Formulareinrichtung und -steuerung
Formularmanager für Layout, Belegart, Nummernkreis, Archivierung und Verbuchung; steuert auch Briefpapiere, Übersetzungen und E-Mail-Templates.
Kontor.MED bietet Formulare wie Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, verschiedene Angebotsformulare, Gutschriften und weitere. Sie lassen sich im Layout ändern, neu erstellen, ausgeben, archivieren und verbuchen.
Zugang
Die Konfiguration ist eine Administrationsaufgabe:
- Dateimenü des Startmenüs
- Button Grundeinstellungen
- Register Formulare
Bereiche
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Formularmanager | Haupttool — Überblick über alle eingerichteten Formulare und ihre Einstellungen, etwa für Verkauf, Bestellungen im Einkauf oder Reklamationen. |
| Briefpapiere | Layouts (Briefbögen), einsetzbar als Hintergrund oder Wasserzeichen. |
| Übersetzung der Formularfelder | Übersetzt Begriffe wie Artikelbezeichnung oder Verkaufspreis; bei mehrsprachigem System werden Formulare automatisch in der Landessprache des Kunden bzw. Lieferanten ausgegeben. |
| E-Mail-Texte | Mehrsprachige E-Mail-Texte und Templates. |
Wichtige Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegart | Kennung, unter der das Formular im Belegarchiv abgelegt wird — z. B. AB = Auftragsbestätigung, RG = Rechnung. |
| Nummernkreis | Quelle der eindeutigen Belegnummer. |
| Dokumentenarchivierung | Flags, ob ZUGFeRD oder X-Rechnung zur PDF-Datei angelegt werden. |
| Verbuchung | Konfiguration der Verbuchung — sollte idealerweise nur bei der Einrichtung erfolgen und im laufenden Betrieb nur in Sonderfällen geändert werden. |
Druckausgabe und E-Mail-Versand
- unterschiedliche Drucker für Ausgabe und Kopien
- für E-Mail: Templates für Betreff, Vorlage und den eigentlichen Text
Für webbasierten Briefversand siehe E-Post.
Feld Verwendung
Steuert, in welchen Bereichen ein Formular zur Verfügung steht:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| A | Aufträge |
| B | Bestellwesen |
| R | Konfigurationen |
Über die Ordnereinstellung lässt sich zusätzlich festlegen, ob Formulare in einem bestimmten Ordner von Vorgängen sichtbar sind.
Layout und Dateiname
Das Layout wird über den Button Formular Layout bzw. Report im Report Designer bearbeitet. Das Formular ist immer unter dem Namen der Belegart gespeichert — das Formular für die Auftragsbestätigung heißt also AB.
Erweiterungen und Workflows
Über die Konfiguration der Verbindungsmöglichkeiten lassen sich Workflows realisieren, die durch Ausgabe oder Druck eines Formulars ausgelöst werden.
- formulare
- administration
- belege
- nummernkreis
- druck