KontorXRG
Erweiterung für Erstellung, Validierung und automatisierten Versand von E-Rechnungen in ZUGFeRD und X-Rechnung, inkl. Windows-Aufgabenplaner und Sicherheitsmodus.
KontorXRG ist eine Erweiterung für Kontor.MED, die bei Erstellung, Validierung und Versand von E-Rechnungen unterstützt.
Zeitbezug der Quelle: Die Quelle nennt das Jahr 2025 als Zeitpunkt, ab dem der digitale Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen verpflichtend wird — sie ist also vor diesem Stichtag entstanden. Der aktuelle regulatorische Stand sollte gesondert geprüft werden.
Funktionen
| Funktion | Details |
|---|---|
| Erstellung | Formate ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten) und X-Rechnung (XML mit allen buchhaltungsrelevanten Daten). |
| Versand | Automatisiert per SMTP-Server oder Microsoft 365 mit Azure-Integration. |
| Export und Validierung | E-Rechnungen exportieren und validieren, um Fehler früh zu erkennen — z. B. mit PortInvoice. |
| Automatisierung | Zeitgesteuerter Versand und Export über den Windows-Aufgabenplaner. |
| Konfiguration | Mandantenbasierte Rechnungsverarbeitung, Formatauswahl, Sicherheitsmodus für Testversand. |
Voraussetzungen
| Anforderung | Details |
|---|---|
| ERP-System | Kontor.MED als Datenquelle für Rechnungen |
| Betriebssystem | Windows |
| E-Mail-Versand | SMTP oder Microsoft 365 |
Erforderliche Stammdaten
- IBAN für Zahlungsinformationen
- SEPA-Gläubiger-ID für Lastschriftverfahren
- Payment Means Codes — siehe Zahlungsarten einstellen
Ablauf
- Konfiguration — E-Mail-Versand einrichten (SMTP oder Microsoft 365), E-Rechnungsformat wählen, Abrufzeitraum festlegen, optional Sicherheitsmodus aktivieren.
- Erstellung — Rechnungsdaten aus Kontor.MED werden ins gewählte Format konvertiert, gesammelt oder einzeln.
- Export und Validierung — Speicherung als PDF/XML, Prüfung mit einem Validierungstool; Fehler korrigieren und erneut erstellen.
- Versand — per E-Mail an die Kunden. Der Sicherheitsmodus sendet zunächst an eine interne Adresse.
- Automatisierter Versand (optional) — geplante Aufgabe im Windows-Aufgabenplaner. Nach Versand werden Rechnungen als „verwendet“ markiert, um doppelte Bearbeitung zu vermeiden.
- e-rechnung
- zugferd
- x-rechnung
- automatisierung
- smtp