Hilfe-Autorentool
Werkzeug zur Erstellung von Hilfedokumenten — Projekte, Diktat per Audio Recorder mit Bot-Nachbearbeitung, JSON-Import und Export als KI-Datenbasis.
Abgrenzung: Die Quelle [1] trägt den Titel „Funktion des Hilfesystems und seine Werkzeuge", beschreibt aber ein Autoren- und Dokumentenverwaltungswerkzeug — mit Projekten, Diktatfunktion, KI-Bots und Export für externe KI-Systeme. Das ist etwas anderes als die in Hilfesystem beschriebenen Tooltipps und Modultexte für Endanwender. Wie beide Werkzeuge zusammenhängen — ob dieses Tool die Inhalte für jenes erzeugt und wer darauf Zugriff hat — geht aus den vorliegenden Quellen nicht hervor und wäre zu klären.
Toolleiste und Projekte
Projekte sind abgeschlossene Datenbereiche; beliebig viele sind anlegbar. Sie dienen dazu:
- Themen logisch zu strukturieren
- Dokumente hin und her zu kopieren
- temporäre Projekte für Ideensammlungen anzulegen und nach und nach in die richtigen Projekte zu überführen
Über die Mehrfachauswahl in der Dokumentenliste lassen sich Dokumente kopieren, verschieben und löschen.
Der Button Aktualisieren liest die Dokumente eines Projektordners neu ein — sinnvoll etwa bei einem Ordner Inbox, in den automatisiert neue Dateien eingespielt werden.
Neues Dokument: Audio Recorder
Über Neues Dokument öffnet sich der Audio Recorder, in dem ein Text eingesprochen wird.
Der Rohtext wird über einen Bot in eine bereinigte Form überführt. Der Bot lässt sich durch Anweisungen steuern:
- Tonalität der Sprache festlegen
- Behandlung bestimmter Fremdwörter
- besondere Behandlung bestimmter Wörter im Text
Gespeichert wird mit Titel und Kurzbeschreibung, damit die Information später in der Übersichtsliste wiederzufinden ist.
Über Bearbeiten lässt sich ein bestehendes Dokument neu einsprechen, ergänzen oder durch einen anderen Bot umwandeln.
Import und Export
| Funktion | Zweck |
|---|---|
| Exportieren | Exportiert ausgewählte Dokumente in eine Textdatei — nutzbar als Datenbasis für eine KI, etwa ein Custom GPT von OpenAI oder ein Quelldokument für Googles NotebookLM. |
| JSON importieren | Übernimmt ein bereits formatiertes JSON aus der Zwischenablage direkt als einzelne Dokumente. |
Typischer JSON-Ablauf: Einen längeren Text durch eine KI überarbeiten lassen, die daraus einzelne Dokumente im JSON-Format erstellt (z. B. zehn aus einem langen Text), und diese gesammelt importieren.
Layout
| Button | Wirkung |
|---|---|
| Layout speichern | Speichert die aktuelle Darstellung (Spalten, Anordnung, bedingte Formatierung) für den nächsten Programmstart. |
| Layout entfernen | Setzt auf die Standardeinstellung zurück — nützlich, wenn man sich bei der Gestaltung vertan hat. |
Live- und Test-Konfiguration
Zwei Konfigurationen, umschaltbar über den Button oben. Die aktive wird im Hauptfenster unten angezeigt — mit Namen (entspricht dem Dokumentenarchiv) und aktiviertem Service.
Für das Live-System gilt: Die Service-Adresse ist fest; die Kennung/ID für das Dokumentenarchiv wird bei der Einrichtung zugeteilt.
Credentials für lokale KI
Normalerweise werden Texte über die servermäßig hinterlegte KI überarbeitet. Alternativ ist eine lokale KI möglich — dann lässt sich das Modell selbst wählen, und man hat mehr Kontrolle über den zugehenden Text. Für die verwendeten APIs sind Zugangsdaten zu hinterlegen.
Bots
Der Button Bots führt zur Konfiguration der KI-Bots, hauptsächlich zum Überarbeiten von Texten und Generieren von Tags und Kategorien. Zugriff und Anpassung erfolgen in der Botverwaltung.
Hauptfenster
Zeigt die Übersicht aller Dokumente sowie unten die Summe der Wörter und die Anzahl der Dokumente — als Fortschrittsanzeige für das bearbeitete Thema.
- hilfe
- dokumentation
- ki
- bots
- audio