Bereit für die
E-Rechnungspflicht?
Ersetzen Sie klassische Papier- und PDF-Rechnungen. Mit dem Kontor-XRG Modul erstellen und versenden Sie ZUGFeRD und XRechnungen vollautomatisch – direkt aus Ihrem ERP heraus.
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Auf einen Blick
Kontor MED erzeugt beim Rechnungsversand automatisch E-Rechnungen in den Standards ZUGFeRD und X-Rechnung.
- ZUGFeRD bettet die Rechnungsdaten in die lesbare PDF ein
- X-Rechnung liegt als reine XML-Datei zur automatischen Verarbeitung vor
- Das Format wird in der Formularverwaltung festgelegt
- Der Zahlungscode aus den Zahlungsarten fliesst in die E-Rechnung ein
- Kontor-XRG ergänzt Validierung und automatisierten Versand
Die Formate im Überblick
Beide Formate sind gesetzlich anerkannt (EN 16931). Kontor MED unterstützt beide.
XRechnung
Rein maschinenlesbares Datenformat, das ausschließlich auf XML basiert. Es enthält kein optisches Dokumentenbild mehr und kann von Menschen kaum noch gelesen werden.
ZUGFeRD
Das hybride Format. Es besteht aus einer gewohnten PDF-Datei, welche man betrachten und ausdrucken kann, sowie einer unsichtbar eingebetteten XML-Datei für Maschinen.
Der Gesetzgeber macht ernst
Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht folgt gestaffelt. Wer beides nicht sauber im ERP abbildet, verzögert den eigenen Zahlungseingang und produziert Nacharbeit. Machen Sie Ihr System bereit.
Die Risiken der Umstellung
- —Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
- —Die Pflicht, selbst elektronisch zu versenden, läuft gestaffelt nach Unternehmensgröße an
- —Klassische PDF-Rechnungen (ohne strukturierten XML-Datensatz) gelten nicht als E-Rechnung
- —Die manuelle Konvertierung von Rechnungsdaten über externe Web-Portale ist extrem zeitaufwendig
- —Fehlerhafte XML-Strukturen führen zur Ablehnung von Rechnungen durch Kunden oder Behörden
- —Doppelter Pflegeaufwand und Medienbrüche verlangsamen den Zahlungseingang
Sorgenfreie Compliance mit Kontor MED
- Integrierte Lösung: Keine Drittanbieter-Tools für die Format-Umwandlung nötig
- Zentrale Konfiguration im Kundenstamm, wer welches Format (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) wünscht
- Vollautomatisierter Versand der E-Rechnung per Mail beim Belegdruck
- Gesetzeskonformität immer aktuell durch regelmäßige Updates der Schnittstelle
- Archivierung der strukturierten Datensätze nahtlos im hauseigenen Belegarchiv
Alle Funktionen im ERP vereint
100% ZUGFeRD Kompatibel
Das hybride Format für den perfekten Übergang: Kontor MED generiert ein für Menschen lesbares PDF/A-3, in das die maschinenlesbare XML-Datei bereits unsichtbar eingebettet ist.
Native XRechnung
Für Behörden und Konzerne: Erzeugen Sie rein maschinenlesbare, validierte XML-Datensätze nach der europäischen Norm EN 16931, direkt aus Ihrem Beleg.
Vollautomatische Erzeugung
Kein externer Konverter oder Portal-Upload nötig. Sobald Sie in Kontor MED auf 'Rechnung drucken/senden' klicken, wird die E-Rechnung im Hintergrund generiert.
Direkter E-Mail Versand
Der fertige E-Rechnungsdatensatz (XRechnung XML oder ZUGFeRD PDF) wird direkt aus dem System an die hinterlegte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang des Kunden gesendet.
Das sagen unsere Kunden
Erfahren Sie, warum führende Medizinproduktehändler auf Kontor MED vertrauen.
"codegarden Software GmbH überzeugt mit professioneller Betreuung und einem leistungsstarken System. Die Software ist funktional, gut strukturiert und unterstützt wichtige Arbeitsp...
Bernd Dreßler, Geschäftsführer
Dispomed ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Gelnhausen-Hailer, das 1981 gegründet wurde und sich auf den Vertrieb hochwertiger medizinischer Einmalprodukte spezialisiert hat. Die Produktion erfolgt in zertifizierten internationalen Fertigungsstätten, teilweise mit eigenen Maschinen und Formen. Dispomed ist nach DIN EN ISO 13485 zertifiziert und steht für Qualität, Zuverlässigkeit und langjährige Partnerschaften im medizinischen Fachhandel sowie im Klinikbereich – sowohl national als auch international.
Mehr erfahrenStellen Sie Ihre Fakturierung jetzt um
Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht kommt gestaffelt auf Sie zu. Wer den Rechnungslauf früh umstellt, hat den Umstieg erledigt, bevor der eigene Stichtag greift. Sprechen Sie uns auf das XRG-Modul in Kontor MED an.
Häufige Fragen zu E-Rechnung
Was unterscheidet ZUGFeRD von der X-Rechnung?
- Bei ZUGFeRD wird die E-Rechnung direkt in die PDF-Datei eingebettet: Der Empfänger kann das PDF normal lesen und zugleich automatisiert verarbeiten. Bei der X-Rechnung liegt die Rechnung als reine XML-Datei vor — nicht direkt lesbar, aber ebenfalls automatisch verarbeitbar.
Wo wird festgelegt, welches E-Rechnungsformat erzeugt wird?
- In der Formularverwaltung. Dort werden die Formulare angepasst und bestimmt, welches Format Kontor MED beim Erzeugen der Rechnung verwendet. Relevant sind zusätzlich die Zahlungsarten: Der dort hinterlegte Zahlungscode fließt in die E-Rechnung ein.
Wie gelangt die E-Rechnung zum Kunden?
- Bei der Fakturierung und dem anschließenden E-Mail-Versand fügt Kontor MED die erzeugten Dateien in den Anhang der E-Mail ein. Betroffen sind Rechnungen und Gutschriften, die per E-Mail an den Kunden gehen. Dieselben Dateien lassen sich zusätzlich beim DATEV-Export nutzen.
Was leistet Kontor-XRG zusätzlich?
- Kontor-XRG ist eine Erweiterung für E-Rechnungen. Sie deckt Erstellung, Validierung und automatisierten Versand ab und geht damit über die im Standard erzeugten Dateien hinaus. Die Validierung prüft vor dem Versand, ob die erzeugte Datei dem Standard entspricht.
Müssen Rechnungen einzeln erzeugt werden?
- Nein. Die Fakturierung in Kontor MED kennt neben der Direktfakturierung beim Lieferschein auch die Stapelverarbeitung, mit der sich viele Rechnungen in einem Durchlauf erzeugen lassen. Die E-Rechnungsdateien entstehen dabei automatisch im eingestellten Format.
Zum Weiterlesen
Ausführlich im Handbuch
Passende Module in Kontor MED
- FakturierungRechnungserstellung, Belegarchiv, Zahlungseingänge, Mahnwesen und DATEV-Export für die Buchhaltung.Ansehen
- DokumentenmanagementDMS-Anbindung, revisionssichere Archivierung und Dokumentenverwaltung direkt am Beleg und am Kundendatensatz.Ansehen
- Einkauf & BedarfsplanungBedarfsplanung, automatische Bestellvorschläge, Lieferantenmanagement und Eingangsrechnungsprüfung.Ansehen