Kontor SmartInbox
Zusatzmodul, das überwachte Postfächer ausliest und eingehende E-Mails per KI oder X-Rechnung in Aufträge bzw. Eingangsrechnungen überführt.
Kontor SmartInbox ist ein Zusatzmodul zur automatischen Dokumentenerfassung aus E-Mails. Eingehende E-Mails werden direkt nach Kontor.MED übernommen — das spart bei der Erfassung von Aufträgen und Eingangsrechnungen erheblich Zeit.
Unterstützte Dokumentarten
| Dokumentart | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenaufträge (Customer Orders) | Bestellungen/Aufträge von Kunden. |
| Eingangsrechnungen (Supplier Invoices) | Rechnungen eingehender Lieferungen. |
Überwachte Postfächer
Konfigurierbar sind eines oder mehrere Postfächer der Typen:
- IMAP-Postfächer
- Microsoft 365-Postfächer
Siehe E-Mail-Konfiguration.
KI-gestützte Erkennung
Die KI liest aus den eingehenden Dokumenten unter anderem aus:
- Absenderdaten (Kunden- oder Lieferantenadresse)
- Lieferadresse
- Bestellnummern
- bestellte Artikel
Abgelegt werden anschließend die E-Mail selbst, die enthaltene PDF-Datei sowie der erzeugte Auftrag bzw. die Eingangsrechnung.
Sonderfall X-Rechnung und ZUGFeRD
Bei Eingangsrechnungen erkennt Kontor.MED automatisch auch X-Rechnungen und ZUGFeRD-PDFs. In diesem Fall erfolgt keine KI-Erkennung — stattdessen wird das strukturierte X-Rechnungsdokument ausgewertet. E-Mail und PDF werden ebenfalls gespeichert, und die enthaltenen Daten werden soweit möglich in die Eingangsrechnung übernommen.
Der strukturierte Weg ist damit dem KI-Weg vorgezogen, wo er verfügbar ist.
- ki
- automatisierung
- eingangsrechnung
- auftrag