. Dies sind Artikel, die zwar im Lager vorhanden sind, jedoch nicht in ausreichender Menge zur Erfüllung der offenen Aufträge bereitgestellt werden können.

Question 61

Können Lagerbewegungen nachträglich korrigiert werden?

Accepted Answer

Stornierungen von Wareneingangspositionen sind in der mobilen App Kontor MX integriert und buchen die Position vom aktuellen Sammelplatz ab. Stornierungen von Kommissionierungsvorgängen sind ebenfalls möglich und können sich entweder auf einzelne Positionen oder den gesamten Vorgang beziehen, wobei der gepickte Lagerbestand gegebenenfalls auf den ursprünglichen oder einen anderen Lagerort umgebucht wird.

Question 62

Wie erfolgt die Lageranbindung an andere Module?

Accepted Answer

Die Lagerverwaltung ist in die Prozesse anderer Module integriert. Aus dem Modul Bestellungen kann direkt ein Wareneingang angestoßen werden. Die Bestellplanung ermittelt Bedarf basierend auf dem aktuellen Lagerbestand und Kundenreservierungen. Kommissionierungsvorgänge basieren auf freigegebenen Aufträgen aus dem Modul Versandfreigabe. Das Dispositionsmodul zeigt Lager-, Auftrags- und Bestellbestände für eine umfassende Übersicht.

Question 63

Wie werden Artikel mit Seriennummern oder Chargen im Lager behandelt?

Accepted Answer

Chargenpflichtige Artikel sind im Artikelstamm im Feld Chargentyp entsprechend gekennzeichnet. Der Chargentyp eines Artikels bestimmt, wie die Chargenverwaltung erfolgt. Für alle Artikel, die einen Chargentyp zugeordnet haben, ist es erforderlich, beim Wareneingang sowie beim Warenausgang die entsprechende Charge zuzuordnen. Chargeninformationen, wie Chargennummern und Verfallsdaten, werden im Chargenmodul verwaltet und sind im Warenbewegungsmodul lückenlos protokolliert.

Question 64

Kann ich Lagerbewegungen dokumentieren?

Accepted Answer

Ja, das Modul Warenbewegungen ist im Kontor MED Startmenü unter dem Register Lager zu finden. Die Hauptaufgabe des Moduls Warenbewegungen besteht darin, einen umfassenden Überblick über die Eingänge und Ausgänge eines Artikels zu bieten. Kontor MED protokolliert jeden einzelnen Eingang und Ausgang im Lager, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.

Häufig gestellte Fragen

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