Zwei Pflichten, zwei Zeitpunkte
Die wichtigste Unterscheidung geht in der Diskussion oft unter: Empfangen und Versenden sind getrennt geregelt. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist — jedes inländische Unternehmen muss elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können.
Die Versandpflicht läuft dagegen in Stufen an, gestaffelt nach Unternehmensgrösse. Welcher Stichtag für Sie gilt, hängt vom Vorjahresumsatz ab. Das ist der Punkt, an dem sich eine kurze Rückfrage beim Steuerberater lohnt, statt sich auf eine allgemeine Jahreszahl zu verlassen.
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Verlangt ist ein strukturiertes Format, das die Rechnungsdaten maschinell auswertbar transportiert. Ein eingescanntes Papier oder ein gewöhnliches PDF ohne Datenteil erfüllt das nicht, selbst wenn es per E-Mail kommt.
| Format | Aufbau | Für den Empfänger |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Strukturierte Daten eingebettet in eine PDF-Datei | PDF normal lesbar und zugleich automatisch verarbeitbar |
| X-Rechnung | Reine XML-Datei | Nicht direkt lesbar, dafür durchgängig maschinell verarbeitbar |
| PDF ohne Datenteil | Reines Layoutdokument | Gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Regelung |
Welches der beiden zulässigen Formate sinnvoll ist, entscheidet in der Praxis der Empfänger. Wer viel an öffentliche Auftraggeber fakturiert, begegnet häufiger der X-Rechnung; im allgemeinen B2B-Geschäft ist ZUGFeRD verbreitet, weil das Dokument für Menschen lesbar bleibt.
Was das ERP können muss
Der entscheidende Punkt ist, wo die E-Rechnung entsteht. Wird sie nachgelagert über einen Konverter erzeugt, entstehen zwei Wahrheiten: die Rechnung im ERP und die Datei beim Dienstleister. Sauberer ist es, wenn die Datei mit der Rechnung selbst entsteht.
- Das Format ist je Formular hinterlegt, nicht pro Rechnung manuell zu wählen.
- Die Datei entsteht im regulären Rechnungslauf, auch bei Stapelläufen über viele Rechnungen.
- Zahlungsbedingungen und Zahlungscode fliessen aus den Stammdaten in die Rechnungsdatei ein.
- Die erzeugte Datei geht als Anhang mit der E-Mail hinaus und lässt sich zugleich für den Buchhaltungsexport nutzen.
- Eingehende E-Rechnungen landen revisionssicher im Archiv, nicht in einem Mailpostfach.
Die Eingangsseite nicht vergessen
Über der Versandpflicht wird die Empfangsseite oft übersehen, obwohl sie früher greift. Eingehende E-Rechnungen müssen nicht nur ankommen, sondern auch auffindbar bleiben. Praktisch heisst das: Die Eingangsrechnung wird im System erfasst, den gelieferten Positionen zugeordnet und geprüft, das Dokument wandert ins Dokumentenmanagement.
Wie Kontor MED das abbildet
Beim Erstellen von Rechnungen und Gutschriften, die per E-Mail hinausgehen, erzeugt Kontor MED die Datei im eingestellten Standard — ZUGFeRD oder X-Rechnung. Festgelegt wird das Format in der Formularverwaltung, der Zahlungscode stammt aus den hinterlegten Zahlungsarten. Die Dateien gehen als Anhang mit der E-Mail hinaus und stehen zusätzlich für den DATEV-Export bereit. Kontor-XRG ergänzt Validierung und automatisierten Versand.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick aus Sicht des Warenwirtschaftssystems und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Schwellenwerte können sich ändern — bitte klären Sie den für Ihr Unternehmen geltenden Stichtag mit Ihrem Steuerberater.