KI-gestützte Analysen und Reports

Das Modul verwandelt rohe Unternehmensdaten in handlungsorientierte Auswertungen — über zwei Wege: manuelle Pivot-Analyse per Drag & Drop und KI-gestützte Analyse per natürlicher Sprache. Gespeicherte Analysen lassen sich jederzeit mit aktuellen Daten wiederverwenden.

Grundlagen

Datenpools

Basis jeder Analyse ist ein Datenpool — eine vom Systemadministrator vordefinierte Datensammlung (z. B. Verkaufsdaten, Lagerdaten), die alle relevanten Felder eines Analysebereichs enthält. Für den Anwender entfällt damit die technische Komplexität der Datenbank.

Report Galerie

Zentraler Startpunkt. Enthält alle verfügbaren Datenpools für neue Analysen sowie alle gespeicherten Analysen von Ihnen und Kollegen.

Manuelle Pivot-Analyse

1. Zur Report Galerie navigieren.
2. Den gewünschten Datenpool auswählen — die leere Analyseansicht öffnet sich.
3. Felder aus der Liste links in die vier Bereiche ziehen:

Verfeinern: Filtern über das Trichter-Symbol, Gruppieren per Rechtsklick (bei Datumsfeldern z. B. nach Quartal oder Jahr), Sortieren per Klick auf die Spaltenüberschrift. Das Chart rechts lässt sich über Chartlayout konfigurieren.

Speichern: Über „Speichern als“ bzw. „Speichern“ — mit klarem Namen, aussagekräftiger Beschreibung (wichtig, um den Zweck später nachzuvollziehen) und einer Kategorie wie „Vertriebs-Controlling“.

KI-gestützte Analyse

Voraussetzungen

Ablauf

1. Formulieren — detaillierte Anweisung in das Feld „Beschreibung“.
2. Starten — Button „KI-Analyse starten“.
3. Verarbeiten — die KI generiert ein Analyse-Skript; das kann bis zu einer Minute dauern.
4. Validieren — zwei Ergebnisse prüfen:
   • Analyseergebnis (grüner Text): die Beschreibung der KI, wie sie die Anweisung umgesetzt hat — sorgfältig prüfen
   • Fertige Auswertung: Pivot-Tabelle und Chart werden automatisch befüllt
5. Speichern — das KI-Skript wird mitgespeichert und lässt sich jederzeit kostenfrei mit aktuellen Daten neu ausführen.

Gute Anweisungen formulieren

Die Qualität der Anweisung bestimmt die Qualität des Ergebnisses. Checkliste:

• Was soll ausgewertet werden? (Umsatz, Marge, Stückzahl)
• Wovon? — Feldnamen exakt nennen (Artikelname, Warengruppe)
• Welcher Zeitraum?
• Gibt es Vergleiche? (z. B. Vorjahreszeitraum)
• Gibt es Bedingungen/Filter?
• Wie soll sortiert werden?

KI-Report-Assistent

Ein zweiter, assistentengeführter Einstieg erzeugt Reports ebenfalls per natürlicher Sprache:

1. Startmenü → Administrationsbereich → Button KI-Report.
2. Auf Weiter klicken und die Aufgabe formulieren — frei in natürlicher Sprache oder aus den Beispielen gewählt. Etwa: „Zeige eine Liste der fünf umsatzstärksten Kunden des letzten Jahres."
3. Wichtig: Im Register Erweiterungen muss der Bot Kontordatenbank-Experte aktiviert sein — er übernimmt die Erstellung. Siehe Bot-Konfiguration.
4. Mit Weiter wird der Report erzeugt und lässt sich als Vorlage speichern.

Anwendungsbeispiele

Vertriebssteuerung — Top- und Flop-Produkte identifizieren:

„Zeige mir eine Liste aller Artikel, sortiert nach dem Gesamtumsatz im letzten abgeschlossenen Monat. Zeige zusätzlich die verkaufte Menge und die Bruttomarge pro Artikel. Stelle die Top 10 Artikel als Balkendiagramm dar."

Lageroptimierung — Ladenhüter finden:

„Liste alle Artikel aus der Warengruppe ‚Saisonware Sommer', die in den letzten 90 Tagen weniger als 5-mal verkauft wurden. Zeige den aktuellen Lagerbestand und den letzten Verkaufstag an. Sortiere nach dem höchsten Lagerbestand."

Administration

Durch den Systemadministrator verwaltet:

• Datenpools verwalten — neue Datenpools definieren, um weitere Unternehmensbereiche verfügbar zu machen
• KI-Einstellungen — OpenAI-Key hinterlegen, System-Prompts und KI-Modelle anpassen
• Benutzerberechtigungen — Zugriff auf Datenpools und KI-Funktionen granular je Benutzer steuern